Microsoft importerar uppdrag från Microsoft Outlook - dummies

Microsoft ger en användarvänlig importfunktion som överför de uppgifter du skapar i Outlook till Project 2013. När du har börjat tänka på vad som måste uppnås i ett projekt, uppdrag börjar likna avelskaniner; vad som kan börja som en serie enkla att göra uppgifter i Outlook blir ofta ett fullfjädrad projekt. Det är där importen kommer in.

Funktionen Import Outlook Tasks är i huvudsak en importkarta som är förinställd för att fungera med Outlook-aktivitetsfält. Följ dessa steg för att importera Outlook-uppgifter till Project:

1. Öppna planen som du vill infoga uppgifter i eller öppna ett nytt projekt (välj Arkiv → Ny, klicka på Blankprojekt och klicka på Skapa).

2. Klicka på Aktivitetsfliken på bandet, klicka på den nedre delen (med nedpilen) på Uppgiftsknappen i Insert-gruppen och klicka på Importera Outlook-uppgifter.

3. Om ett varningsmeddelande för Microsoft Outlook visas, klicka på Tillåt.

   Dialogrutan Importera Outlook-uppgifter visas.

   

4. Markera kryssrutan bredvid varje uppgift du vill importera, eller klicka på knappen Välj alla för att importera alla Outlook-uppgifter.

   Som standard lagrar Outlook uppgifter i mappen Uppgifter. Markera kryssrutan Mapp: Uppgifter är ett annat sätt att välja alla uppgifter i Outlook.

5. Klicka på OK-knappen.

   Uppgifterna importeras och visas sedan i slutet av listan över uppgifter med ändringsmarkering som tillämpas.

När du importerar en uppgift från Outlook importeras även namn, varaktighet och anteckningar (om några). Om en uppgift i Outlook inte har någon varaktighet, och du har ställt in Auto Schedule som projektuppgiftsläge, skapar Project uppgiften med en beräknad tidsram för en dag.

Infoga hyperlänkar

Du kan infoga hyperlänkar i en projektbeskrivning, vilket ger ett praktiskt sätt att snabbt öppna ett annat projekt, en annan fil av vilken typ som helst eller en webbsida.

Du kan infoga en hyperlänk och skapa en uppgift som du kan använda för att representera tidpunkten eller kostnaderna för ett annat projekt eller delprojekt i planen eftersom tid och kostnadsinformation inte transporteras från det hyperlänkade projektet. Hyperlänkar används oftare för att länka till dokumentation för en befintlig uppgift, såsom teknisk dokumentation, antaganden eller extern information.

För att infoga en hyperlänk till en annan i projektet, följ dessa steg:

1. Skriv namnet på den nya uppgiften i en tom uppgiftsnamncell.

2. Högerklicka på den nya uppgiftsnamncellen där du vill att den hyperlänkade uppgiften ska visas.

3. Välj hyperlänk.

   Dialogrutan Infoga hyperlänk visas.

   

4. I rutan Text to Display skriver du texten som ska visas för hyperlänken.

   Kontrollera att denna text tydligt anger vilken information som sammanfattas.

5. Klicka på ikonen Existerande fil eller webbsidan i länken Till-området.

   Du kan länka till ett dokument av vilken typ som helst eller till en webbsida.

6. I listan Sök efter, leta reda på och välj den fil som du vill infoga en hyperlänk till.

7. Klicka på OK-knappen.

   Länktexten infogas, och en hyperlänk symbol visas i indikatorfältet. Du kan helt enkelt klicka på länksymbolen för att öppna den andra filen.

Infoga ett projekt i ett annat

Du kan också infoga uppgifter från ett projekt till ett annat. Du gör det genom att lägga in ett helt, befintligt projekt i ett annat projekt. Projektet som sätts in är ett delprojekt. Denna metod är användbar när olika projektteamanter hanterar olika faser av ett större projekt.

Möjligheten att montera delprojekt på ett ställe gör att du kan skapa ett huvudschema där du kan se på alla delar av ett större och mer komplext projekt på ett och samma ställe.

Om du lägger in flera delprojekt skapar du en pool av resurser som du gör tillgänglig för alla delprojekt för konsekvent resursuppgift.

Följ dessa steg för att infoga en annan projektfil i schemat:

1. I Gantt-diagramvyn väljer du uppgiften i arbetslistan ovanför vilken du vill att det andra projektet ska införas.

2. Välj Projekt → Delprojekt.

   Kommandot Delprojekt finns i Insert-gruppen.

   

3. Använd navigationsrutan och fillistan, leta reda på filen du vill infoga och klicka på den för att välja den.

4. Om du vill länka till den andra filen så att eventuella uppdateringar av det återspeglas i kopian av projektet du lägger in, se till att kryssrutan Länk till projekt är markerad.

5. Klicka på Infoga-knappen för att infoga filen.

   Det infogade projektet visas ovanför den uppgift du valde när du började inläggsprocessen.

Det inbyggda projektets högsta uppgift visas på nivån av den uppgift du valde när du satt in projektet, med alla andra uppgifter under det i kontureringsordningen. Om du behöver, använd verktygen Outdent och Indent på verktygsfältet Formatering för att placera de angivna uppgifterna på lämplig nivå i projektet.