Hur man ställer in en kundlista i QuickBooks 2014 - dummies

En kundlista i QuickBooks håller reda på alla dina kunder och din kundinformation. Exempelvis håller kundlistan reda på faktureringsadresser och leveransadresser för kunder.

Följ dessa steg för att lägga till en kund i kundlistan:

1Välj kunden → Kundcenter-kommandot.

QuickBooks visar fönstret Kundcenter.

2Till lägg till en ny kund klickar du på knappen Ny kund och jobb och väljer sedan kommandot Ny kund.

QuickBooks visar fönstret Ny kund.

3 Använd rutan Kundnamn för att ge kunden ett kort namn.

Du behöver inte ange kundens fullständiga namn i rutan Kundnamn. Den informationen kan gå i rutan Företagsnamn, som visas på fliken Adressinfo. Du vill bara ha en förkortad version av kundnamnet som du kan använda för att referera till kunden i QuickBooks bokföringssystem.

4 (Valfritt) Om du debiterar din kund i en annan valuta än din vanliga hemvaluta, välj den valutaen i rullgardinsmenyn Valuta.

Om du berättade QuickBooks att du arbetar i flera valutor - skulle du ha gjort det under EasyStep Interview-installationsprocessen - QuickBooks vill att du ska identifiera när du fakturerar en kund och samlar in betalningar från en kund i en annan valuta än din hemvaluta.

(Obs! Listrutan Valuta visas inte i figuren eftersom funktionen för flera spårning av valuta inte är påslagen.)

5 (Vanlig regel) Ignorera öppningen Balans och som av lådor.

Du vill vanligtvis inte ställa in kundens öppningsbalans genom att använda rutorna Öppningsbalans och As Of. Det är inte det rätta sättet att ställa in ditt kundfordringsbalans. Om du gör det här ställer du i princip upp debitdelen av en post utan motsvarande kreditdel.

Senare måste du gå in och ange galen, ojämna journalposter för att åtgärda din ofullständiga bokföring. Men ett undantag från den vanliga regeln finns.

Även om den vanliga regeln är att du inte vill ställa in en öppningsbalans för en kund, har denna regel ett viktigt undantag. Du registrerar ditt kundfordringsaldo på konverteringsdatumet genom att ange ett öppningsaldo för varje kund vid konverteringsdatumet. Summan av dessa öppningsbalanser är vad QuickBooks använder för att bestämma din totala kundfordran på konverteringsdagen.

6Använd rutorna i fliken Adressinfo för att ange företagsnamn och kontaktuppgifter, inklusive kontaktnamn, telefonnummer, faxnummer, e-postadresser, fakturerings- och leveransadresser osv.

Ange någons för- och efternamn i rutorna Fullständigt namn, och telefonnumren till din kund går i rutorna märkta Huvudtelefon och Arbetstelefon.

7 Klicka på fliken Betalningsinställningar för att visa den uppsättning rutor som visas.

Du kan registrera kundens kontonummer, hans eller hennes kreditgräns, betalningsvillkor, föredragna betalnings- och leveransmetoder och även kreditkortsuppgifter.

8 (Valfritt) Om du spårar momsen klickar du på fliken Försäljningsskattinställningar för att visa de rutor du ska använda för att identifiera kundens försäljningsskattesats.

Fliken Försäljningsskattinställningar innehåller till exempel en listrutan Skattekod som du använder för att ange vilken momskod som gäller för den här kunden. Du kan också identifiera den faktiska momsavgiften och, om det är relevant, återförsäljningsnummer.

9Skapa lite mer information om kunden.

Om du klickar på fliken Ytterligare information visar QuickBooks flera andra lådor som du kan använda för att samla och lagra kundinformation. Till exempel kan du använda rullgardinsmenyn Kundtyp för att kategorisera en kund som passar in i en viss kundtyp.

Och du kan använda listrutan Rep för att identifiera kundens standardförsäljare. Du kan också klicka på knappen Definiera fält för att ange ytterligare fält som du vill samla in och rapportera till kunden.

10 (Valfritt) Klicka på fliken Jobinfo för att beskriva kundjobbet.

I fliken Jobinfo kan du beskriva information som är kopplad till ett visst jobb som utförs för en kund. Du använder fliken Jobinfo om du inte bara ställer in en kund utan också ställer in ett jobb för den kunden.

När du slutar beskriva Kunden klickar du på Spara och Stäng eller Spara och Ny om du vill spara din beskrivning.