Hur man skapar en beställning i QuickBooks 2010 - dummies

Du kan använda QuickBooks för att skapa en inköpsorder för ditt företag. En inköpsorder berättar för en säljare som du vill köpa något objekt. Faktum är att en inköpsorder är ett kontrakt att köpa.

1Välj leverantörer → Skapa inköpsorder.

QuickBooks visar fönstret Skapa inköpsorder.

2Välj leverantören från vem du vill köpa objektet från rullgardinsmenyn Leverantör.

I rullgardinsmenyn Leverantör ingår alla leverantörer i din leverantörslista.

3 (Valfritt) Klassificera köpet genom att använda rullgardinsmenyn Klass.

Du kan använda klasser för att ange vilken del av ditt företag köpet gäller.

4 (Valfritt) Ändra adressen genom att välja ett namn på listrutan Skicka till.

I listrutan Ship To visas en lista över alla dina kunder, säljare och anställda. När du har valt en post från listan Sänd till, fyller QuickBooks i fältet Skicka till adress med lämplig information.

5 Bekräfta inköpsorderdatumet.

I början lägger QuickBooks det aktuella systemdatumet i rutan Datum. Du bör dock bekräfta att datumet QuickBooks går in när inköpsorderdatumet är korrekt.

6 Bekräfta inköpsordernumret.

Inköpsordern, eller P. O., nummer identifierar inköpsorderdokumentet unikt. QuickBooks sekventiellt numrerar inköpsorder för dig och placerar lämpligt nummer i rutan P.O. Nr. Gissningen att QuickBooks gör om rätt beställningsnummer är vanligtvis korrekt. Om det inte är korrekt kan du ange ett ersättningsnummer.

7Kontrollera säljaren och skicka till information.

Leverantörsblocket och Ship To Block identifierar säljaren från vilken du köper objektet och adressen till vilken du vill att säljaren ska skicka sändningen. Om informationen inte är korrekt, fixar du det självklart. Du kan redigera adressblockinformation genom att välja fel information och sedan skriva in vad som helst som ska visas.

8 I kolumn Item anger du det unika artikelnumret för objektet du vill köpa.

Kom ihåg att objekt måste anges, eller beskrivas, i objektlistan. Det viktigaste att veta om artikellistan är att allt som du vill visa på fakturan - eller, för den delen, i inköpsorder - måste beskrivas i objektfilen.

9 Ange kolumnen Beskrivning, ange några detaljer om objektet du väljer.

Du kan också redigera fältet Beskrivning så att det ger mening för kunder eller leverantörer.

10Välj önskad mängd av objektet i kolumnen Antal.

Självklart anger du numret på det specifika objektet du vill ha.

11 Ange kolumnpriset per enhet eller sats per enhet för objektet.

QuickBooks använder olika etiketter för den här kolumnen beroende på vilken typ av verksamhet du har ställt in.

12 Ange kundens namn i kolumnen Kund.

I denna blankett är kunden den person för vilken varan köps.

13 (Valfritt) I kolumnen Mängd, justera den totala kostnaden för objektet.

QuickBooks beräknar beloppet för dig genom att multiplicera kvantiteten enligt kursen (eller priset). Om du justerar den här summan justerar QuickBooks hastigheten (eller priset) så att kvantitetstiden alltid motsvarar beloppet.

14 I klasskolumnen klassificerar du beställningsobjekt på objektnivå, snarare än på inköpsordernivån.

Du anger en beskrivning av varje objekt som ska ingå i inköpsordern. Om du till exempel vill beställa sex artiklar från en leverantör bör din inköpsorder innehålla sex rader med information.

15Klicka på Skriv ut-knappen för att skriva ut inköpsordern.

Du kan också skriva ut beställningar senare i en sats för att göra det, spara alla inköpsorder som du vill skapa och välj Arkiv → Skriv ut formulär → Beställningsorder.

16 Klicka på knappen Spara och stäng eller Spara och Ny.

Om du klickar på Spara & Ny knapp sparar QuickBooks den inköpsordern och redisplays en tom version av fönstret Skapa inköpsorder så att du kan spela in en annan inköpsorder.