Hur man skapar en arbetsuppskattning i QuickBooks 2016 - dummies

I QuickBooks börjar jobbkostnaden med en uppskattning. En uppskattning är bara en lista över de beräknade kostnaderna du kommer att ådra sig för ett jobb som du ska utföra för en viss kund. Om du antar att du redan har skapat ett jobb och berättade för QuickBooks att du använder uppskattningar, är det här stegen som du följer för att skapa en uppskattning:

1. Välj kunder → Skapa uppskattningar.

   QuickBooks öppnar en formulär Skapa uppskattningar, vilket har en otrolig likhet med formuläret Skapa fakturaer som du har sett om du har arbetat med QuickBooks alls.

   

   Fönstret Skapa uppskattningar.

2. Börja fylla i ämnena.

   Välj lämplig Kund: Jobb i rullgardinsmenyn längst upp i formuläret. QuickBooks fyller automatiskt in så mycket information som möjligt - oftast åtminstone textrutan Namn / adress - på formuläret. I exemplet är jobbet "Unique Design for Grotto Shop", "Unique Design for Grotto Shop" som det fiktiva jobb som din fiktiva detaljhandel hade kommit överens om att utföra.

   Om du har konfigurerat QuickBooks för att spåra klasser visas den lämpliga rullgardinsmenyn längst upp i blanketten. Gå vidare och använd rutan, om det är lämpligt.

   Gärna ändra standardinställningarna - till exempel datum och uppskattning #.

3. Lägg till raderna - detaljer, detaljer, detaljer.

   Du fyller i detaljerna i ett fönstret Skapa uppskattningar på samma sätt som du fyller i detaljerna i fönstret Skapa fakturor.

   Ett fält som är unikt för fönstret Skapa uppskattningar är Markup. Markup-fältet, som visas i vissa versioner av fönstret Skapa uppskattningar, lägger till en angiven procentandel av radpriset totalt. Se bilden ovan, där uppmärkningsprocenterna anges som 100%, så kolumnvärdena fördubblas i kolumnen Total eller ökas med 100%.

   Om den angivna markeringen motsvarar 100 (och inte 100%), kommer de värden som visas i kolumnen Totalt att vara $ 100 större. Markup-fältet visas inte i alla versioner av beräkningsmallen: endast skablonen för anpassad skatt och förslag.

   Alla rader som du vill inkludera i din uppskattning av arbetsuppgifter måste beskrivas i listorna. Observera att eftersom du ofta säljer arbete till kunder och kunder genom att delvis använda en uppskattning, vill du normalt inkludera fullständiga beskrivningar av objekten.

4. (Valfritt) Lägg till valfri information.

   Använd någon av de andra rutorna som finns i fönstret Skapa uppskattningar för att samla in och lagra ytterligare information.Till exempel, precis som i fönstret Skapa fakturor, kan du klicka på listrutan Kundmeddelande och välja eller skriva ett vänligt meddelande.

   Du kan också använda Memo-fältet för att skriva en anteckning till dig själv om jobbet. Eller kanske lägga till några anteckningar om manuset som du tänkt på att lägga till studiorna. Vad som helst som passar dig.

Om du vill inkludera andra objekt i fönstret Skapa uppskattningar kan du anpassa det här fönstret. Klicka på fliken Formatering för att visa formateringsbandet och klicka sedan på knappen Anpassa datalayout. QuickBooks visar en dialogruta som du kan använda för att styra vilka bitar av information som visas på uppskattningen.

Innan du skriver ut denna uppskattning, kom ihåg att informationen i fönstret Skapa uppskattningar inte är samma information som visas på den skriftliga uppskattningen. För att se hur den tryckta versionen ser ut, klicka på nedåtpilen under knappen Skriv ut i fönstret Skapa uppskattningar och välj Förhandsgranska i listrutan. Resultatet är en bild på hela sidan, krympt för att passa på skärmen.

Om du inte har sparat din uppskattning ändå, fortsätt och klicka på Spara och Ny knapp eller Spara & Stäng-knappen.

För att undersöka uppskattningen (eller någon form av QuickBooks på skärmen) närmare, klicka antingen på Zooma in-knappen längst upp på skärmen Förhandsgranskning eller flytta muspekaren över bilden. När markören ser ut som ett förstoringsglas med ett plus (+) tecken på det, klicka på vänster musknapp. Eftersom du bara kan se en del av förhandsvisningen så använder du rullningsfälten längst ner och till höger om att flytta till olika områden.

Observera att förstoringsglaset nu har ett minus (-) tecken på det, och zoom in-knappen växlar till Zooma ut. Om du fyller i mer än en uppskattning kan du använda knapparna Föregående sida och Nästa sida på skärmen Förhandsgranskning för att titta på andra uppskattningar. När du är klar klickar du på Stäng-knappen.

När du kommer tillbaka till fönstret Skapa uppskattningar, klicka på knappen Skriv ut; QuickBooks Pro visar dialogrutan Skriv ut en uppskattning. Klicka på Skriv ut för att skriva ut beräkningen utan ytterligare ado.

Om du inte har använt QuickBooks för att skriva ut beräkningar tidigare, kan du behöva ställa in skrivaren för den här uppgiften först. För att göra det, välj Arkiv → Skrivarinställningar och välj sedan Estimate i formulärnamnens listrutan. Ange de skrivarinställningar du vill ha för utskriftsuppskattningar. (Den här processen fungerar på samma sätt som för utskrift av andra former, till exempel fakturor.) Klicka på OK när du är klar.

Dialogrutan Skriv ut en uppskattning som QuickBooks visar när du klickar på Skriv ut i fönstret Skapa uppskattningar fungerar också på samma sätt som dialogrutan Skriv ut en faktura.