Hur man skapar starta QuickBooks 2013 Inställningsprövningsbalans - dummies

Oavsett om du använder Express Start-versionen eller Advanced Setup / EasyStep-intervjuversionen av QuickBooks Setup process, får du inte en fullständig försöksbalans i QuickBooks-företagsfilen genom att bara konfigurera. Om du antar att du följer instruktionerna och tipsen som anges i föregående stycken får du bara ditt bankkonto, kundfordringar, lager och leverantörsskulder i QuickBooks.

Ändå måste du ange all information om saknad försöksbalans i QuickBooks för att börja få bra rapporter från QuickBooks och att använda QuickBooks för att leverera finansiella data till dina avkastningar.

För att spela in resten av ditt startprov, registrerar du en journalpost. Tidningsregistreringen registrerar de återstående försöksbalansbeloppen för alla dina andra konton vid omvandlings- eller startdatum: andra konton än dina bankkonton, kundfordringar, leverantörsskulder och inventarier.

Som ett enkelt exempel för att visa hur det fungerar, anta att du har försöksbalansen som visas i följande tabell.

En försöksbalans

Konto	Debit	Kredit
Kontanter	5, 000
Förteckning	0
Leverantörsskulder	0
Lån	0
S. Nelson, huvudstad	1 000
Merchandise Försäljning	13 000
Kostnad för sålda varor	3 000
Hyreskostnad	1 000
Löner > 4 000	Tillbehör
1 000	_____	Totals
14, 000	14, 000

Observera att ingen balans är registrerad för ett bankkonto, ingen balans redovisas för kundfordringar (det här kontot visas inte ens i försöksbalansen) och inga saldon registreras för inventering eller leverantörsskulder (eftersom dessa konton har nollbalanser vid konverteringsdatumet).

I det här exemplet är kontantbalansen inte ett bankkonto utan är faktiskt kontanter: en skrivbordslåda full av lågbeteckningen, använda sedlar med icke-sekventiella serienummer.

Nästa figur visar hur fönstret Gör journalgalleri gör det när det registrerar den saknade försöksbalansinformationen. Efter det att denna journalpost har registrerats är försöksbalansen korrekt från och med startdatumet.

Välj företag → Skapa journalinmatning. När QuickBooks visar fönstret Allmänna journalinmatningar använder du Konto, Debit och Kreditkolumner för att spela in din journalpost.

Om tanken på att göra en journalpost frälsar dig själv, kan du hitta dig själv i en bit av en pickle.Du måste bli bekväm med att arbeta med dubbelbokföring för att kunna konfigurera QuickBooks vid en annan tidpunkt än i början av året.

Det betyder tyvärr att om du installerar QuickBooks någon gång under mitten av året måste du ange en allmän journalpost för att kunna fixa den konstiga nackdelen som QuickBooks Setup skapar. Om du inte vet hur dubbelbokföring fungerar - om debiteringar och krediter inte är dina vänner - behöver du förmodligen få någon hjälp.

Obs! Det här borde inte vara ett stort projekt - bara om du bestämmer dig för att ringa din CPA. Om din CPA kommer över till ditt kontor, och om du har rättegångsbalansen redo för henne borde det ta henne några minuter att skriva in den nödvändiga allmänna journalposten. Kanske kan du köpa henne en trevlig lunch, och det kommer att lösa poängen.

Ett verkligt exempel för att avsluta

Okej, sanna bekännelser. Exemplet jag ger i de föregående fyra styckena? Du har förmodligen inte turen att få din startversionstidbalansbokföring vara så enkel. Du kommer förmodligen att behöva hantera ett bankkonto och konton i dina kundfordringar, leverantörsskulder eller lagerkonton. Nu visar jag dig därför hur det fungerar.

Antag att du har försöksbalanserna som visas i Tabell 1-2. Observera att i det här exemplet (till skillnad från föregående exempel) visas det första kontot som visas - den med $ 5 000 - är ett bankkonto.

Ett annat försökssaldo

Konto

Debit	Kredit	Kontrollerar
5 000	Kundfordringar
5 000	Inventarier
2 000 < Leverantörsskulder	1 000
Utbetalt lån	5 000
S. Nelson, huvudstad	2 000
Försäljning av varor	13 000
Kostnad för sålda varor	3 000
Hyreskostnad	1 000
Löner > 4 000	Tillbehör
1 000	_____
Totala	21 000	21 000
Här är den svåra delen av inspelningen av denna provbalans. Du behöver inte spela in all denna försöksbalansinformation genom en journalpost. Eftersom bankkontot, kundfordringar, leverantörsskulder och lagerportioner redan har spelats in om du lagt till kund-, leverantörs-, post- och bankkontoinformation under QuickBooks Setup-processen måste du bara ange resten av försöksbalansen.	Eftersom du inte kommer spela in hela försöksbalansen, kommer din journalinmatning inte bara att matcha ditt faktiska försöksbalans utan kommer inte att balansera. För att göra det balanserar du därför skillnaden till ett konto som QuickBooks levererar för just den här typen av bokföringsgalenskap: Openingsbalans Equity-kontot (se följande bild).