Video: Why You Need Microsoft Office 365! 2024
Om RSS inte är din sak kan du välja att ta emot meddelanden när SharePoint-appar ändras genom att skapa en varning. Alerts är ett utmärkt sätt att hålla reda på de förändringar som dina lagkamrater gör i dokument och objekt.
Du behöver tillståndet Skapa varningar för att skapa varningar. Denna behörighet beviljas vanligtvis med konfigurationen utanför Site Members SharePoint-gruppen.
Gör en varning till en app genom att följa dessa steg:
- Bläddra till appen där du vill prenumerera på en varning och klicka sedan på rullgardinsmenyn Alert Me i Share & Spåravsnitt på fliken Bibliotek i bandet (för en biblioteksbaserad app) eller fliken Lista i bandet (för en listbaserad app).
Om du inte ser knappen Varning mig är chansen att din administratör inte har konfigurerat utgående e-postinställningar. Om utgående e-postinställningar inte är konfigurerade i centraladministrationen visas inte Alert Me-knappen helt enkelt för användare. Om du använder SharePoint Online, har emellertid utgående e-post redan konfigurerats av Microsoft och du är bra att gå.
- Välj Ange varning i det här biblioteket från rullgardinsmenyn.
Fönstret Ny varning visas.
Du kan prenumerera på en varning för ett objekt eller dokument genom att välja objektet eller dokumentet och välja Varning mig på fliken Artiklar i bandet.
- Skriv ett namn för varningen i textrutan Varningsmeddelande.
Gör namnet något meningsfullt för dig i din inkorg, till exempel Dokument modifierade idag - Budgetlagwebbplatsen . Annars har du inget meningsfullt sätt att berätta en varning från en annan.
- I textrutan Skicka varningar till, ange namnen på personer utöver dig som ska få varningen.
Det är rätt, du kan prenumerera på andra personer till en varning! Du måste ha tillståndet Hantera varningar, vilket som standard tilldelas Site Owners.
Organisationer och webbplatsägare kan vilja prenumerera flera användare på en varning för att se till att de får viktiga uppdateringar, samt att uppmuntra dem att bidra till en diskussionsforum, blogg eller wiki. Användare kan fortfarande välja bort genom att ändra inställningar i deras Alert-inställningar.
- I avsnittet Leveransmetod väljer du om du vill få varningar via e-post eller textmeddelande till din mobiltelefon.
Textmeddelanden kräver att din SharePoint-administratör konfigurerar den här tjänsten via en tredje part, så att du kanske inte kan skicka varningar till din telefon.
- I avsnittet Ändra typ väljer du det alternativ som matchar typen av meddelanden du vill ta emot. Alla ändringar, nya objekt läggs till, befintliga objekt ändras eller objekt raderas.
Om du är ansvarig för att hantera en app, bör du få en varning när objekt raderas.
- I avsnittet Skicka varningar för dessa ändringar väljer du när du vill ta emot varningar.
Alternativen du ser här varierar beroende på vilken typ av app du jobbar med. Till exempel tillåter en uppgift-app dig att få en varning när en uppgift är markerad Komplett eller när en uppgift med hög prioritet ändras.
- I avsnittet När som ska skickas, välj frekvensen för din varningsleverans.
Du kan ta emot dem omedelbart, en gång om dagen eller en gång i veckan. Dagliga sammanfattningar är trevliga; annars kommer du sannolikt att få för många e-postmeddelanden.
- Klicka på OK för att skapa din varning.
Kolla in det här exemplet om att konfigurera en varning.
Varje gång användare säger att de behöver ett arbetsflöde för att få meddelande, försök en varning först. Du skulle bli förvånad över hur ofta varningar ger de alternativ som behövs.
Om din app har en personlig eller allmän syn som innehåller ett filter kan du prenumerera på ändringar i just den vyn. Till exempel, säg att du vill bli underrättad via SMS när ett objekt i en Issue Tracking-app har sin prioritet inställd till Hög. Du skulle skapa en vy som filtrerar appen för högprioriterade problem. Välj den filtrerade vyn i avsnittet Skicka varningar för dessa ändringar när du skapar din varning och du kommer att få varningar när objekt uppfyller filterkriterierna.
Du måste ha en e-postadress konfigurerad i din SharePoint-profil för att få varningar. Om din SharePoint-server finns i ditt nätverk är det vanligtvis inte ett problem. Office 365 kanske inte integreras med ditt nätverks- och emailinformation. I dessa situationer kan din administratör antingen manuellt konfigurera din e-postadress eller ge dig tillåtelse att göra det.
Du kan hantera alla dina varningar från en enda sida i stället för att navigera till varje lista. För att hantera alla varningar du har på en viss webbplats och ändra eller ta bort dem följer du dessa steg:
- Bläddra till en app där du prenumererar för en varning.
- På fliken Lista i bandet, i avsnittet Dela och spår, välj Alert Me → Manage My Alerts.
- Välj den korrekta varningsnamnslänken.
Hantera mina varningar på den här webbplatsen visas med alla alternativ du visade när du skapade alerten första gången. Ändra inställningarna som önskat.
Har du inte ställt in varningen till att börja med? Du kan fortfarande läsa igenom inställningarna och ändra valen (se listan över föregående steg). Dina ändringar påverkar inte alarminställningarna för andra om varningen skapades för flera användare samtidigt.
- Klicka på OK för att ändra varningen med dina nya inställningar eller Radera för att radera varningen.
Radera en varning som skapades för dig raderar inte varningen från andra användare som är i gruppen varningen skapades för.
Om du är webbplatsadministratör kan du hantera varningarna från alla på webbplatsen genom att klicka på länken Användarvarningar på sidan Webbplatsadministration på sidan Webbplatsinställningar.
