Hur man aktiverar samtidig multiuseråtkomst i QuickBooks 2017 - dummies

Ibland behöver du bara en enda dator och en enda kopia av QuickBooks, även om du har flera anställda som använder QuickBooks. Om ett litet företag endast har en administrativ assistent och ägaren åtkomst till en QuickBooks-datafil kan till exempel en kopia av QuickBooks som körs på en enda persondator vara allt som krävs. QuickBooks tillåter samtidigt användning av QuickBooks datafil av flera användare. Förutsägbart måste du först konfigurera flera användare.

När du har konfigurerat flera användare kan du installera QuickBooks-programmet på andra persondatorer och då - förutsatt att alla dessa persondatorer ansluts till ett Windows-nätverk - använd de andra kopiorna av QuickBooks till få tillgång till QuickBooks-datafilen som är lagrad på den första eller huvuddatorn.

För att använda QuickBooks i en miljö som används samtidigt av flera användare, måste du också berätta QuickBooks att samtidig användning är okej. För att göra detta, välj Arkiv → Byt till Multi-User Mode-kommandot. (Om du vill stänga av flera användarläge senare väljer du Arkiv → Växla till användarläge igen.)

QuickBooks stöder samtidig användning av flera användare via en teknik som heter record locking, som låser alla poster som du arbetar med, men inte hela QuickBooks datafil. Om du vill arbeta med Company A och någon annan användare vill arbeta med Company B, är det okej. QuickBooks tillåter det. Vad du och den andra användaren inte kan göra är dock att jobba på samma företag (A eller B) samtidigt. Detta skulle innebära att du arbetar med samma kundrekord.

Du kan inte installera samma kopia av QuickBooks på flera maskiner och lagligt ha ett QuickBooks-system med flera användare. Du måste köpa en kopia av QuickBooks för varje maskin som QuickBooks är installerad på. Observera dock att Intuit säljer vissa versioner av QuickBooks där du faktiskt köper fem licenser i en ruta med QuickBooks. (Enterprise-versionen av QuickBooks stöder flera användarnätverk med upp till 30 samtidiga användare, och de andra versionerna av QuickBooks stöder flera användarnätverk med upp till 5 samtidiga användare.)

Du kanske vill ha flera QuickBooks-användare om försäljningen Företrädare i ditt företag förbereder fakturor eller förbereder bud för kunder. I det här fallet kanske du vill ha varje säljare på QuickBooks. Observera dock att dessa säljare ska ha möjlighet att bara skapa en faktura eller skapa och skriva ut en fakturauppskattning.Kom ihåg att du vill vara mycket försiktig med att ge oerfarna bokföringsanvändare fullständig tillgång till bokföringssystemet.