Hur man sätter in ett QuickBooks 2015 jobb - dummies

I QuickBooks 2015 kan du spåra fakturor per kund eller kund och jobb. Det kan hända att det är kokt, men vissa företag fakturerar kunder (kanske flera gånger) för specifika jobb. Ta fallet med en byggnadsentreprenör som gör grunden för en handfull byggare av enfamiljshus. Den här underleverantören fakturerar förmodligen sina kunder per jobb och fakturerar varje kund flera gånger för samma jobb.

Fakturerar han till exempel Fattigdomsbyggare för grundarbetet vid 1113 Birch Street när han häller foten och sedan igen när han lägger blocket. Vid 1028 Fairview tar samma grundjobb mer än en faktura också.

För att skapa jobb för kunder måste du först beskriva kunderna. Följ sedan dessa steg:

1. Välj Kunder → Kundtjänst.

   QuickBooks visar fönstret Kundcenter.

2. Högerklicka på den kund för vilken du vill skapa ett jobb, välj Lägg till jobb från den kontextuella menyn som visas och klicka på fliken Lägg till jobb.

   QuickBooks visar fönstret Nytt jobb. Du använder det här fönstret för att beskriva jobbet. En stor del av informationen i det här fönstret visas på fakturan.

   

3. Lägg till jobbnamnet.

   Markören är i textrutan Jobnamn. Skriv bara namnet på jobbet eller projektet.

4. (Valfritt) Om du spårar kundens saldon per jobb anger du jobbens inledande saldo.

   Flytta markören till textrutan Öppningsbalans och ange det totala beloppet som kunden skylder på det jobb du beskriver på konverteringsdatumet.

5. Ange aktuellt datum i textrutan As Of.

6. Identifiera kunden.

   Om du har valt fel kund i steg 2, ta en titt på listrutan Kund. Namnger den rätt kunden? Om inte, aktivera rullgardinsmenyn och välj rätt kund.

7. (Valfritt) Namn din kontakt och fyll i annan relevant information.

   Du kan ange namnet på din kontakt och alternativ kontakt i textrutorna Fullständigt namn. QuickBooks fyller i textrutan Kontakt för dig. Du behöver förmodligen inte höra detta, men fyller i rutorna Telefon, Fax, Email och Webbplats, så att du har den informationen till hands.

8. Ange jobbets faktureringsadress.

   Du kan använda textrutan Bill To för att ge kundens faktureringsadress. Eftersom chansen är bra att faktureringsadressen är densamma som kundadressen, kopierar QuickBooks faktureringsadressen från kundlistan.Men om det behövs, gör ändringar.

9. Välj sändningsadressen.

   Du kan använda textrutan Skicka till för att ange jobbets leveransadress. Klicka på knappen Kopiera om fraktadressen är densamma som fakturaen som ska adresseras.

10. Klicka på fliken Betalningsinställningar och beskriv kundens betalningsarrangemang.

    Med hjälp av fliken Betalningsinställningar kan du till exempel spela in ett kontonummer och en föredragen betalningsmetod. Du kan ställa in kundens kreditgräns med hjälp av kreditgränsen. Och du kan lagra kreditkortsbetalningsinformation för kunder som vill att du ska behålla sina kortnummer på filen.

11. (Massivt valfritt) Klicka på fliken Ytterligare info och kategorisera jobbet.

    Du kan använda rullgardinsmenyn Kundtyp för att ge jobtypen. De enda initialtyperna i standardlistan är Från, Hänvisning, Butik och Partihandel. Du kan skapa andra typer genom att välja Lägg till ny i listrutan Kundtyp (så att QuickBooks visar dialogrutan Ny kundtyp) och fyller sedan i blankorna.

12. (Valfritt) Klicka på fliken Jobinfo och lägg till specifik jobbinformation.

    Du kan använda rullgardinsmenyn Jobbstatus i fliken Jobinfo för att välja Ingen, Väntar, Tilldelad, Framåt, Stängd eller Ej Tilldelad, beroende på vad som är lämpligt. Startdatumet är självklart den dag du börjar jobbet. Som någon vet är den projicerade slutet och slutdatum inte nödvändigtvis densamma. Fyll inte i Slutdatum tills jobbet faktiskt är klart.

    Fältet Job Description kan innehålla all användbar information som du kan passa på en rad, och Jobbtypen är ett extrafält som du kan använda. (Om du använder det här fältet kan du lägga till en ny jobbtyp genom att välja Lägg till ny från listan Jobtyp.)

    

13. Spara jobbinformationen genom att klicka på OK eller Nästa.

    När du har avslutat beskrivningen av jobbet har du två alternativ: Du kan klicka på OK för att lägga till jobbet i listan och återgå till fönstret Kundcenter eller klicka på Nästa för att lägga till jobbet i listan och behålla det nya Arbetsfönstret på skärmen så att du kan lägga till fler jobb.

Du kan redigera jobbinformation på samma sätt som du redigerar kundinformation. Visa fönstret Kundcenter genom att välja Kund → Kundtjänst. När QuickBooks visar fönstret dubbelklickar du på jobbet och gör ändringarna i fönstret Redigera jobb som visas.

För att lägga till ett stort antal kunder eller jobb i listan Kunder samtidigt, visa fönstret Kundcenter, klicka på knappen Ny kund och jobb och välj sedan alternativet Lägg till flera kunder: Jobb. QuickBooks visar regnearket Lägg till / redigera flera listor, vilket låter dig samla in och redigera all information som de vanliga Kunder och jobb-windows gör.

Du kan också inaktivera en anställd från din lista om det börjar bli rörigt med anställda som inte längre arbetar för dig. Du bör vänta med att inaktivera dem till efter att året är klart och formuläret W-2 har skrivits ut.