Hur man använder Flash Fill in Excel 2016 - dummies

Excel 2016s praktiska funktion Flash Fill ger dig möjligheten att ta del av data som är inskrivna i en kolumn med ett arbetsbladstabell och ange bara den data i en ny tabellkolumn med bara några tangenttryckningar.

Serierna av poster visas i den nya kolumnen, bokstavligen i en blixt (namnet Flash Fill ), det ögonblick som Excel upptäcker ett mönster i din första datainmatning som gör det möjligt att räkna ut de data du vill kopiera. Skönheten är att allt detta händer utan att du behöver konstruera eller kopiera någon form av formel.

< ! - 1 ->

Det bästa sättet att förstå Flash Fill är att se det i åtgärd. Figuren innehåller en ny datatabell som består av fyra kolumner. Den första kolumnen innehåller redan fullständiga namn på klienter (första mitten, och senast). Den andra, tredje och fjärde kolumnen behöver bara ha de första, mitten och efternamnen som är inskrivna i dem (så tha t särskilda delar av kundens namn kan användas i hälsningar av blankett e-post och bokstäver som i "Hello Keith" eller "Kära Mr Harper").

Ny databord med fullständiga namn som måste delas upp i separata kolumner med Flash Fill.

I stället för att manuellt ange första, mellan- eller efternamn i respektive kolumner (eller försök att kopiera hela klientnamnet från kolumn A och sedan redigera de delar som inte behövs i förnamn, mellannamn och efternamn kolumner) kan du använda Flash Fill för att snabbt och effektivt göra jobbet. Och här är hur du gör det:

1. Skriv Keith i cell B2 och fyll i posten med piltangenten eller Enter-tangenten.

   När du avslutar den här posten med piltangenten eller Enter-tangenten på tangentbordet flyttar Excel pekaren till cell B3, där du bara skriver in första bokstaven i nästa namn för Flash Fill för att få bilden.

2. Skriv i Cell B3 bara J, Jonas första bokstav, den andra klientens förnamn.

   Flash Fill gör genast en autofyll typ manöver genom att ange resten av den andra klientens förnamn, Jonas, som texten som ska matas in i den här cellen. Samtidigt föreslår Flash Fill att du anger alla återstående förnamn från de fullständiga namnen i kolumn A i kolumn B.

3. Slutför posten av Jonas i cell B3 genom att klicka på Enter eller tryck på en pilknapp.

   När du fyller i datainmatningen i cell B3, är förnamnkolumnen klar: Excel går in i alla andra förnamn i kolumn B samtidigt!

För att fylla i denna exempeltabell genom att ange mellan- och efternamn i kolumnerna C och D, upprepar du bara dessa steg i de här kolumnerna.Du skriver in det första mellannamnet, Austen, från cell A2 i cell C2 och skriver sedan W i cell C3. Fyll i posten i cell C3 och mellannamnsposterna i den kolumnen är färdiga. På samma sätt anger du det första efternamnet, Harper, från cell A2 i cell D2 och skriver sedan S i cell D3. Fyll i posten i cell D3, och efternamnsposterna för kolumn D är färdiga och avslutar hela datatabellen.

Enligt min räkning krävs att jag fyller upp uppgifterna i denna klientnamnstabell med totalt 26 tangenttryckningar, varav 20 var för att skriva i första och mellan- och efternamn för den första klienten tillsammans med de första bokstäverna av första, mellan- och efternamn för den andra klienten och de andra sex för att slutföra dessa poster. Om kolumn A i denna klientnamnstabell innehåller fullständiga namn på hundratals eller till och med tusentals klienter är dessa 26 tangenttryckningar obetydliga jämfört med det antal som skulle krävas för att manuellt ange deras första, medel- och efternamn i deras separata förnamn, Mellannamn och Efternamnskolumner eller till och med för att redigera kopior av de fullständiga namnen i var och en av dem.

Tänk på att Flash Fill fungerar perfekt för att extrahera delar av längre data i en kolumn förutsatt att alla poster följer samma mönster och använder samma typ av separatorer (mellanslag, kommatecken, bindestreck och liknande). Till exempel i figuren finns det en anomali i fullständiga namnposter i cell A9 där endast mitten initial med en period anges i stället för hela mitten. I detta fall går Flash Fill helt enkelt in i M i cell C9, och du måste manuellt redigera dess post för att lägga till den nödvändiga perioden. Också, kom ihåg att Flash Fills användbarhet inte är begränsad till alla textposter som i mitt exempel Klientnamnstabell. Det kan också extrahera delar av poster som blandar text och nummer, till exempel ID-nummer (AJ-1234, RW-8007 osv.).