Hur man ställer in QuickBooks 2014-leverantörslista - dummies

Precis som du använder en kundlista i QuickBooks för att hålla register över alla dina kunder, använder du en leverantörslista för att hålla poster på dina leverantörer. Som en kundlista kan en leverantörslista samla in och registrera information, som leverantörens adress, kontaktpersonen osv.

För att lägga till en leverantör i din leverantörslista, följ dessa steg:

1Välj leverantören → Leverantörscentral-kommandot.

När du gör det visar QuickBooks fönstret Leverantörscentrum.

2Till lägg till en ny leverantör klickar du på knappen Ny leverantör och väljer sedan Ny leverantör i rullgardinsmenyn.

QuickBooks visar fönstret New Vendor.

3Giv säljaren ett namn i rutan Leverantörsnamn.

Såsom är fallet med kunden: Jobblista, använder du det här namnet för att referera till försäljaren inom QuickBooks. Av denna anledning är en förkortning bra. Du vill bara ha något lätt att komma in och lätt att komma ihåg.

4 (Valfritt) Om du betalar din leverantör i en annan valuta än din vanliga hemvaluta, välj den valutaen i rullgardinsmenyn Valuta.

Om du berättade QuickBooks att du arbetar i flera valutor - skulle du ha gjort det under EasyStep Interview-installationsprocessen - QuickBooks vill att du ska identifiera när du tar emot räkningar från eller betalar en leverantör i en annan valuta än din hemvaluta. (Obs! Bilden visar inte listrutan Valuta valuta, eftersom funktionen för flera spårning av valuta inte är aktiverad.)

5 (Vanlig regel) Ignorera öppningsbalans och As of-fält.

Gör ingenting med öppningsbalans och som av rutor. Människor som inte vet bättre använder dessa lådor för att komma in i öppningsbalansen skyldig en leverantör och det datum som beloppet är skyldigt. Men det här skapar bara problem senare. Vid någon tidpunkt i framtiden måste den här stackars själens revisor hitta och korrigera detta fel.

Som när du lägger till nya kunder finns dock ett undantag från den vanliga regeln.

Även om den vanliga regeln är att du inte vill ställa in en öppningsbalans för en leverantör, har denna regel ett viktigt undantag. Du registrerar din betalningsbalans på balansdagen genom att ställa in en öppningsbalans för varje leverantör vid konverteringsdatumet. Summan av dessa öppningsbalanser är vad QuickBooks använder för att bestämma din totala betalningsskyldighet på konverteringsdagen.

6Skicka information om leverantörsadressen.

Fliken Adressinformation levererar en massa lättlästa rutor som du använder för att samla in leverantörens namn och adressinformation. Du anger, förutsägbart, leverantörens fullständiga namn i rutan Företagsnamn.

Du kan klicka på Redigera-knapparna på fliken Adressinfo för att visa en annan dialogruta som heter dialogrutan Redigera adressinformation, där du kan ange adressen i typiskt gatuadress, stad, stat och postnummer. Redigeringsknapparna visas till höger om blockerna Fakturerad och skickad från adress.

7Skicka eventuell ytterligare information som behövs.

Fliken Betalningsinställningar samlar in den mest relevanta leverantörsinformationen, inklusive kontonummer, kreditgräns och betalningsvillkor, men om du klickar på fliken Skatteinställningar, fliken Kontoinställningar eller fliken Ytterligare information, visar QuickBooks en handfull Andra rutor som du kan använda för att samla och lagra information:

Med fliken Skatteinställningar kan du samla leverantörens skatteidentifikationsnummer så att du (som ibland krävs enligt federala skattelagar) kan skicka säljaren ett formulär 1099 i slutet av år.

Fliken Kontoinställningar låter dig ange vilka konton QuickBooks ska använda för att fylla i kontofält när du anger en transaktion för leverantören.

I fliken Ytterligare info kan du kategorisera säljaren enligt typ och låter dig skapa andra anpassade fält.

Om du betalar en leverantör för första gången, är en bra riktlinje att få sitt skatte-ID-nummer. Om någon inte kommer att ge dig sitt skatte-ID-nummer - vilket gör det omöjligt för dig att rapportera betalningar som du gör till honom - det är förmodligen ett tecken på något lite fel.

Om du klickar på fliken Kontoinställningar (den fjärde fliken som finns i fönstret Nyförsäljare) visar QuickBooks lådor som du kan använda för att lista de konton som du vill att QuickBooks ska fylla i automatiskt när du registrerar en check till någon leverantör eller när du spelar in en faktura från någon leverantör.

Om kontrollen till hyresvärden alltid betalar hyreskostnader och verktygsutgifter, kan du berätta för QuickBooks att förfyllning, med hjälp av dessa två konton varje gång du anger att du skriver en check till eller registrerar en faktura från hyresvärden.