Hur man filtrerar data i Access 2016

Ibland behöver du se en grupp poster som delar ett gemensamt värde i ett fält i Access. Kanske listar de alla en viss stad, en viss jobbtitel, eller de är alla produkter som har samma kostnad. Alltid villig att hjälpa, Access innehåller ett speciellt verktyg för detta ändamål: Filter-kommandot.

Filtret använder dina kriterier och visar alla matchande poster, skapar ett miniatyrbord med endast de poster som uppfyller dina krav. Det är som en omedelbar fråga utan allt arbete och planering. Naturligtvis är det inte så flexibelt eller kraftfullt som en fråga, men det är allt du behöver när du letar efter ett ganska enkelt svar.

Filterverktyget visas i kategorin Sortera och filtrera på fliken Startsida, och du har följande alternativ för ett enkelt filter:

Filter
Val
Avancerat filter efter Form
Avancerat filter / Sortera
Växla filter

Varje typ av filter har samma grundläggande funktion, men på ett annorlunda sätt. Avancerat filter / sorteringsalternativ, som hittades genom att klicka på knappen Avancerat, öppnar ett fönster som faktiskt har du byggt upp en fråga - väljer tabeller och fält att filtrera, ställer in kriterier för det filter som ska användas när det finns specifika poster, den typen av sak.

Filter fungerar i tabeller, formulär och frågor. Även om du kan tillämpa ett filter på en rapport kan filtreringsrapporter vara en skrämmande uppgift. Naturligtvis kan det du läser här appliceras på den processen, om du vill prova det själv. Och vad du lär dig att söka på ett bord kan också tillämpas när du arbetar med frågor och blanketter.

Filtrering efter fältets innehåll

Med huvudfilterkommandot kan du filtrera dina poster så att du bara visar poster som uppfyller specifika kriterier. Antag exempelvis att du vill se alla poster för personer som bor i en viss stad. Så här gör du det:

Klicka på den lilla triangeln på fältnamnet för det fält du vill filtrera i din tabell av intresse (Stad i det här fallet).

Tillgång visar en popup-meny.

Högerklicka inte på rubriken längst upp i kolumnen (där det står Stad). Högerklicka där visas en annan popup-meny fylld med underbara saker du kan göra till den kolumnen i ditt bord.

Filtrera ett enda fält baserat på fältets poster.
Om du vill släppa bort några poster från ditt filter, ta bort sina kryssrutor i popup-menyn.

Du kan antingen
- Ta bort kontroller från enskilda poster.
  
  eller
- Ta bort markeringen Markera alla för att avmarkera alla objekt.
Avmarkera allt så att du enkelt kan kolla endast de poster vars matchande poster du vill se.Med alla inmatade poster ser du alla poster.
Placera markeringar bredvid de poster du vill använda när du konstruerar ditt filter för fältet.

Åtkomst söker i det valda fältet och visar bara de poster som uppfyller dina filterkriterier.
Klicka på OK.

Alla poster som uppfyller de angivna kriterierna (på grund av de objekt du markerade) visas. Det här kan vara flera poster, en massa poster, eller bara en.

Om du vill hoppa tillbaka och se alla ursprungliga (ofiltrerade) poster kan du antingen

Klicka på knappen Byt filter i Sortera och filtrera i bandet för att ta bort det senast använda filtret.

eller
Klicka på fältnamnets lilla triangel igen och välj Rensa filter från Fältnamn.

Om du inte kommer ihåg vilka fält du filtrerade kan du berätta för dem med den lilla traktsymbolen som visas bredvid fältnamnet i databladvisning.

Hela tabellen, full av poster, återvänder för att visa.

Filtrera genom val

Kommandot Urval är det enklaste av sorterings- och filterkommandon som ska användas. Det förutsätter att du har hittat en post som matchar dina kriterier. Genom att använda urvalet är det mycket som att fånga någon i en folkmassa och ropa: "Okej, alla som är som den här killen här, stiger upp där. "

Tänk dig att du vill hitta alla volontärer som bor i Landisville. Du kan använda urvalsfiltret på så sätt:

Klicka på fältet som har den information du vill matcha.

I det här fallet är det stadsfältet.
Bläddra igenom listan tills du hittar fältinmatningen som kommer att fungera som ett lämpligt exempel för ditt filter.
Klicka för att markera det värde du söker efter, högerklicka på cellen som innehåller urvalet och välj sedan Equals Oavsett . (I det här fallet skulle det vara Equal Landisville.) Du kan också välja cellen och klicka sedan på knappen Val på fliken Hem (i avsnittet Sortera och filtrera) för att komma åt samma lista över val.

Tillgången visar omedelbart en tabell som bara innehåller de poster som matchar ditt val.

Tillgång visar endast de poster som matchar kriterierna för val av filter efter urval.
Klicka på knappen Byt filter på verktygsfältet när du har slutat använda filtret.

Din tabell eller blankett återgår till sin vanliga display.

I det här skedet av spelet kanske du vill spara en lista över allt som matchar ditt filter. Tyvärr kommer filtrets enkelhet och användarvänlighet nu tillbaka för att hemsöka dig. För att permanent registrera din filtrerade sökning måste du skapa en fråga.

Du kan också använda filtermenyn som visar sorteringsalternativ och listan med markerade fältvärden. När du visar popup-menyn, avmarkerar du Välj allt och markerar sedan det värde du vill leta efter. Välj sedan Textfilter från samma popup-meny. Samma lista med alternativ (Lik, Inte lika, Börjar med, och så vidare) visas som en utflyttningsmeny, och du kan göra ditt val där.

