Hur man håller sopor ur din åtkomstdatabas - dummies

Del av Access 2010 Allt-i-ett-för-Dummies Cheat Sheet < Om data som går in i din databas via tabeller och formulär är skräp, så kommer eventuella utdata eller analyser som du gör med frågor och rapporter att ge dig också skräp. Lyckligtvis erbjuder Access massor av verktyg som hjälper dig att se till att data som går i varje fält är de data som ska gå i det fältet. Du hittar många av verktygen för att hålla skräp i tabelldesign-vy:

Datatyp

• : Använd rätt datatyp för att förhindra att data av fel typ skrivs in. Fältstorlek: Begränsar antalet tecken. Om du till exempel vet att ett fält aldrig får överstiga fyra tecken, ställa in fältstorleken till 4 tecken.

• Format: Gör datan ser rätt ut. Du kan till exempel ändra text till alla kepsar eller små bokstäver. Inmatningsmaskar, till exempel, arbetar med fältegenskapen Format.

• Inmatningsmask

• : En ingångsmask begränsar informationen som tillåts i ett fält genom att ange vilka tecken du kan skriva in. Använd en inmatningsmask när du vet vilken form dataen ska ta - till exempel om ett ordernummer har två bokstäver följt av fyra siffror. Telefonnummer och postnummer är andra exempel på fält där ingångsmaskar är användbara. Standardvärde

• : Definierar ett värde som visas som standard om inget annat värde anges. Standardvärdet visas i fältet tills ett annat värde anges.

  Fält- eller postvalideringsregel

• : En regel som data måste övergå innan den skrivs in. Den här egenskapen fungerar med egenskapsregeln Validation Text. Obligatorisk

• : Anger att fältet måste ha ett värde för att du ska kunna spara posten. När inget värde anges, skapar Access inte en ny post när Tab eller Enter trycks in, och knappen Ny inspelning är gråtonad. Tillåt nolllängd

• : Anger om en nolllängdspost som "" (citat utan mellanslag mellan dem) är tillåten (endast för fält Text, Memo och Hyperlink). Ett fält med noll längd gör att du kan differentiera mellan information som inte existerar och ett nullvärde (tomt) som är okänt eller inte har angivits. När det här alternativet är inställt tillåter det en sträng med noll längd i ett obligatoriskt fält. Du kanske vill använda en inmatningsmask för att få ett nolllängdfält att se annorlunda ut än ett nollvärde när båda är tillåtna. Indexed: När du väljer att indexera ett fält kan du ange att inga dubbla värden är tillåtna i fältet. Den här egenskapen är också tillgänglig från databladvy - det är en kryssruta på fliken Datasheet i bandet.

• Sökfält

• : Tillåt användaren att välja ett värde för ett fält som är lagrat i ett annat fält. Detta eliminerar många stavfel och standardiserar alternativen för fältet. Använd sökguiden för att skapa ett sökfält.