Hur man delar resurserna i Project 2013 - dummies

När en organisation engagerar sig i projekt av samma karaktär samtidigt, kan teckning från en central resurspool spara tid eftersom de inte behöver skapa resurser som redan existera. Spåra resurser över projekt kan också vara till hjälp.

Många organisationer hanterar många projekt samtidigt. Ibland är ett projekt det enda projektet av dess typ i ett företag, som att organisera ett kontorflytt. Andra, till exempel ett byggprojekt i ett arkitektfirma, händer samtidigt med flera andra liknande projekt och bygger på många av samma resurser, till exempel arkitekter och ritpersoner.

Du kan använda en annan tidsbesparande Projekt 2013-funktion för att dra existerande resurser från en företags adressbok eller från din egen adressbok i Outlook.

Skim från resurspooler

Om du använder Project 2013 i hela ditt företag kan du ha en resurspool, ett centralt förteckning över gemensamma resurser som gör det möjligt för projektledare att tilldela dessa resurser till sina olika projekt. Genom att använda en resurspool kan du när som helst skapa en mer realistisk uppfattning om hur upptagna resurser som finns över alla projekt.

Förvirra inte resurspooler med företagsresurser, som kräver att du konfigurerar Project Professional, Project Server och Microsoft Office Project Web App. En resurspool är helt enkelt en projektfil som bara innehåller en lista med resurser i resursarkvy och sparas på en gemensam nätverksenhet för din arbetsgrupp eller på företagsservern.

Alla som har tillgång till resurspoolfilen kan tilldela de resurser den innehåller för projekt. En resurspool sparar alla problem med att upprepade gånger skapa dessa resurser i sina enskilda projekt.

Om du kombinerar separata projekt i ett masterprojekt, kan du med Project 2013 få dubbletter. Om du kopplar samman de kombinerade projekten och sedan raderar en dubblett resurs i masterprojektet tas den bort i delprojektet också.

En bättre praxis är att alla separata projekt ska dela resurser från en resurspool så att inga dubbla resurser finns när du skapar huvudprojektfilen.

Importera resurser från Outlook

Projektet låter dig spara tid för att ange resursinformation genom att låta dig dra resurser från Outlook.

Om du vill dra resurser från Outlook måste du ha den angiven som ditt standard e-postprogram: Öppna Outlook, och när du blir frågad om du vill att det ska vara ditt standardprogram, säg ja.

När du lägger in en eller flera Outlook-resurser i ditt projekt läggs de till i din projektlista med hjälp av resursnamnet och e-postadressen som finns i Outlook-adressboken. Standardinställningen för första bokstaven och arbetstypen är också förtilldelad. Du kan sedan lägga till resursen alla uppgifter du vill ha.

Om du vill infoga resurser från din Outlook-adressbok, visa resursarkvy och följ dessa steg:

1. Välj Resurs → Lägg till resurser → Adressbok.

   Dialogrutan Välj resurser visas.

2. Klicka på namnet på en resurs i listan Namn.

3. Klicka på Lägg till för att placera det valda namnet i listan Resurser.

4. Upprepa steg 2 och 3 för att lägga till alla dina resursnamn som du vill importera till ditt projekt.

5. När du är klar klickar du på OK.

Namnen visas nu i listan med projektresurser, redo för att du ska tilldela dem uppgifter.