Hur man spelar in dina räkningar genom Enter-räkningarna Windows i QuickBooks 2017

När en räkning kommer in, är det första att göra med att registrera det i QuickBooks 2017. Du kan spela in räkningar via fönstret Ange räkningar eller kontot betalningsbart register. Om du planerar att spåra räkningar på bekostnad och objekt, måste du använda fönstret Ange räkningar.

Följ anvisningarna nedan för att spela in en räkning genom fönstret Ange räkningar:

1. Välj leverantörer → Ange räkningar. Alternativt klickar du på ikonen Ange räkningar i området Leverantörer på hemsidan. Du märker utan tvivel att den övre halvan av det här fönstret ser mycket ut som en check, och det beror på att mycket av informationen du lägger här hamnar på kontrollen att du skriver för att betala din faktura. (Om du ser ordet Credit högst upp i formuläret istället för Bill, markerar du alternativet Knappen Bill i övre vänstra hörnet. Du kan även använda den här skärmen för att skriva in kredit noteringar från leverantörer.)

   

2. Välj namnet på den leverantör du betalar. Om du vill betala denna faktura till en leverantör som redan finns på leverantörslistan klickar du på nedpilen i slutet av Leverantörslinjen och väljer leverantören. (Sedan fyller QuickBooks automatiskt fönstret Ange räkningar med så mycket information som det kan komma ihåg.) Om den här säljaren är ny, ber QuickBooks dig att snabbt lägga till eller ställa in lite information om säljaren: adressen, kreditgränsen, betalningsvillkoren och så vidare. Du anger denna information i fönstret Nyförsäljare.

   Om du har en eller flera ofullständiga inköpsorder med den leverantör du väljer frågar QuickBooks dig om du vill motta en inköpsorder. Klicka på Ja om du gör eller Nej om du inte gör det. Om du väljer att ta emot mot en beställning, visar QuickBooks dialogrutan Öppna inköpsorder. Det listar de öppna köporder du har spelat in.

   När du väljer ett eller flera inköpsorder för att ta emot emot, fyller QuickBooks de föremål och mängder från dessa beställningar till dig, vilket du kan ändra vid behov. När du är klar med dialogrutan Öppna inköpsorder, klicka på OK för att komma tillbaka till fönstret Ange räkningar.

   

   För att skapa en inköpsorder, som är en post av varor du beställer från leverantörer, välj Leverantörer → Skapa inköpsorder. När QuickBooks visar fönstret Skapa inköpsorder, beskriv din beställning. Du skriver ut och redigerar inköpsorder, förresten, på samma sätt som du skriver ut fakturor och kreditnoteringar.

3. Välj de betalningsvillkor som beskrivs när fakturan ska betalas. På listrutan Villkor öppnar du listrutan och väljer betalningsvillkoren (om informationen inte redan finns när du ställer in säljaren).
4. (Valfritt) Ange leverantörens referensnummer. Om du anger leverantörens referensnummer för räkningen - detta är förmodligen bara fakturanummer eller ditt kontonummer - referensnumret skrivs ut på kupongen som ingår i den tryckta kontrollen.
5. (Valfritt) Ange ett notat för att beskriva räkningen. Du kan ange en anteckning i textrutan Memo. Anteckningen som du anger anges i A / P-registret.
6. Flytta markören ner till kolumnen Konto på fliken Utgifter och ange ett kostnadskonto. Chansen är bra att du vill ange namnet på ett kostnadskonto som redan finns på kontoplanen. Om så är fallet, klicka på nedåtpilen för att se en lista över alla dina konton. Du måste noga rulla ned i listan för att komma till kostnadskontona. (Ett snabbt sätt att flytta ner listan är att börja skriva kontonamnet, du går rakt ner i listan.) Klicka på kontot som denna proposition representerar. (Högst sannolikt är det Tillbehör eller något sådant.)

   Om du behöver skapa en ny kostnadskonto för denna faktura, välj Lägg till Nytt högst upp i listan. Du ser dialogrutan Ny konto. Fyll i informationen och klicka på OK.

   Vad händer om pengarna du betalar ut på grund av denna faktura kan delas mellan två, tre eller fyra utgifter? Klicka bara på det konto du just angett. Pil nedåt visas. Klicka på den för att ange ett annat kostnadskonto, och en annan, och en annan om du behöver.

7. Fliken över till kolumnbeloppet, om det behövs, och ändra numren. Om du delar upp denna räkning bland flera konton, se till att siffrorna i kolumnen Mängd lägger till summan av räkningen.
8. (Valfritt) Ange ord för förklaring eller visdom i memo kolumnen.
9. (Valfritt) Tilldela utgiften till en kund: jobb. Om du planerar att få ersättning för dessa utgifter, eller om du bara vill spåra dina utgifter genom jobb, ange kunden som kommer att ersätta dig. Ange ett belopp för varje konto om det behövs. Du kan använda nedåtpilen för att hitta kunder och klicka sedan på dem.
10. (Valfritt) Tilldela utgiften till en klass. Du kan också spåra utgifter per klass genom att göra poster i kolumnen Klass. Lägg märke till den vanliga nedåtpilen och klicka på den för att se en lista över klasser. (Du får inte se en kolumn i kolumnen om du inte berättade QuickBooks som du vill använda klasser.)

    Om du vill ha QuickBooks spåra utgifter per klass kan du ställa in det för att göra det. Om du vill konfigurera QuickBooks för att spåra kostnader väljer du Redigera → Inställningar. När QuickBooks visar dialogrutan Inställningar klickar du på ikonen Konton, klickar på fliken Företagsinställningar och markerar sedan kryssrutan Använd klassföljning.

    Om du vill, klickar du på knappen Räkna om för att sammanställa kostnaderna.

11. Använd fliken Items för att spela in de olika objekten som räkningen representerar. Klicka på fliken Artiklar. Ange de varor du köpte och de priser du betalade för dem.

    Om du inser att du faktiskt betalar en beställning faktiskt att fakturan faktiskt betalar, klickar du på Select PO-knappen, som visas på huvudbandet i fönstret Ange räkningar.

    På leverantörens rullgardinslista väljer du namnet på den leverantör som skickade dig räkningen. I listan över öppna inköpsorder klickar du i kolumnen till vänster för att lägga till en kryssmarkering bredvid inköpsordern (eller order) som du betalar för. Lätt nog? Klicka på OK när du är klar QuickBooks fyller ut fliken Items automatiskt för dig.

12. Flytta till kolumnen Item och ange ett namn för objektet. Notera nedpilen i den här kolumnen. Klicka på den för att se objektlistan. Får det föremål du betalar visas på den här listan? Om så är fallet klickar du på det objektet. Om inte, välj Lägg till nytt högst upp i listan och fyll i fönstret Ny artikel.
13. Fyll i resten av raderna av artiklar på fliken Element. Du kan skriva in alla artiklar du köper här. Se till att fliken Favoriter visar exakt de varor du köper, deras kostnader och deras kvantiteter. Om du vill klickar du på knappen Räkna om för att sammanställa objekten.
14. Spara räkningen. Klicka på Spara och Nytt för att spara din post över räkningen och ange en annan räkning. Eller klicka på Spara och Stäng för att spela in din faktura men inte ange en annan faktura.

Precis som i fallet med kundrelaterade fönster (som fönstret Skapa fakturor) visar QuickBooks historisk information om en leverantör i det högra sidofältet. Du kan växla mellan leverantören och transaktionerna, köra snabba rapporter och länka snabbt till tidigare eller utestående räkningar, fakturor och andra anteckningar på en klient som du gör affärer med.