Video: Övn 5 att dela arbetsbok i Excel 2024
Innan du kan dela din Excel 2016-arbetsbok måste du spara en kopia av den i en mapp på din OneDrive. Det enklaste sättet att göra detta är att först öppna arbetsboken för att dela i Excel och klicka på Dela-knappen som visas på höger sida av bandet.
Excel öppnar sedan en Dela-uppgiftsruta i ditt arbetsblad med en Spara till moln-knapp. Klicka på Spara till moln för att Excel ska öppna skärmen Spara som i Backstage View där du kan spara arbetsboken i en mapp på din OneDrive.
När du har sparat arbetsboken på din OneDrive, returnerar Excel dig till kalkylbladvyn med en uppdaterad delaktivitetsruta som liknar den som visas här.
Du kan se alternativen för att dela arbetsboken genom att följa dessa steg:
-
Klicka på textrutan Bjud in personer i rutan Dela uppgift och börja sedan skriva e-postadressen till den första personen som du vill dela med i arbetsboken.
När du skriver, matchar Excel bokstäverna med namnen och e-postadresserna som anges i adressboken. När det hittar möjliga matchningar visas de i en rullgardinsmeny och du kan välja personens e-postadress genom att klicka på hans eller hennes namn i listan. Om du vill hitta e-postadresser i din adresslista och lägga till dem i den här textrutan klickar du på knappen Sök i adressboken för kontakter (till höger om listan med inbjudna personer) och använder sedan alternativen i adressboken: Global Dialogrutan Adresslista. Om du vill dela arbetsboken med flera personer skriver du en semikolon (;) efter varje e-postadress du lägger till i den här textrutan.
(Valfritt) Klicka på knappen Kan redigeringsruta och välj Kan Visa alternativ på menyn för att förhindra att de personer du bjuder in gör några ändringar i arbetsboken du delar.
Som standard tillåter Excel 2016 de personer med vilka du delar dina arbetsböcker för att göra ändringar i arbetsboken som sparas automatiskt på din OneDrive. Om du vill begränsa dina mottagare till att granska data utan att kunna göra ändringar, var noga med att ersätta alternativet Can Edit med Can View innan du delar arbetsboken.
-
(Valfritt) Klicka på Inkludera ett personligt meddelande med textrutan Invitation och skriv in ett personligt meddelande som du vill infoga som en del av e-postmeddelandet med den generiska inbjudan att dela filen.
Som standard skapar Excel en generisk inbjudan.
-
Klicka på Dela-knappen.
Så snart du klickar på Dela-knappen, skickar Excel in e-postmeddelandet inbjudan att dela arbetsboken till var och en av de mottagare som har angetts i textrutan Bjud in personer.Programmet lägger också till sina e-postadresser och redigeringsstatus för varje mottagare (kan redigeras eller kan visa) längst ner i delningsfönstret.
Alla personer med vilka du delar en arbetsbok får ett e-postmeddelande som innehåller en hyperlänk till arbetsboken på din OneDrive. När de följer den här länken öppnas en kopia av arbetsboken på en ny sida i sin standardwebbläsare med hjälp av Excel Online Web App (om webben inte är kompatibel med typen av webbläsare som används på enheten, öppnar webbläsaren den med webbläsaren). Om du har gett användarbehörigheten att redigera filen innehåller webben en Redigera arbetsboksknapp.
När användare klickar på den här knappen i Excel Online kan de välja mellan att välja alternativet Redigera i Excel och redigera i Excel Online på sin rullgardinsmeny. När de väljer Redigera i Excel hämtas arbetsboken och öppnas i den här versionen av Excel. När de väljer Redigera i Excel Online öppnar webbläsaren arbetsboken i en ny version av Excel Online, som innehåller en filknapp och hem, infoga, data, granska och visa bandflikar med en begränsad uppsättning kommandotillgångar än Excel 2016 som kan användas för att göra nödvändiga ändringar (som automatiskt sparas i arbetsboken på OneDrive).
Du kan också dela en arbetsbok som tidigare sparats på din OneDrive. Öppna bara arbetsboken i OneDrive-mappen där den är sparad och klicka sedan på Dela-knappen på bandet.
I stället för att skicka e-postinbjudningar till enskilda mottagare med länkar till arbetsböckerna som du vill dela på din OneDrive, kan du skapa hyperlänkar till dem som du då kan göra tillgängliga för alla människor som behöver redigera eller granska på nätet.
För att skapa en länk till en arbetsbok öppen i Excel 2016 som sparats på din OneDrive, klickar du på alternativet Hämta en delningslänk längst ner i delningsfönstret. När du klickar på den här länken visas alternativet Redigera länk och ett Visa endast länk i delningsfönstret.
Om du vill skapa en länk som endast kan visas som inte tillåter online-redigering klickar du bara på knappen Skapa en Visa endast länk Redigera länk i rutan Dela och i Excel visas en hyperlänk i knappens textruta med en Kopiera knappen visas nu till höger.
För att skapa en länk för redigering som gör det möjligt att redigera på nätet istället för en länk för endast visning eller förutom den, klickar du på knappen Skapa en redigeringslänk i delningsfönstret Dela. Excel visar sedan en hyperlänk i den här textrutan och en kopieringsknapp visas nu till höger.
När du har skapat en visningslänk eller rediger länk för din arbetsbok i rutan Dela, kan du välja hela hyperlänken genom att helt enkelt klicka på knappen Kopiera som visas till höger om textrutan. När du gör detta kopierar Excel den långa och komplexa hyperlänken till Office Urklipp (Ctrl + C). Efter att ha kopierats till klippbordet kan du infoga det i ett nytt e-postmeddelande (Ctrl + V) som du skickar till alla personer med vilka du vill dela Excel-arbetsboken som den hänvisar till.
