Hur man lägger in sammanslagningsfält i Office 2016 - dummies

Om du sammanfogar e-postlistor i Microsoft Office 2016 måste du infoga fält där du vill att anpassningen ska vara. Först placera inläggspunkten på lämpligt sätt:

• För bokstäver, klicka där du vill att sammanslagningskoden ska visas. Du kommer att vilja ha mottagarens namn och adress nära toppen av dokumentet, strax under datumet. Du kanske också vill ha en hälsning (Kära namn ). Du kanske vill ha annan anpassning, till exempel en omtale av personens stad eller stat i en kroppsavdelning.

• För e-postmeddelanden, klicka där du vill att den första anpassningen ska visas. Det finns ingen vanlig placering för personuppgifter i e-postmeddelanden som om det finns en företagsbokstav.

• För kuvert placerar du infogningspunkten i den tomma textrutan i mitten av etiketten.

• För etiketter, placera insättningspunkten i tabellen till höger till höger. Om du inte ser ett bord väljer du Tabellverktyg Layout → Visa gridlinjer.

• För en katalog, klicka där du vill att sammanslagningskoden ska visas. Om du vill att vissa separatorer ska visas mellan poster, skapa det (t.ex. en horisontell linje eller en tom linje) och flytta sedan infogningspunkten ovanför den separatorn.

När du har placerat inmatningspunkten är du redo att infoga sammanslagningskoden. För att förenkla processen med att infoga fält erbjuder Word två speciella sammanslagningskoder som du kan använda:

• Adressblocket anger alla fält som behövs för att skapa ett korrekt formaterat adressblock, inklusive mellanslag och punktbrott mellan dem, något liknande:

  Amy Jones

  3855 W. Main St.

  Arcadia, IN 46958

• Hälsokort infogar en hälsning som Kära följt av mottagarens namn. När du sätter in hälsningslinjen kan du välja om du ska använda förnamn, efternamn eller båda. Det kan se ut så här:

  Kära Ms Jones:

  Du kan också infoga enskilda fältfält. Till exempel kan du nämna personens stad i en paragraf så här:

  Till och med 30 juni erbjuder vår butik i Indianapolis 20% rabatt på alla clearingalternativ.

Lägg in ett adressblock

För att infoga ett adressblock (till exempel på ett kuvert eller etikett eller överst på ett brev), följ dessa steg:

1. Klicka på Adressblock på fliken Mailingar.

2. Välj det format där personens namn ska visas.

3. Om du inte vill att företagsnamnet (om någon) ska visas, klicka på kryssrutan Infoga företagsnamn.

4. Ange hur adresser utanför landets standard ska visas.

5. Kontrollera förhandsvisningen så att adressblocket visas som förväntat.

   Om adressförhandsgranskningen inte ser rätt ut, klicka på Matchfält och använd dialogrutan som visas för att matcha fälten från fusionsdatafilen med fälten som används för adressblocket.

6. Klicka på OK för att infoga koden.

   

   Ange alternativ för adressblocket.

Adressblockskoden visas i dokumentet med dubbla vinkelbeslag runt den, så här: <>.

Korrigera avståndsproblemet på adressblock

Ett problem med standardadressblocket är att det lämnar för mycket vertikalt utrymme mellan linjerna, på grund av standardparametern. (Varje rad i adressblocket är en separat punkt.) För att se detta själv väljer du Mailings → Förhandsgranska resultat. Upprepa det här kommandot för att stänga av förhandsvisningen.

Gör så här för att åtgärda problemet:

1. Välj <> -koden.

2. På fliken Hem klickar du på knappen Linje och punktavstånd för att öppna menyn.

3. Klicka på Ta bort utrymme efter stycke.

   

   Ta bort extra utrymme efter punkter i adressblocket.

Lägg in en hälsningslinje

För att infoga en hälsningslinje, följ dessa steg:

1. På fliken Meddelanden klickar du på Hälsokort.

2. Använd rullgardinsmenyn i avsnittet Hälsokortformat för att ange hur hälsningen kommer att visas.

3. Ange en hälsningslinje för ogiltiga mottagarnamn (till exempel en post där inget mottagarnamn anges).

4. Kontrollera förhandsgranskningsområdet för att se till att hälsningslinjen är som du vill ha den.

   • Du kan klicka på Nästa för att flytta igenom alla poster för att kontrollera var och en.

   • Om fälten inte matchar, klicka på Matchfält och ange vilka fält från datalistan som ska ingå i hälsningen.

5. Klicka på OK.

   

   Ange inställningarna för hälsningslinjen.

Infoga ett individuellt fältfält

För att infoga ett enskilt fält, följ dessa steg:

1. På fliken Mailingar, klicka på pilen på knappen Infoga sammanslagningsfält, öppna en meny.

2. Klicka på önskat fält för att infoga.

   

   Välj ett enskilt fält att infoga.

Här är en alternativ metod. Du kan klicka på ansiktet på knappen Infoga sammanslagningsfält (den grafiska delen, inte texten och pilen nedanför) för att öppna dialogrutan Infoga sammanslagningsfält. Därifrån kan du välja ett fält och klicka på Infoga.