Hur man importerar data till Access 2016 - dummies

Om du vill ha databasen där du lägger upp data till ersätt källan i Access 2016, då importera. Detta är alternativet för dig om du skapar en Access-databas för att ersätta ett gammalt kalkylblad som inte längre uppfyller dina behov. Importera även om källdata levereras av en extern leverantör i ett annat format än ett Access-format.

Till exempel, anta att du mottar kontantregistreringsförsäljningsdata från en extern leverantör varje månad i kalkylbladformat. Åtkomst är ett utmärkt verktyg för rapportering, så du kan importera data till Access och använda rapporteringsverktygen för att generera dina rapporter.

Här är stegen för att importera eller koppla datakällor till din Access-databas:

1 Öppna Access-databasen som håller den importerade dataen.

Du ska se fliken Externa data.

2 Klicka på fliken Externa data på bandet.

Knappen Import och länk visas på bandet.

Varje knapp är ansluten till en guide som går igenom processen:

Vanliga filformat som Excel eller Text (märkt som Textfil) har egna specifika knappar.

Du hittar de mindre vanliga filformat med knappen Mer.

3Klicka på knappen som matchar ditt filformat.

En dialogruta för extern data som är specifik för det valda filformatet visas på skärmen.

4 Använd Browse-knappen för att välja den datakälla som du vill importera eller länka till Access.

Vanligtvis är det här en fil. Det kan också vara en SharePoint-webbplats eller en Outlook-mapp.

Om du inte skriver filnamn klickar du på knappen Bläddra för att hitta filen.

5Välj metoden för datalagring.

Här berättar du om Åtkomst om du vill importera eller länka data. Du kan länka till alla filformat utom XML.

6Följ de återstående stegen i dialogrutan Få externa data.

Från det här steget beror stegen på vilket dataformat du importerar. Följ anvisningarna noggrant. Det värsta som kan hända är att du får ett importerat (eller länkt) bord fullt av gibberish. Om du gör det, kontrollera källfilens format.

Om källan exempelvis är en textfil och du får gibberish, kan du behöva bekräfta att textfilen sparades som en avgränsad -fil (med ett tecken - t.ex. ett kommatecken - placeras mellan fält). Det är också möjligt att källfilen inte är i rätt format (till exempel kan du tro att det är ett Excel-kalkylblad men det är inte).

Om du förväntar dig att importera eller länka till den här typen av filer, klickar du ofta på kryssrutan Spara importsteg.(Kryssrutan kommer att finnas på guidens sista skärm.) När du markerat rutan kommer du att bli ombedd att ange ett namn för din import.

7 Fliken Externa data: Importeringsgrupp på bandet innehåller en knapp som heter Sparade import. Du kan använda den här knappen för att ringa upp sparad import och köra dem så ofta du vill.

Datakällor måste förbli i sina ursprungliga platser med sina ursprungliga namn för att återställa en sparad import.