Hur man beräknar ansträngning och varaktighet i projektet 2013 - dummies

Utveckla exakta uppskattningar - huruvida för resurser, varaktighet eller kostnader - är en av de mest utmanande och omtvistade delarna av att hantera ett projekt. Du bör förstå beslagets art och skillnaden mellan den ansträngning som krävs för att uppnå arbetet och varaktigheten, vilket indikerar antalet nödvändiga arbetsperioder (aktivitetslängd) i Projekt 2013.

Det finns flera tekniker som hjälper dig att utveckla uppskattningar, beroende på arten av arbetet. Du kan börja med att titta på skillnaden mellan ansträngning och varaktighet och sedan på de färdigheter du behöver för att utveckla exakta uppskattningar.

Insats är antalet arbetenheter som krävs för att slutföra en uppgift. Insatser uttrycks vanligtvis som personaltid, personaldagar eller personalveckor.

Varaktighet är det totala antalet arbetsperioder (ej semester eller andra icke-arbetstid) som krävs för att slutföra en uppgift. Varaktighet uttrycks vanligtvis som arbetsdagar eller arbetsveckor.

Ibland verkar människor uppskatta varaktighet genom att rita dem ur luften eller konsultera en Magic 8 Ball. Uppskattning är utan tvekan en konst och en vetenskap.

Konsten härrör från expertbedömningen som lagmedlemmar och bedömare tar fram. Deras erfarenhet och visdom från tidigare projekt är ovärderliga för att utveckla uppskattningar, bestämma den bästa uppskattningsmetoden och utvärdera uppskattningar (eller antagandena bakom dem) för att bedöma deras giltighet. Förutom det artfulla bidraget från experter, lagmedlemmar och uppskattare innefattar ett antal metoder vetenskapen att uppskatta.

Analog uppskattning är den vanligaste beräkningsmetoden. Ovan nämnda experter utför normalt denna form av uppskattning. I sin mest grundläggande form jämför den här metoden tidigare projekt med det aktuella projektet, bestämmer deras områden av likhet och områden med skillnad, och utvecklar sedan en uppskattning i enlighet därmed.

En mer robust applikation avgör varaktighetskörarna och analyserar förhållandet mellan tidigare liknande projekt med det aktuella projektet. Varaktighetskörare kan innefatta storlek, komplexitet, risk, antal resurser, vikt eller vad som helst andra aspekter av projektets inflytande.

Om du vill använda en jämförbar uppskattning på ett effektivt sätt, måste dina projekt vara likadana, inte bara lika i utseende. En mjukvaruuppgradering kan låta likna någon som inte är bekant med programvara, men det finns stora skillnader i vad en mjukvaruuppgradering innebär, så en uppgradering av programvaran är inte nödvändigtvis lika med andra.

Parametrisk uppskattning använder en matematisk modell för att bestämma projektets varaktighet. Även om inte allt arbete kan uppskattas med den här metoden är det snabbt och enkelt: Multiplicera antalet arbeten med det antal timmar som krävs för att uppnå det.

Till exempel, om en målare kan måla 100 kvadratfot i timmen och du har 6 000 kvadratmeter att måla, kan du anta 60 timmars arbete. Om tre personer målar (60 ÷ 3), ska uppgiften ta 20 timmar, eller motsvarande 2,5 dagar.

Om mycket osäkerhet, risk eller okända faktorer omger en aktivitet eller ett arbetspaket, kan du använda trepunktsberäkning för att producera ett intervall och en förväntad varaktighet. I denna metod samlar du in tre beräkningar baserade på dessa typer av scenarier:

• Bästa fallet: I detta optimistiska scenario (representerat av bokstaven O ) finns alla nödvändiga resurser tillgängliga, ingenting går fel, och allt fungerar korrekt första gången.

• Mest sannolikt: Verkligheten i projektlivet ingår i uppskattningen, till exempel utökad otillgänglighet av en resurs, ett arbetsavbrott eller ett fel som orsakar en fördröjning. Detta är m ost-sannolikt (eller M) scenariot.

• Värsta fallet: Denna p essimistiska (P) uppskattningen förutsätter oskilda resurser, eller otillräckliga resurser, en stor omställning och förseningar.

Det enklaste sättet att utveckla den förväntade varaktigheten är att summera de tre uppskattningarna och dela med 3. Men den här tekniken är inte den mest exakta eftersom den antar - orealistiskt - en lika sannolikhet att det bästa fallet, sannolikt och värsta scenarier skulle inträffa.

I verkligheten har den mest sannolika uppskattningen en större chans att förekomma än det bästa eller det sämsta fallet. Därför viktar det mest sannolika scenariot och bestämmer det vägda genomsnittet.