Hur man exporterar klientändringar till en revisors kopia

När du har använt en revisors kopia av en QuickBooks 2016-datafil för att korrigera transaktioner eller för att skriva in nya transaktioner exporterar du ändringarna så att de senare kan importeras i klientens datafil.

För att göra detta, välj filen Arkiv → Skicka företagsfil → Revisor Kopiera → Visa / Exportera ändringar för klientkommando. QuickBooks visar först ett fönster som listar de ändringar du gjort till revisorns kopia (ej visad). Observera att du kan skriva ut den här listan eller skapa en. pdf-fil av det genom att klicka på knappen Skriv ut eller Spara som PDF.

Om du klickar på knappen Skapa ändringsfil för klient, visar QuickBooks dialogrutan Save Accountant's Export to (inte visad). Den här dialogrutan fungerar som en vanlig Windows-dialogruta för att spara en fil eller ett dokument. Du använder rullgardinsmenyn Spara i för att identifiera platsen för ändringsfilen. Använd sedan rutan Filnamn för att ge filen ett unikt namn. När du klickar på Spara sparar QuickBooks de ändringar som du har gjort i en fil. Du importerar senare den här filen, eller har klienten importerat den här filen, till QuickBooks datafil.

Om du klickar på knappen Skicka ändringar till klient visar QuickBooks dialogrutan Spara kontoansvarig (inte visad). Denna dialogruta samlar in den information som behövs för att skicka ett e-postmeddelande till kunden med instruktioner om hur man importerar revisorsändringar och en länk som klienten kan använda för att hämta den faktiska revisorns ändringar. En snygg sak om detta alternativ är att QuickBooks berättar revisorn när klienten tar tag i ändringarna.

Du håller inte din revisors kopia av datafilen. Med andra ord är revisorns kopia bara en tillfällig kopia av datafilen som du använder för att identifiera och skapa en uppsättning ändringar som är nödvändiga för att uppdatera eller korrigera klientens poster. När du har gjort ändringarna exporterar du ändringarna till en ändringsfil. Då importerar klienten dessa förändringar. Om du gör ändringar igen någon gång inom en snar framtid, har du klienten skapa en ny - en helt ny - revisors kopia.

För att identifiera när du arbetar med en revisors kopia visar QuickBooks den parentesiska frasen (Accountant ' s Copy) längst upp i snabbbooks programfönstret. QuickBooks identifierar också vanliga QuickBooks-datafiler för vilka revisors kopior har skapats genom att lägga till den parentesiska frasen (Accountant ' s Copy Exists). Denna fras visas bara i titellinjen i QuickBooks-programfönstret från den tidpunkt då klienten skapar revisorns kopia till den punkt då klientens import ändras från revisorns kopia.