Hur man fyller i en beställning i QuickBooks 2015 - dummies

QuickBooks 2015 gör ett snabbt arbete med inköpsorder. Kanske har du låga gizmos, eller doohickeys eller något annat objekt på din produktlista, och du är redo att omordna dessa saker - oavsett vad de är. Följ dessa steg för att fylla i en PO:

1. Välj leverantörer → Skapa inköpsorder.

   Du kan också klicka på ikonen Inköpsorder på startskärmen eller klicka på området Nya transaktioner i leverantörscentret och sedan välja inköpsorder. Du ser fönstret Skapa inköpsorder. Observera att de exakta detaljerna i det här fönstret beror på hur du anpassar din PO-blankett.

2. Välj en leverantör från rullgardinsmenyn Leverantör.

   Klicka på nedåtpilen för att se en lista över dina leverantörer. Klicka på en leverantör för att se sitt namn och adress i leverantörslådan. Om du inte hittar namnet på säljaren på din lista klickar du på Lägg till ny i listan och fyller sedan i informationen om säljaren i dialogrutan Ny leverantör. Klicka på OK när du är klar med dialogrutan.

   

3. Om du spårar din inventering per klass väljer du en klass i listrutan Klass.

   Fönstret Skapa inköpsorder kanske inte har listrutan Klass. Om det inte gör det och du vill ha det måste du konfigurera QuickBooks för att spåra utgifter per klass.

   Öppna QuickBooks-filen i enkelanvändarläge som administratör. Välj sedan Redigera → Inställningar och klicka på ikonen Redovisning i listan till vänster. Slutligen markera kryssrutan Använd klassföljning och klicka sedan på OK.

4. (Valfritt) Välj en Rep, en förväntad dag och en FOB om du använder dem på din PO.

   Du kan behöva fylla i andra fält innan du kommer till produktbeskrivningar längst ner. Återigen kan dessa fält inte visas om du inte har angett att du vill ha dem på din blankett.

5. Flytta till kolumnen Item och börja skriva in de artiklar du beställer.

   Att skriva in objekten är den viktigaste delen av att skapa en PO. När du flyttar in i kolumnen Artikel, blir den till en rullgardinsmeny. Klicka på nedåtpilen för att se objektlistan. Du kan behöva bläddra till objektet som du vill ange.

   Ett snabbt sätt att bläddra till objektet är att skriva de första bokstäverna i objektnamnet. Om du skriver namnet på ett objekt som inte finns på objektlistan frågar QuickBooks om du vill ställa in det här objektet. Om så är fallet klickar du på Set Up och fyller sedan i dialogrutan Nytt objekt.

   Ange så många objekt som du vill ha i kolumnen Artikel. QuickBooks fyller i en artikelbeskrivning för dig, men du kan redigera vad som helst i kolumnen Beskrivning, om det behövs.Ange hur många av varje objekt du behöver i kolumnen Antal.

   Om du ändrar objektkostnaden, visar QuickBooks objektets kostnadsändrade dialogruta som frågar om du vill uppdatera artikelinformationen för den nya kostnaden och även om objektets standardpris ska justeras upp eller ner. Välj Ja och Nej och klicka sedan på OK för att fatta ditt beslut.

6. Om du vill fyller du i fältet Leverantörsmeddelande - men fyller definitivt in fältet Memo.

   Fältet Leverantörs Meddelande är där du sänder ett meddelande till den part som mottar din beställning. Du kan skriva, "Få mig den här grejen pronto! "

   Oavsett vad du gör, var noga med att fylla i Memo-fältet. Vad du skriver i det här fältet visas i dialogrutan Öppna inköpsorder, och den här informationen är det säkraste sättet för dig att identifiera vad denna PO är för. Skriv något meningsfullt att du kan förstå två veckor, tre veckor eller en månad från och med nu när du betalar för de artiklar du beställer.

   Överst i fönstret Skapa inköpsorder är kryssrutan Skriv ut senare, som berättar om du vill skriva ut den här posten. Om du vill skriva ut posten, kontrollera att den här kryssrutan är vald. När du har skrivit ut PO, försvinner väljaren från rutan.

7. Klicka på Skriv ut för att skriva ut PO.

   Om den här postadressen är en av många som du har fyllt i och du vill skriva ut flera på en gång, klicka på pilen under knappen Skriv ut och välj Batch i listrutan. Innan du skriver ut postadressen kan du dock klicka på nedpilen under knappen Skriv ut och välj Förhandsgranska för att se hur posten kommer att se ut när du skriver ut den.

   Du använder knappen Historik efter att du har fått de objekt du så noggrant har listat på PO. När du har tagit emot objekten och registrerat ditt kvitto berättar QuickBooks om du klickar på den här knappen när du beställde den och när du mottog den.

8. Klicka på Spara och Nytt eller Spara och Stäng för att spela in posten.

   QuickBooks sparar PO och visar ett nytt, tomt PO-fönster där du kan skriva in en annan order.