Hur man startar rapportguiden i Access 2016 - dummies

Rapportguiden kräver några fler beslut från dig än rapportverktyget, men det är mer flexibelt än det aktuella rapportverktyget. Här går det:

1. Klicka på fliken Skapa flik i ditt databasfönster och klicka sedan på knappen Report Wizard. (Det finns just där i fliken Rapportrapporter.)

   Dialogrutan Rapportguiden visas och listar alla fält i den aktiva tabellen. Du hittar också en rullgardinslista från vilken du kan välja andra tabeller och frågor och två kolumner av markerade och tillgängliga fält som du använder för att bestämma vilka fält från de valda tabellerna som ska användas i din rapport.

   

2. Använd listrutan Tabeller / sökfrågor för att välja tabellen du vill börja med.

   Fälten från tabellen du väljer visas i rutan Tillgängliga fält.

   

3. Lägg till fält i din rapport genom att dubbelklicka på dem i rutan Tillgängliga fält.

   Genom att dubbelklicka lägger du till fälten i rutan Markerade fält och de blir en del av rapporten. Du kan också klicka på ett fält en gång och klicka sedan på knappen med en> symbol på den.

   

4. Upprepa steg 2 och 3 för varje tabell och / eller fråga i databasen som du vill inkludera i rapporten. Klicka på Nästa för att gå vidare till nästa sida i rapportguiden. klicka sedan på Nästa igen.

   Om du vill lägga till alla fält i en given tabell eller fråga, klicka bara på >> för att lägga till alla tillgängliga fält i listan Valda fält.

   Om du klickar på Next två gånger förbi gruppering av frågor, som för en enkel rapport ofta är onödiga.

   

5. Välj en sorteringsordning för din rapport - vanligen sortering på det fält som folk kommer att använda för att leta upp information i rapporten. Klicka på Nästa.

   Om din rapport exempelvis innehåller en lista över anställda kan det vara ett bra val. En rapport om produktförsäljning skulle vara användbar i produktnummer eller produktnamn. Du kan sortera efter mer än ett fält, välja upp till fyra fält att sortera efter och antingen Stigande eller Fallande för sorteringsordningen på varje fält.

   

6. Nästa, om du har valt fält från mer än ett bord, blir du ombedd att välja hur du vill se dem.

   Detta anger väsentligen vilken tabell som är den dominerande eller huvudtabellen för rapporten. När det gäller demoen här väljer du Händelser, vilket är standard eftersom det är tabellen där du valde de första rapportfälten.

   

7. Ett annat steg som visas om du har inkluderat fält från flera tabeller visas nedan.

   I det här steget väljer du hur du ska gruppera rapportens poster.EventType väljs här, så att alla samlingshändelser är tillsammans, sedan Utbildning, sedan Fundraising, i den ordningen. Om du vill tillämpa grupperingen klickar du på fältnamnet i rutan till vänster och klickar sedan på högerpilen. Detta placerar det markerade fältet i blått, över resten av fälten som ingår i rapporten.

   

8. Välj en Layout och en Orientering från de två radknapparna och klicka på Nästa.

   Layoutalternativ (Tabular eller Columnar) är enkla - du vill antingen se din rapport som en lista (Tabell) eller i sektioner (Columnar), där varje post visas i en sektion. Rättfärdigt liknar Tabular, men grupperar fälten i en slags staplad jumble.

   Orienteringsbeslut (Porträtt eller Landskap) är i allmänhet enklare om du tänker på rapporten i ditt huvud - finns det fler fält än vad som passar över ett ark med 8. 5-tums papper? Om så är fallet, välj Landskap för att ge dig själv 11 tum papper (eller 10 tum, för att möjliggöra den minsta möjliga marginalen) över vilken dina fält kommer att visas.

   

9. Klicka på Nästa.

   Ett standardnamn för din rapport visas nu i nästa steg i guiden.

   

10. Ge din rapport ett namn.

    Skriv ett namn i den långa rutan högst upp i dialogrutan. Vid den här tidpunkten måste du också bestämma hur du ska avsluta sakerna - med en förhandsgranskning av rapporten eller genom att hoppa direkt in i designvyn för att göra fler ändringar i rapportens utseende och innehåll. För närvarande väljer du att Förhandsgranska rapporten, som är standard.

    När du klickar på Slutför visas rapporten i ett förhandsgranskningsfönster, då kan du skriva ut det eller spara det för framtida bruk. (Tryck på Ctrl + S eller klicka på Spara-knappen och ge rapporten ett namn när du uppmanas att ta hand om sparandet.)

    När du har sparat det - eller om du inte behöver spara det eller Fortsätt visa det - du kan stänga det genom att högerklicka på fliken Rapport och välja Stäng från popup-menyn. Om du gör ytterligare ändringar och inte har valt att spara, blir du ombedd om du vill stänga utan att spara.

    Självklart vill du förmodligen göra ändringar i rapporten, till exempel ändra kolumnbredder där information avbryts, till exempel fältnamn (se etiketterna FundsNeeded and FundsRaised) och deras data (se EventDate-etiketten och data), som visas nedan. Detta görs antingen i Design eller Layout, och för att växla till endera vy, högerklicka på fliken Rapport och välj den vy du vill arbeta in från popup-menyn.