Hur man utformar en Excel 2016-arbetsbok

Inte alla Excel 2016-kalkylblad kommer från mallar. Många gånger måste du skapa ganska unika kalkylblad som inte är avsedda att fungera som standardmodeller från vilka vissa typer av arbetsböcker genereras. Faktum är att de flesta kalkylblad som du skapar i Excel kan vara av detta slag, speciellt om ditt företag inte litar på användningen av högt standardiserade finansiella rapporter och formulär.

Planera din arbetsbok

När du skapar en ny arbetsbok från början, måste du börja med att beakta layout och design av data. När du gör den här mentala planeringen kanske du vill ställa dig några av följande frågor:

Behöver layouten av kalkylbladet användning av datatabeller (med både kolumn- och radrubriker) eller listor (endast kolumnrubriker)?
Skal dessa datatabeller och listor läggas ut i ett enda arbetsblad eller kan de placeras i samma relativa position på flera arbetsblad i arbetsboken (som sidor i en bok)?
Använda datatabellerna i kalkylbladet med samma typ av formler?
Få några av kolumnerna i datalistorna i kalkylbladet deras inmatning från formelberäkning eller får de sina inmatningar från andra listor (kallas uppslagstabeller ) i arbetsboken?
Kommer någon av data i kalkylbladet att grafas och kommer dessa diagram visas i samma arbetsblad (kallas inbäddade diagram ), eller kommer de att visas på separata arbetsblad i arbetsboken (kallas < diagramblad )?

Kommer någon av data i kalkylarket från kalkylblad i separata arbetsbokfiler?
Hur ofta kommer data i kalkylbladet att uppdateras eller läggas till?
Hur mycket data kommer kalkylbladet till slut att hålla?
Kommer uppgifterna i kalkylbladet att delas huvudsakligen i tryckt eller online formulär?
Alla dessa frågor är ett försök att få dig att överväga det grundläggande syftet och funktionen i det nya kalkylbladet innan du börjar bygga det, så att du kan komma fram till en design som är både ekonomisk och fullt fungerande.

Ekonomi

Ekonomi är ett viktigt övervägande eftersom när du öppnar en arbetsbok laddas alla data i datorns dynamiska minne (känt enkelt som

minne ). Det här kan inte innebära några problem om enheten du kör Excel 2016 på är en av de senaste generationerna av datorer med mer minne än du kan tänka dig att använda på en gång, men det kan utgöra ett ganska problem om du kör Excel på en liten Windows-tablett med minst minne eller smartphone med begränsat minne eller dela arbetsbokfilen med någon vars dator inte är så välutrustad.Beroende på hur mycket data du klämmer in i arbetsboken kan du även komma att se Excel krypa och krypa, ju mer du arbetar med det. För att skydda dig mot detta problem, se till att du inte kasta databord och listor i din arbetsbok med extra tomma "spacer" -celler. Håll tabellerna så nära varandra som möjligt på samma arbetsblad (med bara en enda blank kolumn eller rad som en separator, som du kan anpassa för att göra så bred eller hög som du vill) eller - om designen tillåter - behåll dem i samma region av på varandra följande arbetsblad.

Funktionalitet

Tillsammans med ekonomin måste du vara uppmärksam på funktionaliteten i kalkylbladet. Det innebär att du måste tillåta framtida tillväxt när du väljer placeringen av dess datatabeller, listor och diagram. Detta är särskilt viktigt när det gäller datalistor eftersom de har en tendens att växa längre och längre eftersom du fortsätter att lägga till data, vilket kräver fler och fler rader av samma få kolumner i arbetsbladet. Det betyder att du normalt bör överväga alla rader i kolumnerna som används i en datalista som "utanför gränser". "Faktum är att alltid placera diagram och andra stödjande tabeller till höger om listan i stället för någonstans under den senast använda raden. På det här sättet kan du fortsätta att lägga till data i din lista utan att behöva sluta och först flytta något obeländskt element ur vägen.

