Hur man implementerar ett enkelt ABC-system i QuickBooks - dummies

Allt du gör för att implementera ett enkelt aktivitetsbaserat kostnadssystem i QuickBooks är vad du gör just nu. Med andra ord, fortsätt att spåra dina driftskostnader genom att använda ett bra, anständigt kontoplan. Det är 90 procent av slaget.

Du måste också ta hand om bara en eller två mindre extra saker. Först aktiverar du funktionen QuickBooks Class Tracking. Klassuppföljning låter dig kategorisera inkomst- och kostnadstransaktioner som faller inte bara i inkomst- och kostnadskonton utan även i särskilda klasser.

För det andra, när du registrerar en kostnad identifierar du också den klass som kostnaden faller i. Använda klasser som motsvarar dina aktiviteter - ja, du kan se att det är allt som krävs, eller hur?

Du kan göra ABC väldigt komplicerat. Dessutom, om du går ut och hyr en extern konsult - någon som vill debitera dig tusentals eller till och med tiotusentals dollar för att skapa ett av dessa system - kan du sluta med något som är väldigt mycket kraftfullt och väldigt mycket komplicerad.

Men det är inte så att ABC-system behöver vara så komplicerat, särskilt om du bara vill ha bättre fördelning av dina allmänna kostnader än ett system för att titta på kostnadsdrivrutinerna eller aktiviteterna som omfattar dina allmänna kostnader. ABC kan vara ganska enkelt. Detta gäller särskilt i ett litet eller medelstort företag. Faktum är att du förmodligen kan implementera ett bra, förstklassigt ABC-system genom att följa följande fyra steg:

1. Titta på dina allmänna kostnader.

   Kontrollera att du har tillräckligt med kostnader för att vara oroande. Om du är i affärer med stora feta marginaler och mycket låga kostnader, kan ABC inte ge någon mening för dig. Det inkrementella värdet som du uppnår genom att fördela överhead mer exakt kan vara enbart en manifestation av en tvångssyndrom i stället för god redovisning.

2. Identifiera den stora overheadkostnaden.

   Du måste göra detta om du bestämmer dig för att du vill fördela en del eller en massa överkostnader via ett ABC-tillvägagångssätt. Spendera inte tid på att noggrant fördela några öre-ante belopp (såvida de inte är enkla att fördela de som kan göras samtidigt som det större projektet).

   Gå till det största banget du kan få för pengarna. Skapa ett ABC-system som allokerar, med en minimal mängd ansträngningar, en stor del av din overhead. Bli inte för pedantisk.

3. Identifiera de huvudsakliga aktiviteterna som utnyttjar de allmänna kostnaderna.

   I det enkla exemplet på den imaginära snabbkorgen har du bara en enda aktivitet: betjäna en kund.Du kommer säkert att ha fler aktiviteter än det. Men du behöver inte skapa en lista med 80 aktiviteter.

   Identifiera de stora aktiviteterna som gör det möjligt för dig att fördela dina kostnader. Ju färre aktiviteter du kan använda för att göra detta, desto lättare blir din redovisning. Hitta en handfull aktiviteter som låter dig ange rättvist och noggrant fördelar till produktlinjer. Det är den stora bilden.

4. Spåra verksamheten till produkter genom att använda lämpliga åtgärder.

   När du har identifierat den handfulla verksamheten som låter dig koppla samman allmänna kostnader till produkter, var noga med att använda lämplig åtgärd - även känd som en kostnadsdrivare - för att binda överkostnaderna till produktlinjerna eller serviceledningarna.

   I exemplet på affären med varma hundar, behövde en enda kostnad - hyra - inte ens en kostnadsdrivare. Förbrukningsutgiften behövde inte heller en kostnadsförare eftersom du kunde fördela den kostnaden genom enkel observation.

   Lönekostnaden krävde en mer sofistikerad läroboks tillvägagångssätt för tilldelning. För att fördela lönekostnaden skapade du en aktivitet som heter betjänar kunden och tilldelade sedan den aktivitetens kostnad baserat på antalet steg som varje produktlinje krävde.

Ett ABC-system är ett verktyg som du kan använda för att hantera dina allmänna kostnader och lönsamheten hos de produkter eller tjänster som du säljer. I praktiken vill du fokusera på de stora overheadkostnaderna och i slutändan är allt du verkligen vill ha ett ABC-system som producerar användbara siffror - siffror som hjälper dig att tänka på ditt företag tydligare och kreativt.