Filtrera efter formulär

Du kan strama en sökning med hjälp av extra filter för att utplåna oönskade matcher, men det tar lite extra ansträngning.För ett enklare sätt att isolera en grupp av poster enligt värdena i fler än ett fält, prova Filtrera efter formulär.

Filtrera efter formulär använder mer än ett kriterium för att siktra igenom poster. På vissa sätt är det som en enkel fråga. Det är så som en fråga om att du även kan spara dina filter efter formulärkriterier som en fulländad fråga!

Anta till exempel att du behöver en lista över alla anställda i ditt företag som arbetar i en viss avdelning och har en viss titel. Du kan utföra två urvalsfilter (i fältet Avdelning och jobbtitel med hjälp av anställddatabasen som ett exempel) och skriv ner resultaten av var och en för att få din lista, eller du kan bara en söka med filter genom Form och se alla poster som uppfyller dina kriterier (baserat på deras poster i flera tabeller) i ett enda steg.

Gör så här för att använda Filter efter formulär:

På fliken Startsida, klicka på knappen Avancerat i avsnittet Sortera och filtrera.

En meny visas.
Välj Filter efter formulär från menyn.

Tabellen ersätts av en enda rad celler, en under varje fältrubrik i din tabell.
Klicka i den tomma cellen under fältnamnet för den första kolumnen som du vill filtrera.

Använd rullningsfälten för att få kolumnen på skärmen om den är avstängd till höger och kan inte ses.

Pil nedåt hoppar till den kolumn du klickar på.
- Normalt visar Access en pil nedåt bredvid det första fältet i tabellen.
- Om du tidigare använde ett Filter-kommando med tabellen lägger Access ned-pilknappen i det sista fältet du filtrerade.
  
  Filtrera efter formulär erbjuder en rutnät och listrutor för att ställa in kriterier för varje fält.
Klicka på nedpilen för att se en lista över värden som fältet innehåller.

I rullgardinsmenyn visas alla unika värden i ett fält.
I listan med värden klickar du på det värde som du vill använda i det här filtret.

Om du till exempel väljer Landisville från rullgardinsmenyn i fältet Stad, flyttas "Landisville" till kolumnen Stad. Tillgång lägger till citaten automatiskt - en mindre detalj som du måste komma ihåg!
För att lägga till ett annat filteralternativ för det valda fältet, klicka på fliken Or i nedre vänstra hörnet av tabellen.

Ett nytt filter efter formulärfönster visas och låter dig lägga till ett alternativt sökförhållande. Access erbjuder också en eller flik till nedre vänstra hörnet på displayen.

Kommandot Filtrera efter formulär tycker om att svara på enkla frågor, som "Visa mig alla de volontärer som bor i Lancaster. "Det ger också svar på mer komplexa frågor som" Visa mig alla poster som innehåller Th i fältet AvailableDays och som har Landisville i City-fältet ", och det utförs båda uppgifterna enkelt.

Begär en mer komplex fråga (som "Visa mig alla volontärer i Lancaster som gillar insamling") kräver en fråga.

Klicka på fliken Or för att ytterligare definiera kriterierna.
För varje ytterligare fält som du vill filtrera, klicka på fliken Or och upprepa steg 3 till 6.

I det här exemplet är det andra fältet som ska filtreras volontärinformation och insamling skrivet in fältets låda.
När du är klar med att ange alla kriterier för filtret, klicka på knappen Växla filter.

Tillträde hittar alla volontärer som tycker om insamling baserat på att filtrera två av bordets fält.

En slutlig tanke om filter efter formulär:

Även om du kan få lyst genom att lägga till eller söka efter ditt hjärtans innehåll, hålla reda på att din skapning blir hård på nolltid alls. Innan du går för långt , påminna dig om att frågor fungerar bättre än filter när frågorna blir komplexa.

När du slutar fitta med ditt filter, klicka på knappen Växla filter. Vid den tiden återgår ditt bord till normalt (eller åtminstone som vanligt som datatabeller någonsin kommer).

Ej filtrerad i en form

Vad gör du när du anger fel på ett fel? Eller när du bestämmer dig för att du verkligen inte vill inkludera Lancaster i ditt filter direkt efter att du klickat på Lancaster? Inget problem - kommandot Clear Grid kommer till räddning!

När du klickar på kommandot Rensa grid (finns i Sortera och filtrera sektionen Avancerad meny), rensar Access alla poster i rutan Filtrera efter formulär och ger dig en fin, ren plats för att börja om igen.

Filtrera genom att utesluta urval

Urvalsfiltret kan också användas för att utesluta vissa poster. Det här fungerar bra ibland när du vill korta gömma en massa poster som alla delar en unik egenskap (ett visst tillstånd, en stad eller en postnummer).

Så här gör du att urvalet utesluter poster för dig:

Bläddra igenom tabellen tills du hittar det värde som du vill utesluta.
Högerklicka på fältet som innehåller värdet och välj sedan Does not Equal ______ (där det tomma representerar det värde du har högerklickat) från menyn som visas.

De poster som matchar det värde du har valt kommer ur vägen så att du kan koncentrera dig på de poster som verkligen intresserar dig.

Med ett klick döljer Access alla frivilliga vars Statusfältvärde är Framtida.

Du kan också klicka på valknappen (i avsnittet Sortera och filtrera på fliken Hem) och välj Ej lika i menyn där. Du märker också Innehåller och innehåller inte kommandon. Dessa är praktiska för att dölja poster som har något gemensamt, till exempel ett visst ord eller nummer inom dem. Du kan också kombinera filter, med undantag för inte bara (till exempel) volontärer som är prospektiva, men de prospektiva volontärerna som bor i en viss stad eller stat.