Denna geografiska oro är inte densamma när du placerar en datatabell som kommer att värdera både raderna och över kolumntabellen - till exempel ett försäljningsbord som summerar din månadsförsäljning per artikel med formler som beräknar månatliga totalsummor i den sista raden i tabellen och formler som beräknar totalresultat i den sista kolumnen. I den här tabellen oroar du dig inte om att behöva flytta andra element, till exempel inbäddade diagram eller andra stödjande eller orelaterade datatabeller, eftersom du använder Excels förmåga att expandera raderna och kolumnerna från bordet inifrån.

När bordet expanderar eller kontraheras rör sig omgivande element i förhållande till och med bordets expansion och sammandragning. Du gör denna typ av redigering till bordet, eftersom du lägger till nya tabellrader och kolumner framför formlerna så att de kan inkluderas i de totala beräkningarna. På så sätt fungerar rad och kolumn med formler i datatabellen som en gräns som flyter med expansionen eller sammandragningen av dess data men som håller alla andra element i sträck.

Slutföra din arbetsboksdesign

När du har mer eller mindre planerat ut var allt går i ditt nya kalkylblad, är du redo att börja skapa de nya tabellerna och listorna. Här följer några allmänna tips om hur du skapar en ny datatabell som innehåller enkla totala beräkningar:

Ange titeln på datatabellen i den första cellen som bildar bordets vänstra och övre kanter.

Ange raden med kolumnrubriker i raden under den här cellen, med början i samma kolumn som cellen med rubriken på tabellen.
Ange radrubrikerna i den första kolumnen i tabellen, med början i den första raden som innehåller data.(Genom att göra detta lämnar en tom cell där kolumnen i radrubriker skär raden av kolumnrubriker.)
Konstruera den första formeln som summerar kolumner av (fortfarande tomma) cellposter i den sista raden av tabellen och kopiera sedan formel över hela resten av tabellkolumnerna.
Konstruera den första formeln som summerar raderna av (fortfarande tomma) cellposter i den sista kolumnen i tabellen och kopiera sedan den här formeln ner resten av tabellraderna.
Formatera cellerna för att hålla tabellvärdena och ange dem i sina celler, eller ange värdena som ska beräknas och formatera sedan deras celler. (Detta är verkligen ditt val.)
När du skapar en ny datalista i ett nytt arbetsblad anger du listnamnet i tabellens första cell och anger sedan raden av kolumnrubriker i raden nedan. Ange sedan den första raden av data under lämpliga kolumnrubriker.

Öppna nya tomma arbetsböcker

Även om du kan öppna en ny arbetsbok från Excel-skärmen i Backstage-vyn när du startar programmet som du kan använda för att skapa ett nytt kalkylblad från början, kommer du att stöta på tillfällen när du behöver för att öppna din egen tomma arbetsbok från själva arbetsarkområdet. Om du till exempel startar Excel genom att öppna en befintlig arbetsbok som behöver redigera och sedan gå vidare för att skapa ett nytt kalkylblad måste du öppna en tom arbetsbok (som du kan göra före eller efter att du stängde arbetsboken som du startade Excel).

Det enklaste sättet att öppna en tom arbetsbok är att trycka på Ctrl + N. Excel svarar genom att öppna en ny arbetsbok, som ges ett generellt boknamn med nästa oanvända nummer (bok2, om du öppnade Excel med en tom bok1). Du kan också göra samma sak i Backstage-visning genom att välja Arkiv → Ny och klicka sedan på miniatyren Blank arbetsbok.

Så snart du öppnar en tom arbetsbok gör Excel sitt dokumentfönster aktivt. För att sedan återgå till en annan arbetsbok som du har öppnat (som du skulle göra om du vill kopiera och klistra in några av dess data i ett av de tomma arbetsbladen) klickar du på knappen på Windows-aktivitetsfältet eller trycker på Alt + Tab tills dess filikon väljs i dialogrutan som visas mitt på skärmen.

Om du någonsin öppnar en tom arbetsbok, kan du bara stänga den direkt genom att trycka på Ctrl + W, välja Arkiv → Stäng eller tryck på Alt + FC. Excel stänger sedan sitt dokumentfönster och returnerar automatiskt dig till arbetsboksfönstret som ursprungligen var öppet vid det ögonblick du öppnade den tomma arbetsboken.