Hur man planerar ditt QuickBooks 2014-system - dummies

Om du förstår ett par stora bildobjekt - vilken redovisning gör och vilka redovisningssystem gör - från början, Jag kommer att upptäcka att QuickBooks installationsprocess ger mycket mer mening.

Vilken redovisning gör

Tänk på vad bokföringen gör. Människor kan argumentera om de små detaljerna, men de flesta skulle hålla med om att bokföring gör följande fyra viktiga saker:

• Åtgärder vinster och förluster

• Rapporter om ett företags finansiella ställning (dess tillgångar, skulder och nettoförmögenhet)

• Ger detaljerad redovisning av tillgångar, skulder och ägarandelskonton

• Tillhandahåller finansiell information till intressenter, särskilt för ledningen

Vilka bokföringssystem gör

Ta nu en kort titt på vilka bokföringssystem, eller åtminstone på vilka småföretagssystem som bokföring, vanligtvis gör:

• Utarbeta bokslut, inklusive resultaträkningar, balansräkningar och andra redovisningsrapporter.

• Generera företagsformulär, inklusive kontroller, lönecheckar, fakturor, kundrapporter och så vidare.

• Håll detaljerade register över viktiga konton, inklusive kontanter, kundfordringar (belopp som kunderna är skyldiga att betala), leverantörsskulder (belopp som ett företag skylder sina leverantörer), varulager, anläggningstillgångar och så vidare.

• Utför specialiserade informationshanteringsfunktioner. Till exempel i utgivningsbranschen betalar bokutgivare ofta författarnas royalties. Således är royalty-redovisning en uppgift som bokförlagens bokföringssystem normalt måste göra.

Vad QuickBooks gör

Okej, när du förstår vad som gör bokföring och vilka redovisningssystem som vanligtvis gör, kan du med lite perspektiv se vad QuickBooks gör:

• producerar finansiella rapporter

• Genererar många vanliga företagsformer, inklusive checkar, lönecheckar, kundfakturor, kundredovisning, kreditnoteringar och inköpsorder

• Håller detaljerade register över en handfull huvudkonton: kontanter, kundfordringar, leverantörsskulder och inventarier i enkla inställningar

QuickBooks gör tre av fyra saker som du förväntar dig att ett bokföringssystem gör. QuickBooks levererar emellertid inte de specialiserade redovisningsämnena. Till exempel gör QuickBooks inte royaltybokföring.

Och nu för de dåliga nyheterna

Så gör QuickBooks tre av de fyra saker som bokföringssystem gör, men det gör inte allt. QuickBooks är ofta en ofullständig redovisningslösning. Var därför försiktig med att ställa dina förväntningar. Vanligtvis behöver du också räkna ut lösningar för några av dina speciella redovisningskrav.

QuickBooks ger användarna och företagen mycket flexibilitet. Så, tillbaka till föregående exempel, kan en bokförlag göra mycket av vad det behöver göra för royalties bokföring i QuickBooks. Denna royalty redovisning arbete kräver bara en viss mängd fiddling som verksamheten är att installera QuickBooks.

Men QuickBooks (eller åtminstone de mest populära versionerna av QuickBooks) har några stora svagheter:

• QuickBooks Pro tillhandahåller inte ett bra sätt att hantera tillverkningen av lager. QuickBooks Premier och QuickBooks Enterprise Solutions stöder dock enkel tillverkningsbokföring.

  Och QuickBooks Enterprise Solutions ger ytterligare lagringsmöjligheter för lager (flera lagerplatser, spårning av lot och serienummer och FIFO-kostnad) som en del av funktionen Advance Inventory. (Dessa versioner av QuickBooks hjälper dig med att redogöra för processen att göra råvaror till färdiga varor och hantera också några faktiska lagerkomplexiteter.)

• Endast QuickBooks Enterprise Solutions hanterar situationen för lagring av lager på flera platser. Med andra ord visar QuickBooks Pro och QuickBooks Premier bara att du har 3 000 widgets. Det låter dig inte hålla reda på att du har 1 000 widgets i lagret, 500 widgets i butik A och 1 500 widgets i butik B.

Trots att QuickBooks kan vara en ofullständig lösning och kanske inte hanterar lager så som du vill eller behöver, är QuickBooks fortfarande en mycket bra lösning. Nej, vänta, det är inte riktigt starkt nog. Vad QuickBooks gör gör det mycket bra.

Det är mycket mer troligt att en bokföringsprogramvara med 600 användare, till exempel, kommer att avbrytas snarare än en produkt som QuickBooks, som har 4 miljoner kunder.