Hur man förenklar uppdrag med snabba steg i Outlook 2016 - dummies

Nu har du utan tvekan märkt att vissa Outlook-åtgärder tar flera musklick för att slutföra, till exempel processen att svara på ett meddelande och sedan radera det. Det är inte en stor sak om du bara utför en viss åtgärd varje gång, men om det är något du gör regelbundet i Outlook, kan det snabbt bli en smärta. Om du gör vissa uppgifter regelbundet kan Outlook Quick Steps-funktionen komma till räddning.

Snabba steg gör att du kan reducera flerstegsuppgifter till ett enda musklick. Du hittar Snabba steg i Mail-modulen, sitter mitt på fliken Startsida-fliken. Även om Quick Steps-rutan endast är synlig när du använder Mail-modulen kan du använda Snabba steg för att påskynda åtgärder med de flesta av Outlook-modulerna, till exempel Kalender eller Uppgifter.

När du först installerar Outlook har rutan Quick Steps redan sex snabba steg i det:

• Flytta till: Använd det här snabba steget om du ofta flyttar meddelanden till en viss mapp.

• Team Email: Använd det här Snabba Steget för att öppna det nya meddelandet och fyll i fältet Till med en viss uppsättning mottagare.

• Svara och ta bort: Namnet säger ganska mycket: När du väljer det här snabba steget öppnar Outlook automatiskt ett meddelandeformulär för att svara på avsändaren av det valda meddelandet och flyttar det valda meddelandet till mappen Slagta objekt.

• Till chef: Detta snabbsteg öppnar automatiskt ett meddelandeformulär för att vidarebefordra det valda meddelandet till en viss mottagare, men det tar inte bort det valda meddelandet.

• Done: Detta markerar det valda meddelandet med Markera fullständig flagga, markerar meddelandet som läst och flyttar meddelandet till en angiven mapp.

• Skapa nytt: Strängt taget är detta inte ett snabbt steg; den öppnar guiden Redigera snabbsteg, som gör det möjligt att skapa egna skräddarsydda snabba steg.

  

  Fönstret Snabba steg finns mitt på fliken Startsida-fliken.

Bortsett från Svara och Radera Snabbsteg kräver varje av dessa Snabba steg att du fattar några beslut första gången du använder dem. När du har gjort det behöver du aldrig göra det igen - Outlook kommer att komma ihåg vad du vill göra det när du väljer Quick Step.

Var och en av de snabba stegen är lite annorlunda, men Move To Quick Step används som exempel här:

1. Klicka på ikonen Inkorg i mapppanelen (eller tryck Ctrl + Shift + I).

   Din lista med inkommande mailmeddelanden visas.

2. Välj ett meddelande i inkorgen.

   Det kan vara något meddelande. Oroa dig inte om att den faktiskt flyttas.Så länge det här är första gången du använder Move to Quick Step, kommer meddelandet du väljer inte flyttas. Outlook behöver bara veta vilken typ av Outlook-element du skapar det snabba steget för.

3. Klicka på fliken Hem och klicka på ikonen i det övre vänstra hörnet i snabbstegsfältet.

   Ikonen kanske eller inte säger Flytta till:?.

   Dialogrutan för första gången öppnas. Om dialogrutan redan har ett mappnamn i det, försöker Outlook bara vara till hjälp genom att föreslå den sista mappen som du flyttade ett meddelande till. Dialogrutan för första gången öppnas fortfarande.

   

   Dialogrutan Quick Step First Time Setup.

4. Välj den mapp till vilken Quick Step kommer att flytta meddelanden.

   Välj en mapp i rutan Flytta till mapp genom att klicka på pilen i slutet av rutan. Om du inte ser den mapp du vill ha väljer du alternativet Annat mapp, som öppnar fönstret Välj mapp så att du kan se en detaljerad lista över alla tillgängliga mappar. Du kan även skapa en ny mapp med fönstret Välj mapp.

5. Kontrollera att kryssrutan Flytta till mapp är markerad.

   Om du vill att varje meddelande som är markerat som läst när Quick Step flyttar det, markera kryssrutan Markera som läs också.

   Om du vill ändra ikonet för Quick Step, lägg till åtgärder till det eller skapa en snabbkommando för snabbsteget, klicka på alternativknappen för att komma åt de här inställningarna.

6. Skriv ett namn för snabbsteget i textrutan Namn.

   Du har säkert märkt att så snart du har valt en mapp i rutan Flytta till mapp placerar Outlook också det mappnamnet i textrutan Namn. Om du är nöjd med det namn som Outlook valde för snabbsteget, gå vidare till nästa steg. Om du vill ge Quick Step ett annat namn, skriv det bara i textrutan Namn.

7. Klicka på Spara-knappen.

   Dialogrutan för första gångs inställning stängs.

När du vill flytta ett meddelande till den specifika mappen, välj bara meddelandet och klicka på det snabba steget du skapade. Meddelandet flyttas automatiskt till mappen och markeras som läst.