Hur man använder snabbfyllning i Excel 2016 - dummies

Excel 2016s Flash Fill-funktion ger dig möjligheten att ta del av data som är inskrivna i en kolumn av ett arbetsbladstabell och ange bara den data i en ny tabellkolumn med bara några tangenttryckningar. Serien av poster visas i den nya kolumnen, bokstavligen i en blixt (det vill säga namnet Flash Fill).

Den andra Excel 2016 upptäcker ett mönster i dina första data poster, resten av posterna i den serien visas omedelbart i tomma celler i rader under som du kan ange med en enda knapptryckning. Och skönheten är att allt detta händer utan att du behöver konstruera eller kopiera någon form av formel.

Det bästa sättet att förstå Flash Fill är att se det i åtgärd. I följande figur ser du en ny datatabell som består av fyra cellerna i den första kolumnen i denna tabell innehåller de fullständiga namnen på klienter (första, mitten och sista), alla tillsammans r i en post. Den andra, tredje och fjärde kolumnen behöver bara ha de första, mitten och efternamnen som är inskrivna i dem (så att vissa delar av kundens namn kan användas i hälsningar av formulär e-post och bokstäver som i, "Hej Keith" eller "Kära Herr Harper").

Datatabell med fullständiga namn som måste delas upp i separata kolumner med Flash Fill.

I stället för att manuellt ange de första, mitten eller efternamnen i respektive kolumner (eller försök att kopiera hela klientnamnet från kolumn A och redigera sedan de delar som inte behövs i kolumnen Förnamn, Mellannamn och Efternamn), kan du använda Flash Fill för att snabbt och effektivt göra jobbet. Och här är hur du gör det:

1. Skriv Keith i cell B2 och fyll i posten med nedpilen eller Enter-tangenten.

   När du fyller i denna post med piltangenten eller Enter-tangenten på tangentbordet flyttar Excel pekaren till cell B3 där du bara skriver in första bokstaven i nästa namn för Flash Fill för att få bilden.

2. I Cell B3, skriv bara J, första bokstaven i den andra klientens förnamn.

   Flash Fill gör genast en AutoFill-typ manövrering genom att ange resten av den andra klientens förnamn, Jonas, som texten som ska matas in i den här cellen. Samtidigt föreslår Flash Fill att du anger alla återstående förnamn från de fullständiga namnen i kolumn A i kolumn B.

3. Slutför posten av Jonas i cell B3 genom att trycka på Enter-tangenten eller en piltangent.

   När du fyller i datainmatningen i cell B3, är förnamnkolumnen klar: Excel går in i alla andra förnamn i kolumn B samtidigt (ta det, Barry Allen)!

För att fylla i denna exempeltabell genom att ange mellan- och efternamn i kolumnerna C och D, upprepar du bara dessa steg i de här kolumnerna. Du anger det första mellannamnet, Austen , från cell A2 i cell C2 och skriver sedan W i cell C3. Fyll i posten i cell C3 och mellannamnsposterna i den kolumnen är färdiga. På samma sätt anger du det första efternamnet, Harper , från cell A2 i cell D2 och skriver sedan S i cell D3. Fyll i posten i cell D3, och inlägget för efternamn för kolumn D är gjort, och fyller hela datatabellen.

Tänk på att Flash Fill fungerar perfekt för att extrahera delar av längre data i en kolumn förutsatt att alla poster följer samma mönster och använder samma typ av separatorer (mellanslag, kommatecken, bindestreck och liknande). Till exempel i figuren finns det en anomali i fullständiga namnposter i cell A9 där endast mitten initial med en period anges i stället för hela mellannamn. I detta fall går Flash Fill helt enkelt i M i cell C9 och du måste manuellt redigera dess post för att lägga till den nödvändiga perioden.