Hur man redigerar och omarrangera rapporter i QuickBooks 2016 - dummies

Du kanske har märkt att när QuickBooks visar rapporten dokumentfönstret, visar det också en rad knappar: Anpassa rapport, kommentera rapport, dela mall, memorera, skriva ut, e-post, Excel, och så vidare. Nedanför den här verktygsfältet finns några listrutor som har att göra med datum, en rullgardinsmeny som heter Kolumner och en rullgardinslista som heter Sortera efter. (Inte alla dessa listor är tillgängliga i varje rapportdokumentfönster.)

Du behöver inte oroa dig för dessa knappar och listor. Läs igenom den diskussion som följer endast om du känner dig bekväm, avslappnad och verkligen mild, okej?

Ändra

När du klickar på knappen Anpassa rapport visar QuickBooks dialogrutan Ändra rapport. Från den här dialogrutan kan du ändra informationen som visas på en rapport och hur informationen är ordnad (fliken Display). De data som användes för att generera rapporten (fliken Filters); rubrik- och sidfotinformationen (förutsägbart, fliken Header / Footer); och typsnittet och storleken på det tryck som används för en rapport (fliken Typsnitt och nummer).

Dialogrutan Ändra rapport.

Kommentera en rapport

Du kan anteckna en rapport med kommentarer (en ny funktion i QuickBooks 2015). För att göra detta klickar du på knappen Kommentera rapport. När QuickBooks visar kommentarspanelen längst ner i rapportfönstret klickar du på knappen bredvid det rapporterade värde som du vill kommentera och klickar sedan på panelen Kommentarer för att skriva in dina kommentarer.

För att spara dina kommentarer klickar du på knappen Spara på panelen Kommentarer. För att spara din rapport och alla kommentarer du lagt till, klicka på Spara-knappen i det övre vänstra hörnet av rapportfönstret. För att komma åt de här sparade rapporterna senare, välj Rapporter → Rapporterade rapporter. Observera att du också kan skriva ut och maila en anteckning med kommentarrapport med knapparna Skriv ut och E-post, som visas längst upp till vänster i rapportfönstret.

Rapportfönstret med panelet Kommentarer.

Dela mallar

Om du arbetar i en QuickBooks-miljö med flera användare och du skapar en anpassad rapport kan du dela den här rapporten med andra användare. För att göra detta klickar du på knappen Dela mall. När QuickBooks visar dialogrutan Dela mall ska du namnge och beskriva den delade rapporten med hjälp av textrutorna Rapport Titel och Beskrivning. Klicka sedan på Dela-knappen.

Memorizing

Om du spelar runt med de återstående knapparna kan du spara alla anpassade rapportspecifikationer som du skapar. Klicka bara på memorera-knappen.QuickBooks visar dialogrutan Memorera rapport, som bara ber dig att ange ett namn för den anpassade rapporten och tilldela den rapporterade rapporten till en rapportgrupp.

När du har namngett och tilldelat den anpassade rapporten listar QuickBooks det när du väljer Rapporter → Minnesrapporter och sedan på rapportgruppen. Du kan också komma åt memorerade rapporter från toppen av Report Center-skärmen. När du vill använda din speciella rapport, allt du behöver göra är att välja det från listan och klicka på knappen Rapport.

QuickBooks memoriserar utskriftsorienteringen med rapporten, så om utskriftsorienteringen inte är den sätt du vill ha för rapporten, bör du först ändra den genom att välja Arkiv → Skrivarinställning. Välj orienteringen du vill memorera, klicka på OK och memorera sedan rapporten.

Emailing

Om du klickar på knappen E-post visar QuickBooks en rullgardinslista med kommandon som låter dig antingen skicka en Excel-arbetsbok eller en PDF-version av rapporten till någon annan. När du väljer en av de kommandon som säger att du vill maila en rapport, beror QuickBooks på huruvida QuickBooks ser att du har ett e-postprogram som redan har installerats och installerats.

Om QuickBooks inte ser något sådant program visar QuickBooks dialogrutan Redigera e-postinformation. Om QuickBooks ser ett sådant program startar QuickBooks e-postprogrammet och lägger till rapporten som en bilaga till ett nytt meddelande.

Exportera

Om du klickar på Excel-knappen och väljer Skapa nytt arbetsblad från rullgardinsmenyn, visar QuickBooks dialogrutan Skicka rapport till Excel. Du kan använda den här dialogrutan för att skapa en Excel-rapport som innehåller samma information som visas i rapporten. Välj alternativet Skapa ny kalkylark för att skapa en ny Excel-arbetsbok med rapportinformationen och uppdatera en befintlig kalkylarkknapp för att lägga till rapporten i en existerande Excel-arbetsbok.

Dialogrutan Skicka rapport till Excel.

Du kan också få lyst genom att exportera en CSV-fil (kommandoseparerade värden) (dessa filer kan öppnas med andra elektroniska kalkylprogram och databasprogram) till en specifik Excel-arbetsboksfil och genom att klicka på knappen Avancerat för att visa en annan dialogruta som låter dig styra hur den exporterade informationen formateras.

Ett vänligt förslag, kanske? Du kan experimentera med alla speciella exportalternativ. Kom bara ihåg att när du har exporterat en QuickBooks-rapport till en ny, blank Excel-arbetsbok kan du också göra något av dessa snygga dansartiklar - speciell formatering och så vidare.

Övriga knappar och rutor

Om du vill se hur Dölj rubrik, Dölj och Dates-saker fungerar, bara nudlar runt. Du kan inte skada något.

Om du ändrar rapportdatumen klickar du på knappen Uppdatera för att uppdatera rapporten. Om du vill ställa in uppdateringsalternativ för rapporter väljer du Redigera → Inställningar. Klicka sedan på ikonen Rapporter och diagram i listan till vänster och klicka på fliken Mina inställningar om det behövs. Klicka på ett av alternativen Rapporter och Grafer och klicka sedan på OK.