Hur man köper en beställning i QuickBooks 2013 - dummies

En inköpsorder tjänar ett enkelt syfte: Det berättar för vissa säljare att du vill köpa något föremål. Faktum är att en inköpsorder är ett kontrakt att köpa. För att använda QuickBooks 2013 för att skapa beställningar, följ dessa steg:

1. Berätta QuickBooks som du vill skapa en inköpsorder genom att välja Leverantörer → Skapa inköpsorder.

   

   Om leverantörens meny inte levererar ett kommando för beställning av inköp, vet QuickBooks inte att du vill skapa beställningar.

2. Använd rullgardinsmenyn Leverantör för att identifiera leverantören från vilken du vill köpa objektet.

   I listrutan Leverantör listas varje leverantör i din leverantörslista.

3. (Valfritt) Klassificera köpet med rullgardinsmenyn Klass.

4. (Valfritt) Ange en annan leveransadress i rullgardinsmenyn Sänd till höger i inköpsordern.

   I listrutan Ship To visas en lista över alla dina kunder, säljare och anställda. Du väljer sändningsadressen genom att välja ett av dessa andra namn. När du har valt en post från listan Sänd till, fyller QuickBooks i fältet Skicka till adress med lämplig information.

   Fönstret Skapa inköpsorder, flikar Huvud-, formatering och rapport innehåller några vanliga och bekanta knappar och rutor: Föregående, Nästa, Skriv ut, Sök, Stavning, Historik och Mall.

5. Bekräfta inköpsorderdatumet.

   I början lägger QuickBooks det aktuella systemdatumet i rutan Datum. Du bör dock bekräfta att det datum som QuickBooks går in som inköpsdatum är korrekt. Detta är kontraktsdatumet . Ofta anger datumet avtalsvillkor - till exempel antal dagar inom vilka varan ska sändas.

6. Bekräfta inköpsordernumret.

   Beställningsnummer, eller P. O. nummer, identifierar inköpsorderdokumentet unikt. QuickBooks sekventiellt numrerar inköpsorder för dig och placerar lämpligt nummer i rutan P.O. Nr. Gissningen att QuickBooks gör om rätt beställningsnummer är vanligtvis korrekt. Om det inte är korrekt kan du ange ett ersättningsnummer.

7. Bekräfta leverantören och skicka till information.

   Leverantörsblocket och Ship To Block identifierar säljaren från vilken du köper objektet och adressen till vilken du vill att säljaren ska skicka sändningen. Den här informationen ska vara korrekt om din leverantörslista är aktuell och du har använt rullgardinsmenyn Ship to correctly för att identifiera, om det behövs, en alternativ Ship To-adress.

   Ändå bekräfta att informationen som visas i dessa två adressblock är korrekt. Om informationen inte är korrekt, fixar du det självklart. Du kan redigera adressblockinformation genom att välja fel information och sedan skriva in vad som helst som ska visas.

8. Beskriv varje objekt som du vill beställa.

   Du använder kolumnerna i fönstret Skapa inköpsorder för att beskriva i detalj varje objekt som du vill beställa som en del av inköpet. Varje objekt går på egen rad. För att beskriva ett objekt som du vill köpa från leverantören, ger du följande bitar av information:

   • Artikel: I kolumnen Varukorg hittar du det unika artikelnumret för objektet du vill köpa. Kom ihåg att objekt måste anges eller beskrivas i objektlistan. Det viktigaste att veta om produktlistan är att allt som du vill visa på fakturan - eller, för den delen, i en beställningsorder - måste beskrivas i objektfilen.

   • Beskrivning: I beskrivningskolumnen beskriver du objektet du väljer. Du kan även redigera fältet Beskrivning så att det ger mening för kunder eller leverantörer.

   • Antal: Antal kolumner anger vilken mängd av objektet du vill ha. Självklart anger du det antal objekt du vill ha i det här fältet.

   • Rate: Kolumnen Kolumn anger priset per enhet eller sats per enhet för objektet. Observera att QuickBooks använder olika etiketter för den här kolumnen beroende på vilken typ av verksamhet du har ställt in.

   • Kund: Kundkolumnen identifierar den kund för vilken varan köps.

   • Belopp: Mängden kolumn visar den totala kostnaden för objektet. QuickBooks kommer att beräkna beloppet för dig genom att multiplicera kvantiteten med priset (eller priset). Du kan även redigera kolumnbeloppet. I det här fallet justerar QuickBooks hastigheten (eller priset) så att kvantitetstiden alltid motsvarar beloppet.

   • Klass: I klassens kolumn klassificerar du beställningsobjekt på objektnivå snarare än på inköpsordernivån.

   Du anger en beskrivning av varje objekt som ska ingå i inköpsordern. Det betyder till exempel att om du vill beställa sex artiklar från en leverantör bör din inköpsorder innehålla sex rader med information.

9. Skriv ut beställningen.

   Syftet med att registrera en inköpsorder i QuickBooks är att skapa en formell registrering av ett köp. Du vill nästan alltid överföra denna beställning till säljaren. Inköpsordern säger till försäljaren exakt vad du vill köpa och det pris du är villig att betala. För att skriva ut inköpsordern kan du klicka på knappen Skriv ut.

   Du kan också skriva ut beställningar senare i en sats om du markerar knappen Skriv ut senare (finns på fliken Main) när du skapar beställningar, spara alla inköpsorder som du vill skapa och välj sedan Arkiv-> Skriv ut formulär → Beställningskommandon.

10. Spara inköpsordern.

    För att spara din beställningsorder, klicka antingen på Spara och Stäng eller på Spara och Ny.Om du klickar på Spara & Ny knapp sparar QuickBooks den inköpsordern och redisplays en tom version av fönstret Skapa inköpsorder så att du kan spela in en annan inköpsorder.