Hur man registrerar kundbetalningar i QuickBooks 2015 - dummies

QuickBooks 2015 gör det enkelt att registrera kundbetalningar. Om dina kunder inte alltid betalar dig förhand för sina inköp, måste du registrera en annan typ av betalning: de betalningar som kunderna betalar för att betala eller betala vad du fakturerat dem. För att registrera betalningarna måste du först registrera fakturor för kunden.

Om du utfärdar kreditnoteringar som kunder kan använda för att minska de belopp de är skyldiga måste du först spela in kreditmemor för varje kund. Resten är lätt.

För att få tillgång till en mängd kundinformation på en sida, klicka på ikonen Kunder på ikonfältet eller välj Kunder → Kundtjänst. Kundcentret visas och anger utestående saldon för alla kunder och detaljerad information för den kund som valts i listan Kunder och jobb.

För att visa fönstret Mottagningsbetalningar, klicka på ikonen Betalningsbetalningar på startskärmen eller klicka på ikonen Kundecenter och välj den kund du behöver. Klicka på Nya transaktioner och ta emot betalningar eller välj Kunder → Ta emot betalningar från de översta menyerna. Beskriv sedan kundbetalningen och de fakturor som betalats. Om du vill ha gory-detaljerna, läs igenom följande steg:

1. Välj kunder → Ta emot betalningar.

   Fönstret för mottagande av betalningar visas.

   

2. Identifiera kunden och vid behov jobbet.

   Aktivera mottagningsfönstret från listan och välj kunden (och jobb om det behövs) genom att klicka på dess namn. QuickBooks listar de öppna eller obetalda fakturorna för kunden i listrutan längst ner i fönstret.

3. Ange betalningsdatum.

   Tryck på Tab för att flytta markören till textrutan Datum och skriv rätt datum i MM / DD / ÅÅÅÅ-format. För att redigera datumet kan du använda de hemliga datumredigeringskoderna.

4. Ange beloppet för betalningen.

   Flytta markören till fältet Belopp och skriv kundbetalningsbeloppet. Obs! Om kunden betalar med ett kreditkort och din handelsbank drar avgift från de enskilda betalningarna registrerar du hela betalningsbeloppet på denna betalningsskärm och försäljningsavgiften senare på insättningsskärmen.

5. (Valfritt) Ange betalningsmetod.

   Aktivera Pmt. Metod-listrutan och välj betalningsmetod.

6. (Valfritt) Ange kontrollnumret.

   Du kan gissa hur det fungerar, eller hur? Du flyttar markören till fältet Referens #. Då skriver du kontrollnumret från kundens check. Behöver du slutföra detta steg? Nah. Men den här informationen kan vara användbar om du eller kunden senare slutar med frågor om vilka kontroller som betalats för vilka fakturor.

7. (Valfritt) Lägg till en noteringsbeskrivning.

   Använd memo-beskrivningen för att lagra lite information som hjälper dig på något sätt. Observera att detta fält skrivs ut på kunddeklarationen.

8. Om kunden har några utestående krediter, bestämma om du vill ansöka dem i denna betalning.

   QuickBooks uppgår till mängden av kundens befintliga krediter. De kan vara allt från en överbetalning på en tidigare faktura till en återbetalning eller något annat.

   När du skapar en ny faktura, meddelar QuickBooks dig att det finns krediter på kundens konto och frågar om du vill tillämpa någon av dem på den nya fakturan.

   Om du vill ansöka om ett kreditnota till en viss öppen faktura, välj fakturaen och klicka sedan på knappen Rabatter och krediter. När QuickBooks visar fliken Krediter i dialogrutan Rabatt och krediter klickar du på det kreditmemo som du vill använda och klickar sedan på Klar.

9. Identifiera vilka öppna fakturor kunden betalar.

   Som standard betalar QuickBooks automatiskt betalningen till de öppna fakturorna, från och med den äldsta öppna fakturan. Du kan ändra denna ansökan genom att ange belopp i kolumnen Betalning. Klicka bara på den öppna fakturans betalningsbelopp och ange rätt belopp.

   Du kan lämna en del av betalningen oanvänd om du vill. QuickBooks frågar sedan vad du vill göra med överbetalning: Du kan lämna beloppet på konto som ska tillämpas eller återbetala beloppet till kunden eller kunden. Om du spelar in en underbetalning frågar QuickBooks om du bara vill lämna det obetalda beloppet där eller vill istället skriva ut resterande belopp.

   Om du vill ansöka kundbetalningen till de äldsta öppna fakturorna klickar du på knappen Automatisk betalning. Om du vill avaktivera betalningar som du redan har ansökt om att öppna fakturor klickar du på knappen Betala inte betalning. Un-Apply Betalning och Auto Apply Betalning är samma knapp. QuickBooks ändrar knappens namn, beroende på om du redan har tillämpat betalningar.

   

10. Justera tidig betalning eller andra rabatter, om det behövs.

    Om du erbjuder betalningsvillkor som inkluderar en tidig betalningsrabatt reducerar QuickBooks automatiskt det ursprungliga fakturabeloppet med den tidiga betalningsrabatten som du anger för att beräkna det justerade beloppet som ska betalas om betalningen är daterad inom rabattperioden.

    För att ange andra rabatter, välj den öppna fakturaen du vill justera. Klicka sedan på rabatt och krediter. Med liten eller ingen tvekan visas fönstret Rabatt i dialogrutan Rabatt och krediter.

    Ange dollarbeloppet för rabatten i textrutan Summa rabatt. Ange sedan det kostnadskonto du vill använda för att spåra rabatter genom att aktivera listrutan Rabattkonto och välja en av kontona.

    

    När du är klar klickar du på Klar för att återgå till fönstret för mottagande av betalningar.

11. Registrera kundens betalningsinformation.

    När du har identifierat vilka fakturor kunden betalar - det oanmälda beloppet ska förmodligen visa sig som noll - du är redo att registrera kundens betalningsinformation.Du kan göra det genom att klicka på knappen Spara och Ny eller Spara och Stäng. QuickBooks sparar kundbetalningen som visas på skärmen. Om du klickar på Spara och Ny visar QuickBooks ett tomt mottagningsfönster så att du kan ange en annan betalning.