Hur man registrerar upplupna skulder med QuickBooks 2012 - dummies

Mycket vanligt är ett företag skyldigt pengar för vissa varor eller tjänster eller skatter som måste registreras i bokföringssystemet QuickBooks 2012 kan hjälpa dig att göra det. Om du till exempel i slutet av en räkenskapsperiod, i slutet av året, är skyldig att betala $ 1, 200 av intresse på ett lån, måste du verkligen registrera räntekostnaden i ditt redovisningssystem.

Till exempel, du vill registrera det faktum att, trots att lånebalansen kan visa som $ 10.000 i dina bokföringsregister, är du förmodligen verkligen skyldig att betala $ 11, 200 för att du är skyldig både till $ 10 000 i princip och $ 1, 200 av upplupen ränta.

För att uppnå en skuld, använder du en journalpost som den som visas. Denna journalpost visar upplupen av $ 1, 200 av räntekostnaden på ett lån som ska betalas.

Journalen Entry 16: Upplåning

Konto	Debit	Kredit
Räntekostnadskostnad	1, 200
Räntekostnader betalas	1, 200

Den journalpost visar en $ 1, 200 debitering för att låna räntekostnaden och en $ 1, 200 kredit för att låna ränta. Denna journalpost registrerar belopp som du är skyldig vid slutet av bokslutstiden som inte registreras på något annat sätt.

Du måste vara försiktig med att använda journalposter som den som visas i Journal Entry 16. Vanligtvis vill du använda sådana journalposter när det är mycket viktigt att räkna alla dina utgifter och att noggrant mäta alla dina skulder.

En vanlig situation när du vill vara särskilt försiktig med att göra sådana upplupningar är om du säljer ditt företag. En eventuell framtida köpare vill inte bara ha en mycket bra uppskattning av dina sanna utgifter för räkenskapsperioden, men köparen vill också ha en mycket noggrann uppskattning av skulderna vid den tidpunkt då verksamheten utvärderas.

Ansvarsbegränsningar som den som visas i Journal Entry 16 presenterar dock revisor eller bokförare med ett problem. För att återgå till exemplet på upplupen ränta som visas i Journal Entry 16, antar att vid en senare tidpunkt gör verksamheten en betalning på 3 000 USD, vilket inkluderar räntan som uppkommit i Journal Entry 16.

När revisorn eller bokförare registrerar senare detta lån betalning, måste han eller hon komma ihåg eller erkänna den tidigare tidningen. Du vill inte att revisor eller bokförare dubbelränter räntekostnaden genom att spela in samma intresse igen. Det här är vettigt, eller hur?

Eftersom revisorer och bokförare inte på ett tillförlitligt sätt kan komma ihåg dessa typer av periodiseringsposter - de kan behöva återkalla dem månader senare - de brukar ta tillbaka effekten av periodiseringen från den första dagen i den nya bokslutsperioden.

Om exempelvis journalinträde 16 registrerades i slutet av år 1 för att noggrant uppskatta räntekostnader och skuldsaldon, kunde en revisor eller bokförare på den första dagen av år 2 ange en omvänd journalpost.

Denna reverseringstidningspost skulle låna räntekostnaden för $ 1, 200 och debitlånsränta som betalas för $ 1, 200. Med andra ord, reverserar denna journalgång den tidigare upplupen. Eftersom upplupna inträdet fortfarande finns i år 1 är årets beräkningar av räntekostnader och skuldkonto balans fortfarande korrekta.

Följande tabell visar hur en reverseringspost ser ut. Observera att det bara är spegelbilden av Journal Entry 16. Debiterna och krediterna är flip-flopped.

Tidningsinträde 17: Återföring av en upplupning

Konto	Debitering	Kredit
Räntekostnadskostnad	1, 200
Räntekostnader betalas	1, 200

När Den faktiska lånräntebetalningen görs, journalen visas som om det inte fanns någon periodisering eller omkastning någonsin. Följande tabell visar detta. Antag exempelvis att företaget någon gång i år 2 betalar $ 1 800 av intresse genom att betala kontant. Journal Entry 18 visar hur transaktionen registreras.

Tidningsinträde 18: Betalningen av "riktiga" räntekostnader

Konto	Debit	Kredit
Räntekostnadskostnad	1, 800
Kontanter	1, 800 > Journal Entry 16

• gör att du kan visa att i slutet av år 1 betalar verksamheten $ 1, 200 av räntor på ett lån - även om räntan ännu inte betalats. Journal Entry 16 visar också att även om pengarna inte betalades utgjorde låneintäkter på $ 1, 200. Journalinlägg 17 och 18

• måste kombineras för att förstås. Tidskriftinträde 17 minskar till exempel lånets ränta till noll. Kom ihåg att låneskulden skulle vara ett balansräkningskonto. Kombinationen av $ 1, 200 debet och kredit noll det här kontot. Den $ 1, 200 krediten för låneintäkter i Journal Entry 17 måste kombineras med $ 1 800-avgiften för att låna räntekostnaden i Journal Entry 18. Det verkar roligt för att du trots allt inte betalar $ 1 800 av intresse? Det är sant.

  Men tittar tillbaka på Journal Entry 16 kan du se att du redan har spelat in $ 1, 200 av låneintäkterna. Räntekostnaden har registrerats för år 1 i detta exempel. Om du har $ 1, 800 av låneintäkter totalt, vad som är kvar för år 2 är resterande $ 600.

  Kombinationen av $ 1, 200 kredit till låneräntekostnaden och $ 1 800-avgiften på låneräntekostnader ger denna $ 600 av lånräntekostnaden. Den enda andra delen av dessa två journalposter är $ 1, 800 kredit till kontanter. Denna kredit till kontanter representerar bara den faktiska kontantbetalningen som görs för att betala lånets räntebelopp.