Hur man fastställer datavalideringsregler i Excel 2016 - dummies

I Excel 2016 måste du upprätta datavalideringsregler eftersom det är naturligt att personer är vana att skriva in data felaktigt eftersom uppgiften att skriva in data är så tråkig. Därför är datavalideringsregler ovärderliga. En data-valideringsregel är en regel om vilken typ av data som kan matas in i en cell.

När du väljer en cell som har fått en regel, berättar ett inmatningsmeddelande om vad du ska ange, som visas här. Och om du matar in uppgifterna felaktigt, berättar en felmeddelande dig så mycket, också visad.

En data-valideringsregel i åtgärd.

Datavalideringsregler är ett utmärkt försvar mot slarvig datainmatning och att kliande känsla får du när du är mitt i en irriterande uppgift. I en cell som registrerar datumposter kan du kräva att datum faller i en viss tidsram. I en cell som registrerar textposter kan du välja ett objekt från en lista istället för att skriva det själv. I en cell som registrerar numeriska poster kan du kräva att numret faller inom ett visst område. Tabellen beskriver de olika kategorierna av datavalideringsregler.

Data-Validation Rule Kategorier

Regel	Vad kan anges
Något värde	Något som helst. Detta är standardinställningen.
Helt tal	Hela tal (inga decimaler tillåtna). Välj en operatör i listrutan Data och värden för att beskriva antalet -nummer som kan anges.
Decimal	Samma som heltalsregeln utom siffror med decimala poäng är tillåtna.
Lista	Föremål från en lista. Ange listobjekten i celler på ett arbetsblad, antingen den du arbetar med eller en annan. Öppna sedan dialogrutan Data Validation, klicka på Range Selector-knappen (du hittar den på höger sida i textrutan Källa) och markera de celler som håller listan. Listobjekten visas i en rullgardinsmeny på arbetsbladet.
Datum	Datumvärden. Välj en operatör från listrutan Data och värden för att beskriva datumintervallet. Tidigare i detta kapitel beskriver "Ange datum och tidvärden" det korrekta sättet att mata in datumvärden.
Tid	Tidvärden. Välj en operatör från listrutan Data och värden för att beskriva datum och tidsintervall. Tidigare i kapitlet beskriver "Ange datum och tidvärden" det korrekta sättet för att mata in en kombination av datum och tidvärden.
Textlängd	Ett visst antal tecken. Välj en operatör från rullgardinslistan Data och värden för att beskriva hur många tecken som kan skrivas in .
Anpassad	Ett logiskt värde (True eller False). Ange en formel som beskriver vad som utgör en sann eller felaktig datainmatning.

Följ dessa steg för att skapa en datavalideringsregel:

1. Välj den cell eller celler som behöver en regel.

2. På fliken Data klickar du på Data Validation.

   Som visas här ser du fliken Inställningar i dialogrutan Datavalidering.

   

   Inställningar fliken i dialogrutan Data Validation.

3. På listrutan Tillåt, välj den kategori av regel du vill ha.

4. Ange kriterierna för regeln.

   Vilka kriterier som är beroende av vilken regelkategori du jobbar i. Tabellen beskriver hur du anger kriterierna för regler i varje kategori. Du kan referera till celler i kalkylbladet genom att välja dem. För att göra det, välj dem antingen direkt eller klicka på väljarknappen och välj dem.

5. Ange en rubrik och ett inmatningsmeddelande på fliken Inmatningsmeddelande.

   Du kan se en titel ("Avsluta avstängning") och inmatningsmeddelande ("Ange ett tal mellan 24 000 och 32 000"). Titeln visas i fetstil. Beskriv kortfattat vilken typ av data som hör hemma i cellen eller cellerna du valt.

6. På fliken Felmeddelande väljer du en stil för symbolen i dialogrutan Meddelandevarning, anger en titel för dialogrutan och anger ett varningsmeddelande.

   I det felmeddelande som visades tidigare valdes Stop-symbolen. Titeln du anger visas överst i dialogrutan och meddelandet visas bredvid symbolen.

7. Klicka på OK.

   Om du vill ta bort datavalideringsregler från celler markerar du cellerna, går till fliken Data, klickar på Validering av data och på fliken Inställningar i dialogrutan Data Validation klickar du på Rensa alla och klickar på OK.