Hur man delar Arbeta i andra format i Office 2016 - dummies

När du delar en elektronisk kopia av ditt arbete från Office 2016, till exempel via bifogad e-post, finns det ett problem om din mottagare inte har samma applikation för att visa den. Om du till exempel skickar en PowerPoint-presentation till en vän som inte har PowerPoint, kanske han inte kan öppna den.

Det finns två grundläggande sätt kring problem med inkompatibilitet: Antingen tar mottagaren en ansökan som kan se filerna, eller avsändaren (det är du) kan spara filen i ett format som mottagaren redan kan se.

Om du ska ta itu med problemet från mottagarsidan är det enklaste sättet att få mottagaren att använda den gratis PowerPoint webbaserade applikationen, som finns online. (Ett Microsoft-konto krävs, vilket är gratis.) Webbaserade versioner av Word, Excel, PowerPoint, Outlook och OneNote är alla tillgängliga. De är inte lika fulla som originalet, men de fungerar bra för visning och enkla ändringar.

Om du går till lösningen från avsändarsidan, först ta reda på vilka filformat eller program som mottagaren använder och bestäm sedan ett matchande filformat som din ansökan sparar. Du hittar filformat som är tillgängliga för din ansökan via dialogrutan Spara som, där du kan välja en annan filtyp.

För textfiler är Rich Text Format (. Rtf) ett utmärkt val. Det är ett nästan universellt format som nästan alla ordbehandlingsprogram kan öppna och Word-användare sparar vanligtvis i det formatet när de vill byta ut dokument med någon som använder ett mycket gammalt eller obskönt ordbehandlingsprogram som inte stöder Word-filer. Figuren visar att RTF är valt som filformat i Microsoft Word.

Du kan välja en Rich Text Format-fil i fältet Spara som typ: Word 2016.

Ändra till ett annat filformat kan resultera i förlust av någon formatering. Vissa funktioner i Office 2016-program fungerar bara när dokument sparas i programmets inbyggda format, till exempel fyllningsfält, makron, vissa typer av redigerbara bilder och formatering av teman. Därför sparar de flesta inte i andra format om det inte är nödvändigt.

Om mottagaren inte behöver redigera dokumentet kan det vara bäst att spara det i ett speciellt format som är utformat för att bara kunna dela utdefinierade sidor: ett språk för sidbeskrivningar . På så sätt ser mottagaren sidan precis som du menade det, utan att behöva hitta och ladda ner en separat tittare för den specifika filtypen.

Office 2016 stöder två stora sidbeskrivningsspråk:

• PDF: Ett format skapat av Adobe, som används allmänt över hela Internet för att distribuera dokument. Det kommer inte med Windows, men en läsare för detta format - Adobe Reader - kan laddas ner. Ja, mottagaren behöver fortfarande ladda ner läsaren, men det är bara ett program, och det kommer att fungera för innehållet från alla Office-appar och många andra dokument.

• XPS: Ett format som skapats av Microsoft, stöds inbyggt i Windows Vista och högre. Den som har Windows Vista eller senare har redan den här tittaren tillgänglig.

Du kan spara i PDF- eller XPS-format direkt från en applikation. Följ dessa steg:

1. Välj Arkiv → Spara som och bläddra sedan till önskad spara plats.

2. I dialogrutan Spara som väljer du antingen PDF- eller XPS-dokument i listan Spara som typ. Dialogrutan ändras för att visa några ytterligare kontroller.

   I stället för att följa steg 1-2 kan du välja Arkiv → Exportera → Skapa PDF / XPS-dokument → Skapa PDF / XPS.

3. (Valfritt) Ändra filnamn om så önskas. Som standard är det samma namn som den datafil du arbetar med.

4. Gör ett optimera för val.

   1. För dokument som också kan skrivas ut på papper, välj Standard (standard).

   2. För dokument som delas endast online väljer du Minsta storlek.

5. Klicka på Spara. Den sparade filen öppnas i sitt inbyggda program, som antingen är Adobe Reader (PDF-format) eller XPS Viewer eller Internet Explorer (XPS-format).

   

   Du kan välja att spara dina dokument som PDF- eller XPS-filer.