Hur man förbereder en faktura i QuickBooks Online - dummies

Du anger fakturor i QBO för att informera kunder att de är skyldiga dig pengar för varor du sålde dem eller tjänster du utförde för dem. I QBO kan du förbereda fakturor och skicka dem via e-post eller med posttjänsten.

När du förbereder en faktura innehåller du information om vad du säljer till kunden genom att inkludera föremål på fakturan. Du skapar objekt för både tjänster och produkter med listan Produkter och tjänster. För att ange en faktura, följ dessa steg:

1. Välj Transaktioner → Försäljning för att visa sidan Försäljningstransaktioner.

2. Klicka på knappen Ny transaktion och klicka på Faktura i listan som visas.

   QBO visar fönstret Faktura som visas här.

   

   Informationsfönstret och detaljerna i fönstret.

3. Välj en kund.

   QBO visar kundens adress, betalningsvillkor, fakturadatum, förfallodatum och alternativ för Senare senare. Figuren visar också ett Crew # -fält som visas på grund av fakturan anpassades.

   Om en ruta visas på höger sida visar den transaktioner som du kanske vill länka till den faktura du skapar.

4. Dubbelkontrollera fakturadatum, förfallodatum och villkor och gör ett lämpligt val i kryssrutan Skicka senare.

   Om du vill skicka fakturor via e-post kan du ställa in dina inställningar i Företagsinställningar. Klicka på ikonen Gear bredvid ditt företagsnamn och välj Företagsinställningar.

5. Fyll i de produkter och tjänster som kunden köper:

   1. Klicka i kolumnen Produkt / Service och välj ett lämpligt föremål för den faktura du skapar.

      Du kan skriva tecken i kolumnen Produkt / Service och QBO hjälper dig att hitta objektet.

   2. Ändra alternativt kolumnen Beskrivning för det valda objektet.

   3. Använd kolumnerna för antal, ränta och belopp för att ge kvantiteten av det valda objektet du säljer, vilken hastighet du tar ut för varje objekt och hur mycket kunden ska betala. När du matar in två av värdena Q, Rate och Amount, beräknas QuickBooks det tredje värdet.

   4. Om det är lämpligt, kolla Tax-rutan.

   5. Repetera Steg a till d för att lägga till fler föremål till fakturan.

6. Du kan bläddra ner i fönstret Faktura, som visas här, och välj en skattesats och, om det är lämpligt, ett rabattbelopp eller procent.

   

   Använd nedre delen av fakultetsfönstret för att hantera moms, rabattinformation, meddelanden och bilagor.

   Du ser alternativet Sales Tax Rate endast på fakturor om du har aktiverat Sales Tax-funktionen genom att välja Försäljningsskatt → Konfigurera försäljningsskattesats.

   Du kan också ansöka om rabatt på fakturan om du har aktiverat företagsinställningen för att visa rabattkassen. skriv ett meddelande till kunden; skriv information i meddelandemeddelningsrutan, vilken QBO överför direkt till alla uttalanden du skapar i framtiden. och bifoga ett elektroniskt dokument till fakturan.

   Om du i dialogrutan Företagsinställningar aktiverar preferensen för att visa insättningsrutan längst ner på fakturan, kan du använda den för att minska fakturans belopp med det belopp som kunden betalat.

   Du kan kontrollera om rabatten är en rabatt före skatt eller efter skatt genom att klicka på växeln som visas till vänster om rutorna Rabatt och försäljningsskatt. Genom att klicka på växlaren byter platsen för de två rutorna; När rabattkorgen visas högst upp är rabatten före skatt.

7. För att bifoga ett elektroniskt dokument till fakturan klickar du i fönstret Bilagor och navigerar till dokumentet eller dra och släpp den elektroniska kopian i fönstret Bilagor.

8. I fönstret kan du

   • Avbryt fakturan eller rensa fönstret och börja om igen.

   • Klicka på Skriv ut eller Förhandsgranska för att skriva ut eller förhandsgranska fakturan.

   • Klicka på Gör återkommande för att ställa in fakturan som en återkommande faktura du tänker skicka på ett schema du anger.

   • Klicka på Anpassa för att anpassa fakturaformuläret.

   • Klicka på Spara för att tilldela ett fakturanummer och spara fakturan i QBO.

   • Klicka på Spara och Skicka för att tilldela ett fakturanummer, spara fakturaen och maila en kopia till kunden.

   Ett fönster visas där du kan skriva ett e-postmeddelande och titta på en förhandsvisning av fakturan. När du skickat din faktura visas informationen om e-posttid och datumstämpel i rubriken.

   Du kan klicka på pilen bredvid Spara och Sänd och sedan välja Spara och Nytt för att spara fakturan och starta en ny, eller välj Spara och Stäng för att spara fakturaen och stäng fakturafönstret. Alternativet du väljer kommer att visas nästa gång du visar fönstret Faktura. Faktum är att i valfri transaktionsfönster visas det val du gör nästa gång du öppnar fönstret.