Hur man sorterar data i åtkomst 2016 - dummies

Mycket få Access-databaser är organiserade i trevliga, praktiska alfabetiska listor. Du skriver inte in dina poster i alfabetisk ordning; du anger dem i den ordning de kommer till dig. Så vad gör du när du behöver en lista över produkter i produktnummer order eller en lista med adresser i postnummer ordning just nu?

Sortering efter ett enda fält

Lösningen ligger i sorteringskommandon, som är otroligt lätta att använda. Sorteringskommandon finns på fliken Startsida, i avsnittet Sortera och filtrera. De två knapparna (Stigande och Descending) gör jobbet ganska bra:

• Sortera Ascending sorterar dina poster från topp till botten:

  • Poster som börjar med A är i början och poster som börjar med Z är i slutet.

  • Om ditt fält innehåller numeriska data (oavsett om de är sanna siffror eller korta textfält som lagrar postnummer eller valutafält som lagrar priser), placerar ett stigande sort i ordning från lägsta antal till högsta.

• Sortera Fallande sorterar dina poster från botten till toppen:

  • Poster som börjar med Z är högst upp och poster som börjar med A finns längst ner i listan.

  • Om ditt fält innehåller numeriska data sätter ett Descending sort poster i ordning från högsta antal till lägsta.

Om du, efter sortering i Ascending eller Descending order, vill lägga tillbaka saker som de var - i ordningen precis innan du klickade på någon av dessa knappar - klicka på knappen Ta bort sortera, som ligger strax under stigande och nedåtgående knappar i Sortera och filtrera gruppen.

Sortera på mer än ett fält

Vad händer om du vill sortera efter flera fält - t.ex. via postnummer, och sedan inom den sorteringen, vill du ha alla personer med samma postnummer att visas i efternamn? Eller kanske du vill sortera alla dina kunder genom ett fält Status och sedan inom varje grupp av kunder som skapar, för att sortera efter aktuellt saldo? Du behöver använda följande steg för att boa en sortering inuti en annan.

Du kan sortera efter mer än en kolumn i taget så här:

1. Klicka på rubriken i den första kolumnen för att sortera efter.

   Hela kolumnen är markerad.

2. Håll ned Skift-tangenten och klicka på rubriken i den sista kolumnen för att sortera efter.

   Alla kolumner från den första till den sista är markerade.

3. Välj antingen Sortera Ascending eller Sortera Descending.

   Sorten utförs alltid från vänster till höger.

   Med andra ord kan du inte sortera efter innehållet i den fjärde kolumnen och inom det med innehållet i den tredje kolumnen.

Sortering har sin egen särdrag när man arbetar med siffror i ett textfält.När du sorterar ett fält som har nummer blandat med mellanslag och bokstäver (t.ex. gatuadresser), rangerar Access numren som om de var bokstäver, inte siffror. Detta beteende betyder att Access sätter (säg) "1065 W. Orange Street" före "129 Mulberry Street. "(Tack vare det märkliga sättet att din dator sorterar information kommer 0 i den andra positionen 1065 före 2 i andra positionen på 129.)