Hur du håller dina QuickBooks 2016 data konfidentiella - dummies

Eftersom informationen du har i QuickBooks 2016 är privat, din första oro för att administrera ett QuickBooks bokföringssystem är att hålla dina uppgifter konfidentiella. Redovisningsdata är ofta konfidentiell information. Din QuickBooks-data visar hur mycket pengar du har i banken, vad du är skyldig i fordringsägare, och hur mycket (eller hur lite!) Vinst som ditt företag producerar.

Du har två kompletterande metoder för att hålla dina QuickBooks-data konfidentiella. Den första metoden för att upprätthålla sekretess beror på säkerhetsfunktionerna som är inbyggda i Microsoft Windows. Den andra metoden är beroende av QuickBooks säkerhetsfunktioner.

Använda Windows-säkerhet

Du kan använda den säkerhet som tillhandahålls av Microsoft Windows för att begränsa åtkomst till en fil - antingen en programfil eller en datafil - till specifika användare. Det innebär att du kan använda Windows-säkerhetsnivå för att säga vem som kan och kan inte använda QuickBooks-programmet eller få tillgång till QuickBooks-datafilen.

Om du redan använder Windows-säkerhet, vet du (eller någon på ditt kontor) hur du använder verktyget för att förhindra obehörig åtkomst till (eller använd av) programfiler och datafiler. För att använda Windows-säkerhetsnivå för QuickBooks kan du helt enkelt tillämpa din befintliga allmänna kunskap i QuickBooks-programfilen eller QuickBooks-datafilen.

Om du inte redan använder säkerhetsnivå på Windows-nivå behöver du inte bry dig om att lära sig Windows komplicerade säkerhetssystem. Du kan använda enklare QuickBooks-säkerhet.

Använda QuickBooks-säkerhet

Du kan skydda konfidentialiteten hos dina QuickBooks-data genom att tilldela ett lösenord till en QuickBooks företagsdatafil. Du kan göra det under QuickBooks installationsprocess. Du kan också skapa ett lösenord genom att välja kommandot Company → Change Your Password. När du väljer det här kommandot, visar QuickBooks dialogrutan Ändra QuickBooks lösenord.

Dialogrutan Ändra QuickBooks Lösenord.

För att skapa ett lösenord anger du helt enkelt samma lösenord i både textrutan Nytt lösenord och textrutan Bekräfta nytt lösenord. Observera att ditt lösenord är associerat med användarnamnet Admin (som står för administratör ). Om du ännu inte har skapat ett lösenord har du inget gammalt lösenord, så du får inte se ett textrutor med gamla lösenord. Om du arbetar med ett administratörslösenord måste du också ge en utmaningsfråga och svara. (Detta låter dig återställa din åtkomst till din QuickBooks-fil om du glömmer administratörslösenordet.)

Självklart vill du ställa in ditt lösenord så att ingen (inte ens en dator) kan gissa det. Det betyder att ditt lösenord inte ska vara ett ord i en ordbok. Ditt lösenord borde inte vara ett nummer. Och ditt lösenord särskilt borde inte vara ett ord, en fras eller ett namn som någon medarbetare lätt kan räkna ut. De bästa lösenorden (från säkerhetssynpunkt) är oklara kombinationer av bokstäver och siffror, till exempel f34t5s eller s3df43x2. Och en annan sak. Längre är bättre.

När du har angett ditt lösenord bör du ändra det med jämna mellanrum. För att ändra ditt lösenord väljer du också kommandot Company → Change Your Password. QuickBooks visar igen dialogrutan Ändra QuickBooks lösenord. Den här gången måste du ange ditt gamla lösenord i rutan Ändra lösenord. Då måste du ange ditt nya lösenord i både textrutan Nytt lösenord och textrutan Bekräfta nytt lösenord.

QuickBooks kräver ett användarnamn och lösenord innan den öppnar företagsdatafilen. Om du till exempel anger ett lösenord till din företagsdatafil, när QuickBooks startar, visar den dialogrutan QuickBooks Login, där du anger ditt användarnamn och lösenord och klickar sedan på OK. QuickBooks öppnar datafilen. Om du inte kan lösa lösenordet öppnar QuickBooks inte datafilen.