Hur man använder datavalidering för att hålla Excel-data ren - dummies

Ett användbart kommando relaterat till denna verksamhet för att hålla din Excel-data ren är Data Validation command. Använd det här kommandot för att beskriva vilken information som kan matas in i en cell. Kommandot gör det också möjligt att tillhandahålla meddelanden som ger dataingångsinformation och felmeddelanden som försöker hjälpa någon att korrigera datainmatningsfel.

För att använda Data Validation, följ dessa steg:

1Välj arbetsarksintervallet där den valda-validerade data ska gå.

Du kan göra detta genom att dra musen eller med navigeringstangenterna.

2Välj dataflikens datavalideringskommando för att berätta för Excel att du vill ställa in datavalidering för det valda området.

Excel visar dialogrutan Data Validation.

3 På fliken Inställningar i dialogrutan Data Validation använd textrutorna Validation Criteria för att beskriva vad som gäller giltiga data.

Använd val i listrutan Tillåt, till exempel, för att ange vilka typer av information som kan gå in i intervallet: heltal, decimaltal, värden från listan, giltiga datum, giltiga tider, text av en viss längd och så vidare.

Använd val i listrutan Data för att ytterligare definiera dina valideringskriterier. Listrutan Data innehåller flera jämförelser som kan göras som en del av valideringen: mellan, inte mellan, lika med, inte lika med, större än osv.

Förbättra valideringskriterierna, om det behövs, med någon av de andra listrutorna som finns tillgängliga. Obs! De andra valideringsalternativen är beroende av vad du anger i listrutan Tillåt och data. Om du anger att du bara vill tillåta hela siffror mellan ett visst antal minimi- och maximivärden, innehåller Excel Minimum och Maximal textrutor för att du anger eller definierar intervallet.

Om du väljer andra poster i listrutan Tillåt eller Data listar du dock andra textrutor som visas på fliken Inställningar. Med andra ord anpassar Excel fliken Inställningar beroende på vilken typ av valideringskriterier du definierar.

4Finjustera valideringen.

Efter att du har beskrivit valideringskriterierna, välj eller avmarkera (avmarkera) kryssrutan Ignorera tomt för att ange om tomma celler är tillåtna.

5Consider utvidgar omfattningen av data validering.

Markera kryssrutan Använd dessa ändringar till alla andra celler med samma inställningar för att ange huruvida valideringskriterierna ska utvidgas till andra liknande celler.

Klicka på Rensa allt-knappen och Excel rensar (tar bort) valideringskriterierna.

6Skicka ett inmatningsmeddelande från fliken Inmatningsmeddelande i dialogrutan Data Validation.

På fliken Inmatningsmeddelande kan du berätta för Excel att visa ett litet meddelande när en cell med angiven datavalidering väljs. För att skapa inmatningsmeddelandet anger du en titel för meddelandet i textrutan Titel och meddelandetext i textrutan Inmatningsmeddelande. Kontrollera att kryssrutan Visa inmatningsmeddelande när cell är markerad är markerad.

7Visa ett felmeddelande från fliken Error Alert i dialogrutan Data Validation.

Du kan också tillhandahålla ett felmeddelande som Excel visar när någon försöker skriva in ogiltiga data.

För att skapa ett felmeddelande, först verifiera att kryssrutan Visa felmeddelande efter att ogiltiga uppgifter är inmatade markeras. Använd sedan listrutan Style för att välja vad Excel ska göra när det stöter på ogiltiga data: Stäng datainmatningen på användaren utan felaktig datainmatning eller helt enkelt visa ett informationsmeddelande efter att data har skrivits in.

8Just som att skapa ett inmatningsmeddelande, skriv in felmeddelandetiteln i textrutan Titel. Skriv sedan in hela texten i felmeddelandet i textfältet Felmeddelande.

Är du nyfiken på alternativen i listrutan Style? Stilen för felmeddelandet avgör vilka kommandoknappar felmeddelandet presenterar när någon försöker skriva in dåliga data. Om felstilen är Stopp visas felmeddelandeboxen Försök igen och Avbryt kommandoknappar.

Om felstilen är Varning visas felmeddelandeboxen Ja, Nej och Avbryt kommandoknappar. Om felstilen är Informational visas felmeddelandeboxen OK och Avbryt kommandoknappar.