Innehållsförteckning:
Video: Importera data via Excelfiler till iScala, DEL 1 2024
Ditt första steg när du tar Excel-data från en av dessa externa källor, förutsatt att du senare ska importera data, är att först använda den andra applikationsprogram - som ett bokföringsprogram - för att exportera de analyserade data som ska analyseras till en fil.
Du har två grundläggande tillvägagångssätt tillgängliga för export av data från en annan applikation: direkt export och export till en textfil.
Direkt export
Direkt export är tillgänglig i många redovisningsprogram, eftersom revisorer älskar att använda Excel för att analysera data. Till exempel är det mest populära småföretagens bokföringsprogram i världen QuickBooks från Intuit. När du producerar en bokföringsrapport i QuickBooks innehåller rapportdokumentfönstret en knapp med etiketten Excel eller Exportera . Klicka på den här knappen, och QuickBooks visar dialogrutan Skicka rapport till Excel.
Dialogrutan Skicka rapport till Excel ger radioknappar som du anger om du vill skicka rapporten till en kommaseparerad värdesfil, till ett nytt Excel-kalkylblad eller till ett existerande Excel kalkylblad.
Om du vill skicka rapporten ( export ) till ett existerande Excel-kalkylark, måste du identifiera den här arbetsboken genom att ange arbetsbokens sökväg och filnamn i den angivna textrutan. Eller klicka på knappen Bläddra och använd dialogrutan Öppna Microsoft Excel-fil som visas (visas inte) för att identifiera mappen och arbetsboken.
Dialogrutan Exportera rapport innehåller även en avancerad knapp. Klicka på den här knappen och QuickBooks visar den avancerade dialogrutan som du kan använda för att kontrollera hur den exporterade rapporten ser ut. Till exempel får du välja vilken typsnitt, färger, avstånd och radhöjd som du vill ha. Du kan också slå på och stänga av Excel-funktioner i den nyligen skapade arbetsboken, inklusive AutoFit, Gridlines, och så vidare.
Du kan se hur QuickBooks-rapporten ser ut när den har exporterats direkt till Excel.
Okej, du kanske inte vill exportera från QuickBooks. Du kan exportera data direkt från ett databasprogram som Microsoft Access, till exempel.
Men det viktigaste du behöver veta är att applikationer som lagrar och samlar data ofta är ett bra sätt att exportera information till Excel. Förutsättningsvis fungerar vissa applikationsprogram olika, men processen är vanligtvis lite mer än att klicka på en knapp märkt Excel eller välja ett kommando som är märkt något som Exportera eller Exportera till Excel.
När du exporterar data från ett annat program är det första steget att göra lite grävning och forskning för att se om det finns ett sätt att enkelt och automatiskt exportera data till Excel.Det här faktaet bör inte ta mycket tid om du använder onlinehjälpsystemet.
Versioner av Microsoft Access upp genom och inklusive Access 2003 inkluderar en Export-kommando på Arkiv-menyn, och Access 2007 och senare versioner inkluderar ett Export-kommando på sin Microsoft Office-meny. Välj kommandot Exportera för att exportera en Access-tabell, rapport eller fråga till Excel. Välj bara rätt kommando och använd sedan dialogrutan Åtkomst visar för att ange var den exporterade informationen ska placeras.
Exportera till en textfil
När du behöver exportera data först till en textfil eftersom den andra applikationen automatiskt inte exporterar dina data till en Excel-arbetsbok, behöver du gå lite mer. Lyckligtvis är processen fortfarande ganska darn enkelt.
När du arbetar med program som inte automatiskt skapar en Excel-arbetsbok skapar du bara en textversion av en rapport som visar de data som du vill analysera.
Tricket är att du skickar rapporten till en textfil istället för att skicka rapporten till en skrivare. På så sätt blir rapporten lagrad på disken som text snarare än tryckt. Senare kan Excel enkelt importera dessa textfiler.
Se hur det fungerar mer konkret genom att följa hur processen fungerar i QuickBooks. Antag att du verkligen vill skriva ut en lista över objekt som du säljer. Det första steget är att skapa en rapport som visar den här listan. I QuickBooks producerar du denna rapport genom att välja lämpligt kommando från menyn Rapporter.
Nästa steg är att skriva ut denna rapport till en textfil. I QuickBooks klickar du på knappen Skriv ut eller väljer Arkiv → Skriv ut rapport. Med hjälp av båda metoderna visar QuickBooks dialogrutan Skriv ut rapporter.
Var uppmärksam på knapparna Skriv ut till radioknappar som visas högst upp på fliken Inställningar. QuickBooks, som många andra program, ger dig möjlighet att skriva ut din rapport antingen till en skrivare eller till en fil.
Om du senare vill importera informationen i rapporten ska du skriva ut rapporten till en fil. När det gäller QuickBooks betyder det att du väljer filknappen.
Det andra du behöver göra - om du får ett val - är att använda en avgränsare. Nedrullningslistan Fil visas som den typ av fil som QuickBooks kommer att skriva ut. Ofta kan applikationer dock skriva ut avgränsade textfiler.
Avgränsade textfiler använd standardtecken, kallade avgränsare, för att separera fält med information i rapporten. Du kan fortfarande importera en rak ASCII-textfil, men det är lättare att importera en avgränsad textfil. Om ditt andra program ger dig möjlighet att skapa avgränsade textfiler gör du det. I QuickBooks kan du skapa både kommandotgränsade filer och flikavgränsade filer.
I QuickBooks indikerar du att du vill ha en avgränsad textfil genom att välja kommandotgränsad fil eller flikavgränsad fil från listrutan Filer i dialogrutan Skriv ut rapporter.
Om du vill skriva ut rapporten som en fil klickar du bara på knappen Skriv ut i dialogrutan Skriv ut rapporter.Vanligtvis uppmanar programmet dig till ett söknamn. söknamn innehåller både text- och mappplatsen för textfilen samt namnet på filen. Du tillhandahåller denna information, och sedan producerar programmet textfilen.
