Hur man hittar data i Access 2016 - dummies

När du vill spåra en viss post just nu, skapar en fråga för jobbet är överkill. Lyckligtvis har Access 2016 ett väldigt enkelt sätt att hitta en specifik del av data i projektets tabeller och formulär: Find-kommandot.

Sök hittas - stor överraskning här - i avsnittet Sök i fliken Hem, åtföljd av en kikare-ikon. Du kan också komma till Sök genom att trycka på Ctrl + F för att öppna dialogrutan Sök.

Även om kommandot Hitta är ganska enkelt att använda, känner det sig lite kraftfullare, och om du är en Word- eller Excel-användare, hittar du tricken som är användbara i de programmen också, eftersom kommandot Sök är en funktion för hela kontoret.

Hitta något snabbt

Använd kommandot Hitta är en mycket enkel uppgift. Så här fungerar det:

Öppna tabellen eller blanketten du vill söka.

Observera att kommandot Sök fungerar i datablad och med Access-formulär och blir tillgängligt så snart en tabell eller form öppnas.
Klicka i fältet som du vill söka.

Kommandot Sök söker i det aktuella fältet i alla poster i tabellen, så se till att klicka på rätt fält innan du börjar Sökprocessen. Åtkomst bryr sig inte om vilken post du klickar på. så länge du är på en post i rätt fält, vet Access exakt vilket fält du vill hitta i.
Starta kommandot Sök.

Du kan antingen klicka på Sök-knappen i fönstret Sök på fliken Hem eller trycka på Ctrl + F.

Dialogrutan Sök och ersätt öppnas, redo att tjäna dig.
Skriv texten du letar efter i rutan Sök vad.

Ta en stund för att kontrollera din stavning innan du börjar sökningen. Åtkomst är ganska smart, men det är inte tillräckligt starkt för att räkna ut att du faktiskt menade rörmokare när du skrev plumer.

Dialogrutan Sök och ersätt.
Klicka på Sök efter för att köra din sökning.
- Om de uppgifter du söker är i det aktiva fältet, spårar kommandot Direkt ner genast den rekord du vill ha.
  
  Den cell som innehåller data du söker är markerad.
  
  Vad händer om den första posten som Access hittar inte är den du letar efter? Antag att du vill ha den andra, tredje eller fjortonde John Smith i tabellen? Inga problem; Det är därför som dialogrutan Sök och ersätt har en Find Next-knapp. Fortsätt klicka på Sök nästa tills Access antingen fungerar ned till den post som du vill eller berättar att det ger upp sökningen.
- Om Finn inte hittar något, beklagar det sitt misslyckande i en liten dialogruta, tillsammans med det här ledsna uttalandet:
  
  Microsoft Access slutade söka efter posterna.Sökningen hittades inte.

Om Sök inte hittade det du letade efter har du ett par alternativ:

Du kan ge upp genom att klicka på OK i den lilla dialogrutan så att den går bort.
Du kan kontrollera sökningen och försöka igen (du måste fortfarande klicka på OK för att bli av med snabb dialogrutan). Här är saker att kontrollera efter när du är tillbaka i dialogrutan Sök och ersätt:
- Kontrollera att du klickade i rätt fält och stavade allt rätt i rutan Sök vad.
  
  Du kan också kolla de speciella sökalternativen för att se om en av dem bråkar upp din sökning.
- Om du slutade ändra stavningen eller alternativen klickar du på Hitta nästa igen.

Förskjutning Hitta till hög växel

Ibland behöver du bara skriva in de data du behöver i rutan Hitta vad som inte ger de resultat du behöver:

Du hittar för många poster (och slutar med att klicka på knappen Sök nästa gång i slutänden för att komma till den enda posten du vill ha).
De poster som matchar är inte de du vill ha.

Det bästa sättet att minska antalet felaktiga matcher är att lägga till mer information i sökningen, vilket kommer att minska antalet matchningar och kanske bara ge dig den enda posten du behöver hitta.

Tillgång erbjuder flera verktyg för finjustering av en Find. För att använda dem, öppna dialogrutan Sök och ersätt med

Klicka på Sök-knappen på fliken Startsida

eller
Tryck på Ctrl + F

Om kommandot Hitta inte fungerar som du tror det bör kontrollera följande alternativ. Odds är att minst en av dessa alternativ är inställda på uteslut vad du letar efter.

Look In

Som standard söker Access endast efter matchningar i fältet aktuellt - vilket fält du klickade in innan du startade kommandot Sök. För att berätta Tillgång för att söka hela tabellen istället, välj Aktuellt dokument från listrutan Titta i.

För att söka i hela tabellen, ändra Look In.

Match

Alternativen är följande:

En del av fältet: Tillåter en match var som helst i ett fält (hitta Richard, Ulrich, och Livsstilar i Rich and Famous ). Detta är standardvärdet.
Hela fältet: Det krävs att söktermerna (vad du skriver i rutan Sök vad) är hela fältvärdet. Så Rich hittar inte Ulrich , Richlieu , Richard eller Richmond . Den hittar bara Rich.
Start av fält: Känner bara till de matchningar som börjar från början av fältet. Så Rich finner Richmond, men inte Ulrich.

Med det här alternativet kan du bara ange en del av ett namn, särskilt om du bara känner till början på ett namn eller början på en adress.

För att ändra matchningsinställningen klickar du på nedpilen bredvid fältet Match och väljer sedan på rullgardinsmenyn som visas.

Använd matchalternativet.

Sök

Om du hittar för många matchningar, försök begränsa din sökning till en viss del av tabellen med hjälp av sökalternativet. Sökning berättar att kommandot Sök ska se antingen

Vid alla poster i tabellen (standardinställningen)

eller
Upp eller ner från aktuell post

Klicka på en post halvvägs genom bordet och sedan berätta Tillgång till sökning Ned därifrån begränsar din sökning till den nedre delen av tabellen.

Finjustera dina sökinställningar genom att klicka på nedpilen bredvid sökrutan och välja lämpligt erbjudande i rullgardinsmenyn.

Matchfall

Markera kryssrutan Matchcase, så att termen du söker efter är exakt samma som det värde som lagras i databasen, inklusive samma stora bokstäver och små bokstäver.

Det här fungerar väldigt bra om du söker efter ett namn, snarare än bara ett ord, så att Rich Custard topping inte hittas när du söker efter (kapital R ) Rich i hela tabellen.

Sökfält som formaterad

Det här alternativet anger åtkomst för att titta på den formaterade versionen av fältet istället för den faktiska data du skrev. Med "formaterad" betyder detta med formatering som tillämpas på innehållet - tal formaterade som procentandelar, datum som korta datum vs mellandatum, och så vidare.

Begränsa sökningen på det här sättet är praktiskt när du söker efter datum, lagringsenhets-ID eller något annat fält med ganska specialiserad formatering.

Slå på sökfält som formaterad genom att klicka i kryssrutan bredvid den.

Denna inställning fungerar inte med Match Case, så om Match-fallet är markerat, visas sökfält som formaterade dämpade. I så fall avmarkera kryssrutan för att ta tillbaka sökfältet som formaterat.

För det mesta gör detta alternativ inte stor skillnad. Faktum är att den enda gången du förmodligen bryr dig om det här alternativet Sök är när (eller om) du söker många mycket formaterade fält.