Hur man fakturerar en kund i QuickBooks 2014 - dummies

För att fakturera en kund i QuickBooks använder du fönstret Skapa fakturor för att identifiera kunden och ange det belopp som kunden är skyldig.

1 För att visa fönstret Skapa fakturor, välj kommandot Kunder → Skapa fakturor.

När du gör visar QuickBooks ett fönstret Skapa fakturor. Observera dock att fönstret Skapa fakturor du ser kanske inte ser ut som den som visas. Du kan använda mer än en typ av fakturaform. Du kan också välja att anpassa en fakturaform så att den passar dina företagsbehov.

2Identifiera kunden och i förekommande fall jobbet.

För att göra detta, välj kund- eller kund- och jobbkombinationen från listrutan Kund: Job. Oroa dig inte för det här jobbet ?? företag om du inte är bekant med den.

Du måste identifiera den specifika kunden du fakturerar genom att välja den kunden från kundlistan. Om kunden är en ny kund som du ännu inte har fakturerat eller beskrivit i kundlistan, ange ett kort namn på kunden - till exempel en förkortning av kundens företagsnamn - i kundlistan.

QuickBooks indikerar sedan att kunden ännu inte finns i kundlistan och frågar om du vill lägga till kunden; ange att du gör det. När du uppmanas lämna den kundinformation som QuickBooks begär.

Du kan också klassificera en faktura som passande till en viss kategori med hjälp av rullgardinsmenyn Klass. Oroa dig inte vid denna punkt om att använda klassföljning.

3 Bekräfta eller ge ny fakturahuvudinformation.

När du har identifierat kunden fyller QuickBooks ut datum, faktura, räkning till och eventuellt fältet Ship to. Du behöver nog inte ändra någon av dessa uppgifter. Du bör granska informationen som visas i dessa rutor för att se till att den är korrekt.

Du skulle till exempel inte fakturera någon om du inte redan har skickat produkten eller tillhandahållit tjänsten. Därför bör du förmodligen bekräfta att fakturadatumet följer leveransdatumet eller leveransdatumet. Du kanske också vill bekräfta att Ship To-adressen är korrekt.

4Läsa eller bekräfta fakturafältets information.

Fakturor inkluderar fältinformation som registrerar objekt som inköpsordernummer, betalningsvillkor, leveransdatum och leveransmetod. Du bör se till att allt som QuickBooks visar i dessa textrutor är korrekt.

Om en kund har angett ett inköpsordernummer, skriv till exempel det här beställningsnummeret i rutan P.O. Nummer. Bekräfta att betalningsvillkoren i rutan Villkor är korrekta.Bekräfta att datumet som visas i fältet Fartyg är korrekt.

Inte alla dessa fält måste fyllas för varje faktura, men du vill lämna all information som gör det enklare för en kund att betala en faktura, binda en faktura till sina inköpsuppgifter och ta reda på hur och när ett objekt skickas.

5 Beskriv de sålda artiklarna.

Hur kolumnområdet på fakturan ser ut, beror verkligen på om du säljer produkter eller tjänster. Figuren visar kolumnområdet för produkter. Kolumnerna för en tjänst ser enklare ut eftersom du inte ger mycket information när du beskriver serviceobjekt.

I kolumnerna vill du beskriva varje objekt - varje produkt eller tjänst - för vilken fakturaräkning. För att göra detta använder du en enda rad för varje objekt. Det första objektet du vill betala för går sedan i rad 1 i kolumnerna.

För varje objekt anger du den beställda kvantiteten, koden för varan och ett pris eller pris. QuickBooks hämtar en objektbeskrivning från din produktlista och placerar dessa data i kolumnen Beskrivning. QuickBooks beräknar också det belopp som faktureras för objektet genom att multiplicera kvantiteten efter pris eller pris.

Du kan dock redigera både fältet Beskrivning och Belopp. Om du ändrar fältet Mängd, räknar QuickBooks om priset för varje fält genom att dividera mängden med kvantiteten.

Ange extra rader för att ange ytterligare poster i fakturan. Varje objekt som du vill betala för - varje objekt som ska visas som en separat avgift på fakturan - visas som en rad i kolumnerna. Om du vill fakturera en kund för en viss produkt används en rad i kolumnerområdet på fakturan för den produkten.

Om du vill debitera en kund för frakt, beskriver en linje i fakturaområdet den fraktkostnaden. Om du vill fakturera en kund för moms, visar en rad eller kolumn i kolumnerna igen att momsbeloppet.

6Använd kundfältet längst ner i fönstret Skapa fakturor för att tillhandahålla ett kundmeddelande som visas längst ner på fakturan.

Om du har skapat en anpassad fakturaformatmall som innehåller annan information om sidfot, visas dessa sidfält längst ner i fönstret Skapa fakturor. Du kan använda dem för att samla in och överföra ytterligare sidfotinformation.

7 Klicka på knappen Spara och stäng eller Spara och Ny om du vill spara din faktura.

Klicka på Spara och Stäng-knappen om du vill spara fakturan och stäng fönstret Skapa fakturor. Klicka på Spara och Ny om du vill spara fakturan och ange en annan faktura i den tomma versionen av fönstret Skapa fakturor.

Klicka på fliken Skicka / sänd och sedan antingen FedEx eller UPS-knappen för att starta fönstret QuickBooks Shipping Manager, så att du kan automatisera några av stegen i fraktpaket med Federal Express eller United Parcel Service (UPS). Första gången du börjar fraktchefen måste du göra lite installationsarbete.

För att bläddra igenom fakturor som du redan har skapat klickar du på Föregående och Nästa.Eller klicka på Sök-knappen och använd dialogrutan Sök fakturor för att beskriva fakturan som du vill hitta.