Hur man skapar en revisors kopia av datafiler i QuickBooks 2011 - dummies

QuickBooks gör det enklare för revisorer att arbeta med klientdatafiler. Du kan få klienten att använda Accountant's Copy-funktionen i QuickBooks och helt enkelt e-posta eller snail-maila dig en kopia av QuickBooks datafil. Du kan sedan granska denna revisors kopia av datafilen, göra vad som helst korrigeringar eller ändringar är lämpliga och skicka sedan de ändringar som ska göras tillbaka till klienten. Klienten kan sedan enkelt importera dessa ändringar till sin befintliga QuickBooks-fil och gå av på sin glada sätt. Ganska snyggt, eller hur?

Din klient skapar revisorns kopia av QuickBooks datafil genom att använda sin version av QuickBooks och den verkliga datafilen. Lyckligtvis är processen väldigt enkel. Här är vad din klient behöver göra:

1. Välj Arkiv → Revisor Kopia → Klientaktiviteter → Spara fil.

   QuickBooks visar först ett meddelande som frågar klienten om han vill ha antingen en

   • En revisor ' s kopia av filen.

   • A bärbar eller säkerhetskopia kopia av filen.

   Du kan också skapa en revisors kopia genom att välja Arkiv → Skapa kopia och sedan välja Accountant's Copy-knappen.

   En portabel -fil är en riktig, levande kopia av QuickBooks-datafilen som har blivit lite skrynklig i storlek så att det är lättare att flytta runt (till exempel genom att skicka filen som bifogad fil). En backup -fil är en säkerhetskopia, andra kopia av QuickBooks-filen du skapar (vanligtvis) så att du har en kopia av QuickBooks-datafilen om något händer med den ursprungliga QuickBooks-datafilen.

2. Välj Revisor Kopia och klicka sedan på Nästa för att fortsätta.

   

3. Ange ett delningsdatum.

   Transaktioner som faller före detta datum kan redigeras endast i revisorns kopia. Transaktioner som faller efter dessa uppgifter kan redigeras inuti både revisorens kopia och klientens kopia.

4. Klicka på Nästa för att fortsätta.

   Ett annat meddelande visas och berättar för klienten att QuickBooks måste stänga alla fönster för att skapa en revisors kopia. QuickBooks kan också berätta för klienten att sätta i en skiva.

5. Klicka på OK och sätt in disken (om det behövs).

   QuickBooks visar dialogrutan Spara kontoansökarens kopia.

   

6. Namn på revisorens kopia och välj var den ska sparas.

   Klienten måste komma ihåg var revisorns kopia av filen sparas. Denna fil ges till revisorn - via e-post, snail-mail eller sparad på en disk - för att revisor ska kunna använda den.

7. Klicka på Spara.

   Klienten måste sedan hämta den här datafilen.

   Din e-postleverantör kan begränsa storleken på bilagor (inklusive QuickBooks-filer) som du kan skicka eller ta emot via e-post. Om storleken följer upp saker kan du ladda upp QuickBooks-filen till Intuit-webbplatsen genom att välja Arkiv → Revisor Kopia → Klientaktiviteter → Skicka till Revisor. Intuit skickar sedan ett meddelande med en klickbar länk som du kan använda för att ta tag i filen.

Det är klart att det kanske inte är din klient som tar dessa steg. du kanske måste göra det smutsiga arbetet. I båda fallen är det dock hur processen fungerar. Observera dock att realtidsbesparingar för revisorn och kostnadsbesparingarna för kunden uppstår när du kan få kunden att välja kommandot och arbeta med dialogrutan. Du kan sedan debitera fakturerbar tid för att faktiskt arbeta med QuickBooks data istället för att fiska med filen.