Om du vill filtrera flera fält i Access 2013 - dummies

Om du vill filtrera flera fält i Access 2013, är det flexibla filtret för form-funktionen det du behöver. Även om du kan tillämpa filtren på de olika fälten genom att använda flera olika tekniker, kan du med hjälp av funktionen Filtrera efter formulär definiera alla dina filter för tabellen samtidigt och sedan se resultaten. Du kan också välja flera kriterier för ett enda fält med hjälp av funktionen Filtrera efter formulär.

För att filtrera efter formulär klickar du på knappen Avancerat i gruppen Sortera och filtrera på fliken Startsida i bandet och väljer Filtrera efter formulär i rullgardinsmenyn. Åtkomst visar en form som ser ut som en enda rad i tabellen du filtrerar. Använd det här formuläret för att ange vilka kriterier du vill använda för att filtrera dina data.

filtrering via formulär i Access 2013.

När du filtrerar efter formulär kan du använda flera kriterier och du får också välja hur data filtrerar genom de kriterier du ställer in. Vill du ha en post som uppfyller alla kriterier innan den visas på skärmen, eller till exempel uppfyller bara ett kriterium för att visa posten i det filtrerade databladet? Använd följande två operatörer för att berätta för dina kriterier hur de ska agera tillsammans:

• Och : Kriterierna handlar tillsammans handsken en post måste övergå alla kriterier för att visas i det filtrerade databladet.

• Eller : En post måste bara klara ett kriterium som ska visas i det filtrerade databladet.

Du kan använda mer än två kriterier med Or och And operatörer. Sättet som du anger kriterier i formuläret definierar hur flera kriterier fungerar tillsammans. Använd fliken Sök efter och Or längst ner i formuläret, enligt följande:

• Kriterier på en enda flik fungerar som om de är anslutna till And-operatören.

• Kriterier för separata flikar fungerar som om de är anslutna av operatören Or.

För att utnyttja all denna mångsidighet, följ dessa steg för att filtrera ett datablad via formulär:

1. Klicka på knappen Avancerat i gruppen Sortera och filtrera på fliken Startsida i bandet och välj Filtrera efter formulär från droppen -menyn.

   Åtkomst visar fönstret Filtrera efter formulär, vilket ser ut som ett tomt datablad.

2. Flytta markören till ett fält för vilket du har ett kriterium.

   Om du bara vill se adresser i Pennsylvania, flytta markören till fältet State. En nedåtpil visas i fältet.

3. Klicka på nedpilen för att se posterna i fältet.

   Du kanske vill skriva in första bokstaven eller siffran i ditt kriterium för att flytta till den punkten i rullgardinsmenyn.

4. Välj det värde du vill att de filtrerade poster ska matcha.

   Tillgång visar texten som filtret letar efter inom citattecken.

   Om du inte vill matcha hela fältet men letar efter en match i en del av fältet, skriv LIKE "* -värdet som du letar efter * " (inklusive citattecken). Du skulle skriva LIKE "* new *" i fältet Stad för att hitta alla poster med nytt i stadens namn, till exempel. Asteriskerna är jokertecken som står för allt annat som kan förekomma i cellen.

5. Om du har ett kriterium för ett annat fält som måste tillämpas samtidigt som kriteriet du ställde i steg 4, upprepa steg 2-4 för det extra fältet.

   Att sätta upp kriterier för att arbeta tillsammans illustrerar And-operatörens användbarhet. Om du vill hitta adresser i San Francisco anger du fältet Stat till CA och fältet Stad till San Francisco.

6. Om du har en helt annan uppsättning regler för att filtrera poster, klickar du på fliken Or i nedre vänstra delen av fönstret Filtrera efter formulär.

   Åtkomst visar en tom filtyp genom Form-fliken. När du ställer in kriterier på mer än en flik måste en post uppfylla alla kriterier på endast en flik för att visas i det filtrerade databladet.

7. Skapa kriterierna på den andra fliken på samma sätt som du skapade de första, det vill säga klicka på fältet och välj det värde du vill matcha.

   Om du vill se alla adresser i Boston, förutom alla adresser i San Francisco, ställ in fältet State på fliken Or till MA och fältet Stad till Boston.

   När du använder en eller flik, visas en annan eller flik, så att du kan lägga till så många uppsättningar av eller kriterier som du behöver.

8. Klicka på knappen Filter i gruppen Sortera och filtrera på fliken Startsida i bandet för att se det filtrerade bordet.