Hur man aktiverar samtidigt tillgång till flera användare i QuickBooks 2016 - dummies

QuickBooks 2016 tillåter för samtidig användning av QuickBooks datafil av flera användare. För att göra detta förutsägbart måste du först konfigurera flera användare. (Ibland behöver du bara en enda dator och en enda kopia av QuickBooks, även om du har flera anställda som använder QuickBooks.)

När du har ställt in flera användare kan du installera QuickBooks-programmet på andra persondatorer och då - förutsatt att alla dessa persondatorer ansluts till ett Windows-nätverk - använd de andra kopiorna av QuickBooks för att komma åt QuickBooks-datafilen som lagrats på den första eller huvuddatorn.

För att använda QuickBooks i en miljö som används samtidigt av flera användare, måste du också berätta för QuickBooks att denna samtidiga användning är okej. För att göra detta, välj Arkiv → Byt till Multi-User Mode-kommandot. (Om du vill stänga av det här Multi-User-läget senare väljer du kommandot Arkiv → Byt till Enkelt användarläge igen.)

QuickBooks stöder samtidig användning av flera användare genom en teknik som heter inspelningslåsning, > som låser alla poster som du arbetar med, men inte hela QuickBooks datafil. Om du till exempel vill arbeta med företag A och någon annan användare vill arbeta med företag B, är det okej. QuickBooks tillåter det. Vad du och den andra användaren inte kan göra är dock att jobba på samma företag (företag A eller B) samtidigt. Detta skulle innebära att du arbetar med samma kundrekord.

Du kan inte installera samma kopia av QuickBooks på flera maskiner och lagligt ha ett QuickBooks-system med flera användare. Du måste köpa en kopia av QuickBooks för varje maskin som QuickBooks är installerad på. Observera dock att Intuit säljer vissa versioner av QuickBooks där du faktiskt köper fem licenser i en ruta med QuickBooks. (Enterprise-versionen av QuickBooks stöder flera användarnätverk med upp till 30 samtidiga användare, och de andra versionerna av QuickBooks stöder flera användarnätverk med upp till 5 samtidiga användare.)

Du kanske vill ha flera QuickBooks-användare om försäljningsrepresentanter i ditt företag förbereder fakturor eller förbereder bud för kunder. I det här fallet kanske du vill ha varje säljare på QuickBooks. Observera dock att dessa säljare bara ska ha möjlighet att skapa en faktura eller skapa och skriva ut en fakturauppskattning. Du vill vara mycket försiktig om att låta oerfarna bokföringsanvändare fullständig tillgång till bokföringssystemet.