Hur man använder Instant Search i Outlook 2016 - dummies

Outlook gör det enkelt att samla dribbar och dataöverskott. Det kan göra det svårt att hitta information. Outlook har ett verktyg som heter Instant Search som adresserar det exakta problemet - och det är ganska smidigt.

I toppen av informationsfönstret, i mitten av skärmen, ser du rutan Instant Search. Det är en låda med förstoringsglas till höger och lite text till vänster. Klicka på den rutan och skriv de första bokstäverna i ett ord som du vill hitta inom den aktuella modulen.

Nästan omedelbart, skärmen Informationsvisare blinkar, och visar bara de objekt som innehåller texten du skrev in. Om du till exempel är i modulen Kontakter och skriver in jon ser du bara de poster som innehåller namn som Jones, Jonas och Jonquil - vilket ord som innehåller bokstäverna jon >. Medan Outlook visar objekten som hittades, ersätts förstoringsglaset med en X. Rensa sökresultaten genom att klicka på X.

Fönstret Instant Search hjälper dig att hitta objekt i en skiva.

I vissa fall är det inte tillräckligt specifikt att söka efter en viss grupp bokstäver. Till exempel kanske du vill att Outlook bara visar de personer som heter Jones

och som arbetar för XYZ Company. Du kan skapa en mer detaljerad sökning genom att klicka på knappen Fler på bandet när du har klickat i rutan Instant Search för att aktivera den. Det avslöjar en grupp märkta rutor du kan välja för att söka efter specifika typer av information.

Den exakta samlingen av lådor varierar beroende på vilken Outlook-modul du söker. Om du är i Kontakter-modulen har du sådana val som Namn, Företag, Företag Telefon, och så vidare. För att hitta alla Joneses hos XYZ Corporation, leta efter namnet Jones och XYZ Company; Omedelbart följer du Joneses på XYZ.

Du kan också utföra mer detaljerade sökningar. Du kan till exempel söka efter namn och företag på samma gång.

Om artiklarna Outlook inte uppfyller dina behov kan du göra olika val genom att klicka på etiketten för varje typ av information och sedan kan du se en lista med andra typer av information att söka efter. När du till exempel söker i kontaktlistan kan du välja stad eller stat för att hitta personer på en viss plats.

Ändra söktyperna genom att klicka på knappen Mer och sedan välja en etikett för att visa en lista.

Det bästa sättet att förstå Instant Search-funktionen är att prova det. Skriv bara lite information i rutan för att se vad du får och klicka sedan på X för att skapa en ny sökning.Om du får mycket resultat, försök med knappen Mer för att begränsa listan.