Hur man gör en QuickBooks 2014 Data File Copy - dummies

QuickBooks 2014 gör det enklare för revisorer att arbeta med klientdatafiler. Tänk på detta scenario: Du har en kund som behöver hjälp med att avsluta årets bokslutsperiod.

Du har två val. Först kan du köra över till sin butik, förmodligen fastnar i trafik längs vägen, och befinner dig att undra om du kan fakturera kunden $ 150 för din restid. För det andra kan du få klienten att använda Accountant's Copy-funktionen i QuickBooks för att skicka en kopia av QuickBooks datafil.

Du kan granska denna revisors kopia av datafilen, göra vad som helst, eller ändringar är lämpliga, och skicka sedan de ändringar som ska göras tillbaka till klienten. Klienten kan enkelt importera dessa ändringar till sin befintliga QuickBooks-fil och gå av på sin glada sätt. Ganska snyggt, eller hur?

Din klient skapar revisorens kopia av QuickBooks datafil genom att använda sin version av QuickBooks och den verkliga datafilen och skapar antingen en fil som han eller hon skickar till dig (t.ex. via mail eller via e- post) eller att Intuit, tillverkaren av QuickBooks, skickar till dig. Lyckligtvis är processen väldigt enkel heller.

Här är vad din klient behöver göra om kunden ska ta hand om att skicka filen till dig:

1. Välj Arkiv → Revisor Kopia → Klient Aktivitet → Spara filkommando.

   

   QuickBooks visar ett meddelande som frågar klienten om han vill

   • En revisors kopia av filen

   • En bärbar eller säkerhetskopia av filen

   Du kan också skapa en revisors kopia genom att välja Arkiv → Skapa kopia och sedan klicka på Accountant's Copy-knappen.

   En portabel fil är en riktig, levande kopia av QuickBooks datafil som har blivit lite skrynklig i storlek så att det är lättare att flytta runt (till exempel genom att skicka filen som bifogad fil). En backup-fil är en andra kopia av QuickBooks-filen du skapar (vanligtvis) så du får en kopia av filen om något händer med den ursprungliga QuickBooks-datafilen.

2. Välj Revisor Kopia och klicka sedan på Nästa för att fortsätta.

3. Ange ett delningsdatum.

   När en klient klickar på knappen Nästa för att fortsätta med att skapa en revisors kopia frågar QuickBooks honom för delningsdatumet. Transaktioner som faller före detta datum kan endast redigeras i revisorns kopia. Transaktioner som faller efter detta datum kan redigeras inuti både revisorns kopia och kundens kopia.

4. Klicka på Nästa för att fortsätta.

   Ett annat meddelande visas och berättar för klienten att QuickBooks måste stänga alla fönster för att skapa en revisors kopia.QuickBooks kan också berätta för klienten att sätta i en skiva.

5. Klicka på OK och sätt in skivan (om det behövs).

   QuickBooks visar en uppdaterad dialogbok för Save Accountant's Copy.

   

6. Namn på revisorns kopia.

   Använd rutan Filnamn i dialogrutan Spara kontoansökarens kopia för att namnge revisorns kopia av QuickBooks-datafilen. Om det behövs kan klienten också använda rullgardinsmenyn Spara i för att ange var revisorns kopia av QuickBooks-datafilen ska sparas.

   Klienten måste komma ihåg var revisorns kopia av filen sparas. Denna fil ges till revisorn - via e-post eller snigelpost eller på en skiva - så att han kan använda den.

7. Skapa filen.

   Efter att kunden namngav revisorns kopia av datafilen och anger om det behövs, där revisorns kopia ska sparas klickar klienten på Spara. QuickBooks sparar en revisors kopia av QuickBooks datafil.

   Därefter överförs denna datafil till kunden av revisorn. Med andra ord måste kunden snail-maila eller e-posta filen.

   Din e-postleverantör kan begränsa storleken på bilagor (inklusive QuickBooks-filer) som du kan skicka via e-post. Om storleken saknar dig kan du ladda upp QuickBooks-filen till Intuit-webbplatsen genom att välja Arkiv → Revisor Kopia → Klientaktiviteter → Skicka till Revisor. Intuit skickar revisor ett meddelande med en klickbar länk som hon kan använda för att ta tag i filen.

   Revisor kopior använder tre filtyper. Revisoröverföringsfilen (med filnamnstillägget. Qbx) är vad en klient skapar och ger till revisorn. Den faktiska revisorns kopia (med QBA-filtillägget) är vad revisorn arbetar med efter att han eller hon öppnat revisorsöverföringsfilen. Slutligen finns det exportfilen för revisorn (med filnamnstillägget. Qby) som innehåller ändringarna som går tillbaka till klienten.

Det är klart att det kanske inte är din klient som tar dessa steg. du kanske måste göra det smutsiga arbetet. I båda fallen är det dock hur processen fungerar. Observera dock att realtidsbesparingar för revisorn och kostnadsbesparingarna för kunden uppstår när du kan få kunden att välja kommandot och arbeta med dialogrutan.

Då kan du debitera betalningsbar tid för att faktiskt arbeta med QuickBooks data snarare än för fiddle-faddling med filen.