Hur man utvecklar en kommunikationshanteringsplan i projekt 2013 - dummies

När du planerar ett projekt i Projekt 2013, överväga vilken information du (eller någon annan intressent) behöver spåra. Ofta lagras denna information i ett separat dokument som kallas kommunikationshanteringsplanen.

Kommunikationshanteringsplanen kan vara komplex - eller så enkelt som ett Word-tabell eller ett Excel-kalkylblad. Du anger namnet eller positionen för varje intressent i den vänstra kolumnen, och sedan, överst, anger du informationen, dess metod och leveransfrekvensen.

Det är inte raketvetenskap, men du måste fortfarande bestämma vilken information du kanske vill spåra, när du kanske vill ha det och i vilken form.

Det första steget i spårning av framsteg på ett projekt är att samla information om vad som hänt. Ju enklare det är att rapportera framsteg på ett projekt, desto bättre, för att människor kommer att göra det. Ju mer rutin du kan göra rapporteringen - som varje fredag, på en viss form förvandlas till samma person - desto lättare är det att samla in data.

Du kan sedan mata in den här informationen till Project 2013 på flera sätt: Använd olika visningar och tabeller för att mata in information i datablad, ange information i dialogrutan Uppgiftsinformation eller använd spårningsverktygen i Schema-gruppen i Aktivitetsfliken på bandet.

Mängden data du samlar bestäms av den information du behöver spåra och detaljnivå. Exempelvis använder vissa personer bara Projekt 2013 för att skapa en tidslinje för deras aktiviteter. Andra använder resurser och spårar deras totala arbete på uppgifter, inte bara till den detaljnivå som granskar timmearbetet.

Du måste identifiera den bästa spårningsmetoden för dig, som bestäms av mängden och typen av information du behöver övervaka. Microsoft tillhandahåller fyra spårningsmetoder i Projekt 2013:

Uppgift - totalt

• Uppgift - tidsfas

• Uppgift - totalt

• Uppgift - tidsfaserat

• Du kan börja förstå dessa metoder genom att jämföra uppgiftsspårning och uppdragspårning. Du kan spåra information genom

t fråga , vilket indikerar för närvarande (eller ett statusdatum du väljer) det totala arbetet som är slutfört eller kostnader för uppgiften. Eller du kan spåra information genom a ssignment, som är en mer detaljerad spårning som visar det totala arbetet som slutförts eller kostnaderna för varje resurs. Projekt 2013 förutsätter att resurser kommer att dela upp arbetet lika. Därför kommer variabeln

tidsfas in i bilden.Tidsfasad spårning använder specifika tidsintervaller, oavsett om du väljer att spåra arbete efter uppgift eller arbete som slutförts av enskilda resurser på uppgiften. Om projektet eller organisationen inte kräver detaljerad uppgift eller tidsfasad spårning, är det bättre att använda metoden

uppgift - totalt . Då kan du spendera mindre tid att skriva in information till Projekt 2013 och mer tid att hantera laget och intressenterna.