Så här ställer du in allmänna bokningsalternativ i QuickBooks 2014 - dummies

< Fliken Företagsinställningar innehåller följande fem allmänna bokningsrutor, samt datumvarningar och inställningar för slutdatum. (Kryssrutorna är förmodligen självförklarande för någon som har gjort lite redovisning med QuickBooks.)

Använd kontonummer: Markera kryssrutan Använd kontonummer, om det är valt, kan du ange ett kontonummer för en transaktion. Den tillhörande kryssrutan Visa endast lägsta underkonto berättar att QuickBooks endast visar namn och kontonummer för en underkonto (om du använder en) istället för kontotets fullständiga arv.

• Om du använder många nivåer av underkonton kan det här alternativet verkligen rensa upp vyer, vilket gör det lättare att berätta vilket konto du tittar på.

  Kräv konton: Krävsräkningskontrollen, om den är vald, berättar QuickBooks att du måste ange ett konto för en transaktion. Det här är meningsfullt. Om du inte använder konton för att spåra beloppen som rinner in och ut ur verksamheten, gör du inte riktigt redovisning. Det vore aldrig meningsfullt att avmarkera kryssrutan Kräv konton.

• Använd klassföljning för transaktioner: Med kryssrutan Använd klassföljning kan du berätta QuickBooks som du vill använda inte bara konton för att spåra din ekonomiska information, men också klasser. I klasser kan du dela upp kontonivåinformation på ett annat sätt. Det här låter komplicerat, men det är verkligen ganska enkelt.

• I kontolistan kan du till exempel spåra intäkter och kostnader enligt kategorier av intäkter och kostnader. Du kan spåra kostnader genom att använda kategorier som löner, hyror och leveranser. Klasser ger dig därför ett sätt att spåra denna information i en annan dimension.

  Till exempel kan du dela lönekostnaden i de löner som används för två olika platser av ditt företag. En restauratör med två restauranger kanske vill göra detta. Observera att QuickBooks också ger en ruta du kan kontrollera för att indikera att QuickBooks ska uppmana dig att tilldela klasser.

  automatiskt tilldela General Journal Entry Number: Den här kryssrutan säger Quickbooks att tilldela nummer till de allmänna verifikat som du anger genom att använda kommandot Gör Journal Entry. Du vill lämna den här kryssrutan vald. Allmänna journalposter, förresten, skrivs vanligen av din CPA eller din professionella personalrevisor.

• Varning när du skickar en transaktion till kvarvarande intäkter: Den här kryssrutan berättar att QuickBooks visar ett varningsmeddelande när du eller någon annan försöker debitera eller kreditera sitt behållade konto.(Normalt vill du inte direkt debitera eller kreditera det behållna vinstkontot, och endast kunniga revisorer skulle ange transaktioner direkt i sparat vinst.)

• Datum Varningar: Fönstren Datumvarningar berättar QuickBooks att varna dig när du eller någon annan går in i en transaktion med ett datum för långt tidigare eller för långt in i framtiden. Om du markerar något av rutorna Datumvarningar vill du också ange hur många dagar som är för långt in i det förflutna eller för långt in i framtiden.

• Inställning av slutdatum: I rutan Slutdatum kan du identifiera ett datum för vilket din QuickBooks-datafil inte kan ändras. Med andra ord, om du anger stängningsdatum till 31 december 2012, berättar du QuickBooks att du inte vill ha några ändringar i QuickBooks datafil före detta datum.

• Det betyder att någon inte kan ändra en transaktion som är daterad före stängningsdatumet utan att bli skrämmande varningsmeddelande. Det innebär också att någon inte kan komma in i en transaktion med hjälp av ett datum före detta stängningsdatum. Du kan klicka på knappen Ange datum / Lösenord för att visa en dialogruta som låter dig ange ett slutdatum och skapa det lösenord som krävs när någon vill lägga till en gammal transaktion eller ändra en gammal transaktion.

• Alla senaste versioner av QuickBooks tillhandahåller ett kontinuerligt revisionsspår, så att du inte längre kan se en bokningsreferens för Audit Trail. En revisionsspår, förresten, håller helt enkelt en lista över vem som gör vilka förändringar i transaktionerna. Revisorer, förutsägbart, älskar revisionsspår. Auditleder gör det möjligt för någon, som din CPA, att komma in efter faktum och ta reda på varför ett kontosaldo är vad det är.