Hur man behåller god redovisningskontroll med QuickBooks 2011 - dummies

Många företag måste, när de växer till en viss storlek, stödja flera QuickBooks-användare med tillgång till bokföringsinformation och förmågan, i vissa fall att skapa bokföringstransaktioner. Tyvärr har det flera risker för affärsinnehavaren att ha flera användare av redovisningssystemet.

Genom att ha tillgång till QuickBooks kan användarna antingen oavsiktligt införa fel i bokföringssystemet eller tyvärr avsiktligt bedriva ett företag. Här är en lista över några QuickBooks-kontrolltekniker som en företagsägare eller affärschef kan använda för att minimera oavsiktliga fel och möjligheter till stöld:

• Jämför regelbundet fysisk inventering med lagerbokföring. Detta tillvägagångssätt uppnår två saker:

  • Lagerkrympning identifieras snabbt.

  • Verksamhetsägaren kan minimera lager krympning genom att identifiera vilken typ av lager som oftast stulits eller till och med när lager oftast stulits.

• Förena bankkonton. En sak som företagare ska göra är att förena sina egna bankkonton. Ofta förekommer arbetstagarstöld av bokföringspersonal som anställda räknar ut hur man skriver kontroller på företagets bankkonto som ägaren inte ser. Om ägaren försonar kontoutdraget kan hon jämföra bankens redovisning av kontot med företagets QuickBooks bokföring.

• Segregate redovisning från fysisk vårdnad om möjligt. I ett litet företag är det svårt att alltid skilja bokföringen för någon aktivitet från fysisk vårdnad eller fysiskt ansvar för den aktiviteten. Varhelst du kan avskilja fysisk vårdnad från bokföring sker en inbyggd felkontroll. Den som gör bokföringen kontrollerar indirekt de fysiska förvararnas försäkring av tillgången. Du kan fråga din CPA för hjälp med att utforma sätt att avskilja fysisk vårdnad av tillgångar från bokföring och bokföring.

• Träna anställda hur man använder QuickBooks. Du bör träna anställda för att använda QuickBooks om du har något företag av någon storlek av två grundläggande skäl:

  • Någon som vet hur man använder QuickBooks är mindre benägna att göra oavsiktliga fel.

  • Mysig bokföring spelar kamouflage anställd stöld. Utbildning innebär inte bara mer exakta bokföring, men också att du är mindre benägen att få en miljö som bidrar till stöld eller förskingring.

• Hantera ditt QuickBooks bokföringssystem. Ett bokföringssystem borde vara ett verktyg som du använder för att bättre hantera ditt företag. För att systemet ska fungera måste du hantera det systemet. Du kan ganska lätt se till att människor gör de saker som de ska göra genom att skapa några enkla checklistor. Du kan använda dessa som utgångspunkter för att bygga en egen lista över saker som bokföringsansvarig eller kontorschef måste göra varje månad eller i slutet av varje år.

En exempellåns månadsräkningskonto

• Data säkerhetskopierad och flyttad offsite

• Bankkonton försonad

• Alla fakturor, kreditnoteringar, utlåtanden

• Eventuella spänningskonton städas upp

• Bokslut levererad

• Undantag rapporterade (till exempel försenade fakturor, räkningar, inköpsorder, lagerförrådslager)

En prover Årlig redovisningslista

• Justera provbalans

• Bränn CD med årsskiftet siffror för permanent registrering

• Tänk på att städa upp datafiler om de är enorma

• Stäng år när det verkligen är gjort