Video: Arbeta med en droplist i Excel 2024
Filtreringsfunktionen i Excel 2016 gör det lätt att dölja allt i en datalista utom de poster du vill se. Om du vill filtrera datalistan till bara de poster som innehåller ett visst värde, klickar du sedan på det lämpliga fältets AutoFilter-knapp för att visa en rullgardinslista med alla poster i det fältet och välj det du vill använda som ett filter.
Excel visar bara de poster som innehåller det värde du valde i det fältet. (Alla andra poster är gömda tillfälligt.)
Om kolumnrubrikerna i din datalista inte för närvarande har filterrullknappar som visas i sina celler efter fältnamnen kan du helt enkelt lägga till dem genom att klicka på Hem → Sortera och filtrera → Filtrera eller tryck på Alt + HSF.
Till exempel i filtret filtrerade jag Employee Data List för att bara visa de poster där platsen är antingen Boston eller San Francisco genom att klicka på fältet Platsfältets AutoFilter-knapp och sedan klicka på kryssrutan (Välj alla) för att ta bort dess markering. Sedan klickade jag på kryssrutorna Boston och San Francisco för att lägga till kryssrutor för dem innan de klickade på OK. (Det är så enkelt som det.)
När du har filtrerat en datalista så att endast de poster du vill arbeta med visas kan du kopiera dessa poster till en annan del av arbetsbladet till höger om databasen (eller ännu bättre, ett annat arbetsblad i arbetsboken). Välj bara cellerna, klicka sedan på Kopiera på fliken Hem eller tryck Ctrl + C, flytta markören till den första cellen där de kopierade posterna ska visas och tryck sedan på Enter. Efter att ha kopierat de filtrerade filerna kan du sedan visa alla poster i databasen eller tillämpa ett något annorlunda filter.
Om du upptäcker att filtrering av datalistan genom att välja ett enda värde i ett listrutan Fält ger dig fler poster än vad du verkligen vill göra med, kan du ytterligare filtrera databasen genom att välja ett annat värde i listrutans andra fält. Antag att du väljer Boston som filtervärde i listrutan Platsfält och slutar med hundratals Boston-poster som visas i kalkylbladet.
För att minska antalet Boston-poster till ett hanterbart nummer, kan du välja ett värde (t.ex. Personal) i listrutan Dept-fältet för att ytterligare filtrera databasen och minska de poster du måste arbeta med på skärm.När du är färdig med att arbeta med personaldokumenten i Boston Human Resources kan du visa en annan uppsättning genom att visa listrutan Dept-fält igen och ändra filtervärdet från Human Resources till en annan avdelning, till exempel Redovisning.
När du är redo att visa alla poster i databasen igen klickar du på det filtrerade fältets AutoFilter-knapp (anges genom att ett konfilter visas på den nedrullningsbara knappen) och sedan klickar du på Rensa filtret från (följt av namnet på fältet inom parentes) nära mitten av listrutan.
Du kan tillfälligt ta bort AutoFilter-knapparna från cellerna i den övre raden i datalistan med fältnamnen och senare visa dem igen genom att klicka på knappen Filter på fliken Data eller genom att trycka på Alt + AT eller Ctrl + Shift + L.
