Hur man gör en beställning i QuickBooks 2014 - dummies

En inköpsorder tjänar ett enkelt syfte: Det berättar en leverantör som du vill köpa något objekt. Faktum är att en inköpsorder är ett kontrakt att köpa. För att använda QuickBooks för att skapa inköpsorder följer du dessa steg:

1. Berätta QuickBooks som du vill skapa en beställning genom att välja Leverantörer → Skapa inköpsorder.

   QuickBooks visar det visade fönstret.

   

   Om leverantörens meny inte levererar ett kommando för beställning av inköp, vet QuickBooks inte att du vill skapa beställningar.

2. Använd rullgardinsmenyn Leverantör för att identifiera leverantören från vilken du vill köpa objektet.

   I rullgardinsmenyn Leverantör listas alla leverantörer i din leverantörslista.

3. (Valfritt) Klassificera köpet genom att använda rullgardinsmenyn Klass.

   Observera att du inte ser en rullgardinsmeny för klass om du inte har aktiverat klassföljning.

4. (Valfritt) Välj en annan leveransadress från listrutan Sänd till i högra hörnet.

   I listrutan Ship To visas en lista över alla dina kunder, säljare och anställda. Du ändrar adressen till Ship To, genom att välja ett av dessa andra namn. När du har valt en post från listan Sänd till, fyller QuickBooks i fältet Skicka till adress med lämplig information.

   Fönstret Skapa inköpsorder, flikarna Main, Formatting och Reports tillhandahåller viss standard, och jag hoppas, bekanta knappar och rutor: Föregående, Nästa, Ny och så vidare.

5. Bekräfta inköpsorderdatumet.

   I början lägger QuickBooks det aktuella systemdatumet i rutan Datum. Du bör dock bekräfta att det datum som QuickBooks går in som inköpsdatum är korrekt. Detta är kontraktets datum. Ofta anger datumet avtalsvillkor, till exempel antal dagar inom vilka varan ska sändas.

6. Bekräfta inköpsordernumret.

   Beställningsnummer, eller P.O.-nummer, identifierar inköpsorderdokumentet unikt. QuickBooks sekventiellt numrerar inköpsorder för dig och placerar lämpligt nummer i rutan P.O. Nr. Gissningen att QuickBooks gör om rätt beställningsnummer är vanligtvis korrekt. Om det inte är korrekt kan du ange ett ersättningsnummer.

7. Bekräfta leverantören och skicka till information.

   Leverantörsblocket och Ship To Block identifierar säljaren från vilken du köper objektet och adressen till vilken du vill att säljaren ska skicka sändningen. Den här informationen ska vara korrekt om din leverantörslista är aktuell och du har använt rullgardinsmenyn Ship to correctly för att identifiera, om det behövs, en alternativ Ship To-adress.

   Ändå bekräfta att informationen som visas i dessa två adressblock är korrekt. Om informationen inte är korrekt, fixar du det självklart. Du kan redigera adressblokinformation genom att välja felaktig information och sedan skriva in vad som helst som ska visas.

8. Beskriv varje objekt som du vill beställa.

   Du använder kolumnerna i fönstret Skapa inköpsorder för att beskriva i detalj varje objekt som du vill beställa som en del av inköpet. Varje objekt går i sin egen rad. För att beskriva ett objekt som du vill köpa från leverantören, ger du följande bitar av information:

   • Artikel: I kolumnen Varukorg hittar du det unika artikelnumret för objektet du vill köpa. Kom ihåg att objekt måste anges eller beskrivas i objektlistan. Det viktigaste att veta om produktlistan är att allt som du vill visa i fakturan - eller, för den delen, i en beställningsorder - måste beskrivas i objektfilen.

   • Beskrivning: I beskrivningskolumnen beskriver du objektet du väljer. Du kan även redigera fältet Beskrivning så att det ger mening för kunder eller leverantörer.

   • Antal: Antal kolumner anger vilken mängd av objektet du vill ha. Självklart anger du det antal objekt du vill ha i det här fältet.

   • Betygsätt: Kolumnen Kolumn anger priset per enhet eller sats per enhet för objektet. Observera att QuickBooks använder olika etiketter för den här kolumnen beroende på vilken typ av verksamhet du har ställt in.

   • Kund: Kundkolumnen identifierar den kund för vilken varan köps.

   • Belopp: Mängden kolumn visar totalbeloppet för objektet. QuickBooks beräknar beloppet för dig genom att multiplicera kvantiteten efter pris (eller pris). Du kan redigera kolumnmängden. I det här fallet justerar QuickBooks hastigheten (eller priset) så att kvantitetstiden alltid motsvarar beloppet.

   • Klass: I klassens kolumn klassificerar du beställningsobjekt på objektnivå snarare än på inköpsordernivån. Observera att du inte kommer att se denna kolumn om du inte har aktiverat klassföljning.

   Du anger en beskrivning av varje objekt som ska ingå i inköpsordern. Det betyder till exempel att om du vill beställa sex artiklar från en leverantör bör din inköpsorder innehålla sex rader med information.

9. Skriv ut beställningen.

   Syftet med att registrera en inköpsorder i QuickBooks är att skapa en formell registrering av ett köp. Du vill nästan alltid överföra denna beställning till säljaren. Inköpsordern berättar säljaren exakt vad du vill köpa och det pris du är villig att betala.

   För att skriva ut inköpsordern kan du klicka på knappen Skriv ut. Du kan också skriva ut inköpsorder i en sats senare om du markerar kryssrutan Skriv ut senare (finns på fliken Main) när du skapar beställningar, spara alla inköpsorder som du vill skriva ut senare och välj sedan filen -> Skriv ut formulär → Beställningskommandon.

10. Spara inköpsordern.

    För att spara din beställningsorder, klicka antingen på Spara och Stäng eller på Spara och Ny.Om du klickar på Spara & Ny knapp sparar QuickBooks den inköpsordern och redisplays en tom version av fönstret Skapa inköpsorder så att du kan spela in en annan inköpsorder.