Hur man filtrerar pivottabelldata i Excel 2016 - dummies

När du skapar ett nytt pivottabell, märker du att Excel 2016 automatiskt lägger till nedrullningsknapparna till Fältet Rapportfilter. Dessa filter -knappar gör att du kan filtrera alla utom vissa poster i någon av dessa fält.

Filtrera rapporten

Kanske är de viktigaste filterknapparna i ett pivottabell de som läggs till i fältet (erna) som betecknas som pivottabellen FILTERS. Genom att välja ett visst alternativ i rullgardinslistorna som bifogas en av dessa filterknappar, visas bara sammanfattningsdata för den delmängd du väljer i pivottabellen.

Detta pivottabell använder fältet Gender som fältet Rapportfilter.

Till exempel i provet pivottabellen (visas här) som använder fältet Gender från listan Employee Data som fältet Rapportfilter kan du visa summan av bara männen eller kvinnornas löner per avdelning och plats i kroppen av pivottabellen gör något av följande:

Klicka på Könfältets filterknapp och klicka sedan på M i listrutan innan du klickar på OK för att bara se totalen för mänens löner per avdelning.
Klicka på fönstret Könsfältets filterknapp och klicka sedan på F i listrutan innan du klickar på OK för att bara se summan av kvinnornas löner per avdelning.

När du senare vill återge sammanfattningen av lönerna för alla anställda, välj sedan alternativet (Alla) på listrutan Genusfält, innan du klickar på OK.

När du filtrerar fönstret Gender Report Filter på detta sätt visar Excel M eller F i fältet Gender Report Filter istället för standard (All). Programmet ersätter också standardmenyn med en konformad filterikon, vilket indikerar att fältet filtreras och endast visar några av värdena i datakällan.

Filtreringskolumn och radfält

Filterknapparna i kolumn- och radfälten som är fästa på deras etiketter gör det möjligt att filtrera poster för särskilda grupper och i vissa fall enskilda poster i datakällan. För att filtrera sammanfattningsdata i kolumnerna eller raderna i ett pivottabell, klicka på kolumn- eller radfältets filterknapp och börja med att klicka i kryssrutan för alternativet (Välj alla) högst upp i listrutan för att radera den här rutan av dess markering. Klicka sedan på kryssrutorna för alla grupper eller enskilda poster vars summerade värden du fortfarande vill visa i pivottabellen för att lägga tillbaka kryssrutor i vart och ett av sina kryssrutor. Klicka sedan på OK.

Som vid filtrering av ett rapportfilterfält ersätter Excel standardrutan för det kolumn- eller radfältet med en konformad filterikon, vilket indikerar att fältet filtreras och endast visar några av dess sammanfattande värden i pivot tabell.Om du vill visa alla värden för ett filtrerat kolumn- eller radfält måste du klicka på filterknappen och klicka sedan på (Välj alla) högst upp i listrutan. Klicka sedan på OK.

Denna figur visar provpivottabellen efter att ha filtrerat fältet Gender Report Filter till kvinnor och fältet Dept Column till Accounting, Administration och Human Resources.

Vridbordet efter filtrering av fältet Gender Report Filter och Dept Column-fältet.

Förutom att filtrera ut enskilda poster i ett pivottabell, kan du också använda alternativen på fortsättningsmenyerna för etikettfiltren och värdefiltret för att filtrera grupper av poster som inte uppfyller vissa kriterier, till exempel företagslokaler som inte t börjar med ett visst brev eller löner mellan $ 45 000 och $ 65 000.

Filtrering med skivor

Skivor i Excel 2016 gör det enkelt att filtrera innehållet i ditt svängbord i mer än ett fält. (De tillåter dig även att ansluta till fält med andra pivottabeller som du har skapat i arbetsboken.)

För att lägga till skivor i ditt pivottabell följer du bara två steg:

Klicka på en av cellerna i din pivottabell för att markera det och klicka sedan på knappen Infoga skivor som finns i filtergruppen på fliken Analysera under fliken PivotTable Tools.

Excel öppnar dialogrutan Infoga slicers med en lista över alla fält i det aktiva pivottabellen.
Markera kryssrutorna för alla fält som du vill använda vid filtrering av pivottabellen och för vilken du vill ha skivor och klicka sedan på OK.

Excel lägger sedan till skivor för varje pivottabellfält du väljer och stänger automatiskt PivotTable Fields-arbetsrutan om den är öppen vid den tiden.

När du har skapat skivor för pivottabellen kan du använda dem för att filtrera dess data genom att välja de objekt du vill visas i varje skivare. Du väljer objekt i en skivare genom att klicka på dem precis som du gör celler i ett kalkylblad - håll ner Ctrl när du klickar på obearbetade objekt och Skift för att välja en serie sekventiella objekt.

I denna figur visas provet pivottabellen efter att ha använts skivor skapade för fältet Gender, Dept och Location för att filtrera data så att endast löner för männen i Human Resources och Administration avdelningarna i Boston, Chicago och San Francisco kontorskärm.

Exempel pivottabell filtrerad med skivor skapade för fältet Gender, Dept och Location.

Eftersom skivor är Excel-grafiska objekt (om än några snygga) kan du flytta, ändra storlek och radera dem precis som du skulle ha någon annan Excel-grafik. För att ta bort en slicer från pivottabellen, klicka på den för att välja den och tryck sedan på Delete-tangenten.

Filtrering med tidslinjer

Excel 2016 erbjuder ett annat snabbt och enkelt sätt att filtrera dina data med sin tidslinjefunktion. Du kan tänka på tidslinjer som skivor som är utformade specifikt för datumfält som gör att du kan filtrera data ur ditt svängbord som inte faller inom en viss period, vilket gör att du kan se tidpunkten för trenderna i dina data.

För att skapa en tidslinje för ditt pivottabell, välj en cell i pivottabellen och klicka sedan på knappen Infoga tidslinje i filtergruppen på fliken Analysera kontextuellt under fliken PivotTable Tools på bandet. Excel visar sedan en dialogrutan Infoga tidslinjer som visar en lista med pivottabellfält som du kan använda för att skapa den nya tidslinjen. När du markerat kryssrutan för det datumfält som du vill använda i den här dialogrutan klickar du på OK.

I den här siffran visas tidslinjen som skapats för urvalet Medarbetardata genom att välja fältet Datum Hired i dialogrutan Infoga tidslinjer. Som du kan se skapade Excel en flytande datumhyrd tidslinje med år och månader avgränsad och en stapel som anger vald tidsperiod. Som standard använder tidslinjen månader som enheter, men du kan ändra det till år, kvartal eller till och med dagar genom att klicka på knappen MÅNDER och välj önskad tidsenhet.

Provpivottabellen filtreras med en tidslinje som skapats för fältet Datum Hired.

Tidslinjen används för att välja den period för vilken du vill att pivottabelldata ska visas. Provpivottabellen filtreras så att den visar lönerna per avdelning och plats för endast anställda som anställdes år 2000. Gör det genom att dra tidslinjen i datumhyrd tidslinje grafik så att den börjar den jan 2000 och sträcker sig bara upp till och med december 2000. Och för att filtrera pivottabellens löneuppgifter för andra anställningsperioder, ändra start- och stopptiderna genom att dra tidslinjen i datumhyrd tidslinje.